راهنمای كاربران سيستم عملياتي چكهاي شخصِي – مسدودی حساب و مبالغ
عبدالامیرشاهزید
۱۳۹۶/۰۴/۲۲
نحوه ورود به سيستم
سیستم عملیات چکهای شخصی در مرحله 8 منوی مدیر قراردارد.جهت امنیت برای ورود به این سیستم رمزی تعبییه شده که در اختیار مسئولین مربوطه قرار دارد ذکر این نکته حائز اهمیت است که اين رمز قابل تغيير مي باشد .
کاربرپس از ورود شماره پرسنلي و رمزفراگير وارد مرحله بعد مي گردد.
كه در اين مرحله منوی با 5 مرحله نمایان می گردد و برحسب نیاز می توانید با انتخاب گزینه مورد نظر عملیات مربوط را انجام دهید.
نحوه تغيير رمز :
جهت تغییر رمز از ترکیب كليدهاي ctrl+c استفاده نموده وسپس مطابق با دستورالعملهاي ظاهر شده بر روي صفحه نمایش عمل نماييد.
فایل ramz8 علاوه بر ذخیره رمز مرحله 8 " امور چکها – مسدودی حساب و مبالغ"، رمزهای مسئول شعبه و صندوق راکه در مرحله 75 منوی مدیر و23 منوی تحویلداری"درخواست تاییدیه باجه جهت تاییدیه اسناد سحر" مورد استفاده می باشد را نیز ثبت می نماید. نگاهی به ساختار فایل مشخص کننده این است که خطی که با عدد 1 شروع میشود رمز مرحله 8 منوی مدیر و خطوطی که با اعداد 3 و 4 شروع می گردد به ترتیب رمز مسئول شعبه و رئیس صندوق می باشند.
مرحله 1 :امور چكها/مسدودي حساب ومبالغ:
با انتخاب اين گزينه كاربر قادر خواهد بود كليه عمليات مرتبط با حساب مشتريان اعم از تعریف دسته چک، مسدودی و رفع مسدودی حساب ، مبالغ ، برگ های دسته چک و ..... را انجام دهد.
در ادامه به توضیح و تشریح آیتم های این گرینه می پردازیم:
مراحل انجام كار در امورچكها /مسدودي حساب ومبالغ:
برای ورود ابتدا لازم است شماره حساب مورد نظر را وارد نمایید.
پس از ورود شماره حساب ، منوی اصلي عمليات به فرم ذیل ظاهر مي گردد.
1- 1 صدور دسته چك جديد:
پس از انتخاب گزینه فوق شماره و گروه حساب نمایش داده شده ومی توانید سایر اطلاعات اعم ازشماره سريال,پيش سريال و ساير مشخصات دسته چك جديد را به طور كامل وارد نماييد.براي وارد كردن پيش سريال كافيست كاربردر جدول پايين صفحه ، عدد متناظر با حرف مورد نظر را انتخاب و وارد نمايد .
تذکر :
با توجه به این نکته که پیش سریال دسته چک حساب های فراگیر در سرور فراگیر ثبت نمی گردد لذا در صورت تداخل سریال دسته چک ها در سیستم فراگیر امکان حذف دسته چک وجود ندارد لذا قبل از تحویل دسته چک به مشتری نسبت به ثبت دسته چک اقدام نمایید تا در صورت بروز مشکل امکان تعویض دسته چک وجود داشته باشد.
2-1 نمايش/حذف اطلاعات دسته چک
كليه اطلاعات دسته چكهاي تعريف شده مشتري در اين بخش قابل مشاهده مي باشد.
جهت حذف دسته چك كافيست رديف مورد نظر را وارد نمایید .متذکر می گردد که عمليات حذف تنها براي دسته چكهاي غيرفراگير قابل اجرا میباشد.
تذکر:
در صورتیکه پیش سریال تعریف شده اشتباه باشد و یا با کد معامله غیر از کدهای مربوط به پانج چک اسناد ثبت گردد تعداد برگ چکهای مصرفی نمایش داده شده در این قسمت صحیح نبود ه و با تعداد برگ های مصرفی نمایش داده شده در مرحله 50 منوی مدیر " سیستم فراگیر " مغایرت خواهد داشت.
