Финансы

Процессы подлежащие изменениям

1. Начисление зарплат
2. Инкассация
3. Финансовый файл
4. Планы
5. Штатное расписание
6. Выдача денежных средств на расчёты филиалам
7. Контроль оплаты счетов (Календарь платежей)
8. Отчётность перед учредителями

Начисление зарплат

• Управляющий ведёт учёт рабочего времени сотрудников
• В середине каждого месяца высылает предварительный табель в УК для начисления Аванса
• В начале каждого месяца высылает проверенный табель за предыдущий месяц в УК для начисления зарплаты
• Данные о ставках сотрудников предоставляются в самом начале работы новой системы, а затем после любых изменений, по факту этих изменений
• Данные о системе оплаты сотрудников сдельной оплаты высылаются в начале работы новой системы, затем анализируются УК и стандартизируются по всем филиалам сети.
• Все проблемы с которыми столкнёмся в процессе внедрения будем рассматривать в рабочем порядке и устранять. Важна оперативная обратная связь от управленцев, с чётким пояснением сути проблемы.

Инкассация

• Управляющий принимает кассовые смены по дням. При необходимости разбираясь в расхождениях самостоятельно. В случае если не удалось разобраться в недостаче, управляющий пишет объяснительную, где указывает сумму недостачи.
• Перед передачей денег в УК они проверены управляющим и лежат в одной пачке с указанием дат кассовых смен этой пачки. Так же должны присутствовать сверки итогов в случае оплат по терминалу.
• Инкассация два раза в месяц любым доверенным сотрудником УК, только излишков.
• Алгоритм проверки денежных средств в УК:

1. Сверка налички с Айко
2. Сверка оплат по QR из айки с приложением сбер бизнес онлайн
3. Сверка оплат по терминалу из айки с отчётами сбера
4. Сверка оплат Оплачено с сайта с информацией предоставленной в выписки с учётом комиссии от банка

Финансовый файл

• Банковские выписки вбиваются в файл УК
• Наличные вбиваются в файл УК
• Зарплатная ведомость ведётся УК

Планы

• Составляются в УК с детализацией
• План-факт разбор в формате разбора отклонений и принятия мер для соответствия плана и факта в будущем

Штатное расписание

• Формирование графиков на основании принятых норм производительности происходит в УК
• Управляющий должен составлять график работы согласно штатному расписанию

Выдача денежных средств на расчёты филиалам

• На зарплаты согласно расчётам произведённым на основании проверенного табеля работы. С разбивкой по сотрудникам и зарплатной ведомостью.
• На прочие траты по данным предыдущего месяца в начале месяца. С перспективой на уменьшение данных выплат. (Правильные заказы продуктов, отсутствие локальных выплат сотрудникам по их просьбе и так далее)

Контроль оплаты счетов (Календарь платежей)

• Формирование календаря платежей по каждому филиалу
• Ведение табеля приходов документации как по продуктам и товарам, так и по услугам
• Отметка об оплате со стороны УК. Всегда актуальная информация о задолженности филиала перед контрагентами. А так же задолженность перед бухгалтерией по закрывающим документам.

Отчётность перед учредителями

• По итогам месяца формирование отчёт по KPI озвученными учредителями. Формируется в УК.

Что мы получим:

• Снятие нагрузки на Управляющего, для перенаправления его усилий на работу с персоналом и контроля выполняемых в компании процессов
• Централизация финансов позволит компании давать быструю реакцию на окружающие события. Повысит гибкость компании в целом в независимости от навыков управляющего
• Потеря управляющего по причине болезни, отпуска, увольнения перестанет быть серьёзным препятствием в работе филиала
• Компания станет получать объективную картину о финансах
• Сведутся к минимуму моменты воровства или ошибок на уровне управляющего
• Облегчит поиск новых управляющих, так как компании будет требоваться сотрудник с меньшем количеством компетенций.
• Снизит стоимость управляющего в нашей компании
• Нагрузка на УК возрастает, основное направление работы будет связано с поддержанием того что есть в хорошем состоянии