3-1مسدود /رفع مسدودي يك دسته چك :
با استفاده از این گزینه پس از ورود شماره رديف موردنظر کاربر می توانند عمليات مسدودی و یا رفع مسدودی دسته چک را انجام دهد.پس از انجام عملیات مذکور وضعیت دسته چک در ستون مورد نظر قابل نمایش است.
4-1مسدود/رفع مسدودي يك برگ چك :
با انتخاب گزینه 4 ابتدا پيغام "برای مسدودی 1 وبرای رفع مسدودی 2 را وارد کنید" روي صفحه نمایش ظاهر شده پس از انتخاب گزینه مسدودی و یا رفع مسدودی در صفحه بعد اطلاعات كامل برگ چك مورد نظر را واردو بعد از تاييد ، عمليات مورد نظر انجام می گردد.
در صورتی که برگه چک پاس ، باطل و یا قبلا مسدود شده باشد نرم افزار پیام " این برگ شرایط مسدودی ندارد " را نمایش می دهد.
5-1 نمايش اطلاعات برگهاي يك دسته چك :
از طريق اين گزينه كليه اطلاعات مربوط به برگ چكهاي يك دسته چك خاص قابل مشاهده مي باشد.بدین منظور ابتدا شماره سريال اولين برگ دسته چك را وارد نماید.(مشخصات اولين برگ دسته چك از طريق گزينه 2 - نمايش /حذف اطلاعات دسته چك- قابل مشاهده مي باشد).
اطلاعات نمایش داده شده بر روی صفحه نمایش شامل شماره چک ، شماره سریال و پیش سریال ، وضعیت ، تاریخ صدور و تاریخ آخرین عملکرد می باشد
6-1مسدود/رفع مسدودي مبلغ :
در ابتدا پيغام "برای مسدودی 1 وبرای رفع مسدودی 2 را وارد کنید" روي صفحه نمایش ظاهر می شود عمليات مورد نظر را انتخاب كرده سپس در صفحه بعد مطابق با پيامهاي ظاهر شده عمل نمایید.
تذکر:
جهت حسابهای پس از انداز قرض الحسنه و کوتا ه مدت نیز این عملیات قابل اجراست.
اگر در زمان پانچ اسناد بدهکار سحر، قرض الحسنه وکوتاه مدت در صورت کافی بودن مانده پیام موجودی کافی نیست نمایش داده شود این حسابها دارای مبالغ مسدودی میباشد .
کاربران به این نکته توجه داشته باشند که در صورت مسدودی حساب های خود پرداز از طریق این قسمت میبایست فرم مربوط به مسدودی را به دایره صدور کارت تهران نیز ارسال نمایند .در غیر این صورت مسدودی حساب در شبکه شتاب منظور نگردیده و برداشت از طریق خودپرداز های شبکه بانکی امکان پذیر می باشد.
در صورتی که مسدودی مبلغ در مرکز فراگیر موجود ولی در سیستم شعبه وجود نداشته باشد با استفاده از برنامه hazf-amtf می توان رفع مسدودی مبلغ را انجام داد. بدین منظور پس از ورود شماره پرسنلی و رمز ورود فراگیر منوی ذیل ظاهر میگردد .
با انتخاب گزینه" 1- رفع مسدودی مبلغ" و ورود شماره حساب فراگیر ، اطلاعات نمایش داده شده و امکان رفع مسدودی مبلغ فراهم میگردد . این آیتم به خصوص در زمان پرداخت یارانه ها کاربرد دارد.
7-1مسدود از طريق چك فكس (مبلغ/سريال) :
با انتخاب این گزینه پیغام " كد شعبه اي كه چك در آن پرداخت مي شود را وارد نماييد" نمایش داده میشود. کاربر میتواند در صفحه بعد اطلاعات چك مورد نظر را بطور كامل وارد نمايد,پس از تاييد عمليات مسدودي چك فكس انجام مي شود
تذکر:
-کاربر می تواند وجه چکهايي که واگذارنده تقاضاي وصول آن از طريق دورنگار داشته باشد را با استفاده از کد معامله 156 منوي تحويلداري (برداشت لحظه اي سحر) از حساب مربوطه برداشت و به حساب واگذارنده منظور نمايند. .(این آیتم با توجه به راه اندازی سامانه سحر عملا در شعب غیر قابل استفاده میباشد.)
8-1مسدود /رفع مسدودي حساب :
براي مسدود/رفع مسدودي شماره حساب از اين گزينه استفاده مي شود. لازم به ذکر است که وضعیت حساب و توضیحات که کاربر در زمان مسدودی حساب وارد نموده است در بالای صفحه مشخص می گردد.
9-1 اضافه /حذف چكهاي باطله :
عمليات مربوط به چكهاي باطله در اين بخش انجام مي گردد.
1-9-1ورود اطلاعات چک باطله:
با ورود اطلاعات برگ چک توسط کاربر شامل پیش سریال و سریال، تاریخ ابطال به طور اتوماتیک ثبت می گردد سپس پیغام " اطلاعات صحیح است ؟ " نمایش داده میشود و در صورت پاسخ مثبت این برگ چک باطل میگردد.
2-9-1 نمایش اطلاعات چکهای باطله:
با استفاده از این گزینه می توان از وضعیت سریالها وتاریخ ابطال برگ چک های ابطالی گزارش تهیه نمود .
3-9-1 حذف چکهای باطله :
در صورت لزوم به حذف برگ چکهای باطله این گزینه مورد استفاده قرار می گیرد. بدین منظور اطلاعات برگ چک را وارد نمایید و در صورت تمایل به حذف کلید "1" را انتخاب فرمایید.
10-1نمایش برگ چکهای مسدود:
با استفاده از این گزینه قادر به مشاهده برگ چکهای مسدود شده یک حساب خواهید بود.
11-1ورود پيش سريال دسته چكهاي قديمي :
از طريق انتخاب گزینه11 می توانید جهت ورودپيش سريال دسته چكهاي قديمي و یااصلاح پیش سریال دسته چکهای که اطلاعات آنها به صورت اشتباه وارد شده اند ، اقدام نمایید .
مرحله 2 :معرفي سريال دسته چكهاي عمومي:
شعب درموارديكه مشتري ، دارنده حسابجاري ، دسته چك خود را بهمراه نياورده و احتياج ضروري به برداشت از حسابجاري خود داشته باشد، يك برگ "چك آزاد" دراختيار مشتري قرارداده و مشکل او را برطرف مي سازند.اين نوع چك را " چك عمومي (امينيبوس ) " گويند
در اين مرحله كليه عمليات مربوط به دسته چكها ي عمومي -ايجاد,اصلاح,حذف و گزارش – انجام مي شود.
توجه: پس از نصب برنامه كاربر مي بايست آخرين دسته چك عمومي موجود در شعبه را تعريف نمايد.براي به روز رسانی آخرين سريال استفاده شده پس از وارد كردن تاسريال كليد ctrl+b رازده تا cursor در فيلد آخرين سريال استفاده شده قراربگيرد.
تذکر:
استفاده از چک عمومی برای حسابهای فراگیر تنها در شعب دارنده حساب مقدور بوده و از آنجاییکه سریال های چکهای عمومی صادره برای حسابهای فراگیر از طریق سیستم کنترل می گردد . لذا شعب دارای سامانه می باید یک جلد دسته چک آمنیبوس (عمومی ) جداگانه برای حسابهای فراگیر تخصیص داده و ضمن ممهور نمودن آن به مهر فراگیر شعبه ، سریال آن را از طریق انتخاب گزینه 8 منوی مدیر به سیستم معرفی نمایند و جهت رفع نیاز صاحبان اینگونه حسابها صرفاً از این دسته چک استفاده نمایند . ضمناً جهت ثبت چکهای عمومی در سیستم از کد عملیات نقدی 08 استفاده گردد .
مرحله 3:تهيه گزارش بر اساس انتخابهای مختلف:
در این قسمت امکان گزارش گیری به گونه های متفاوت وجود داردکه با انتخاب گزینه 3 منوی ذیل نمایان می گردد.
1-3گزارش از دسته چکهای معرفی شده :
در اين مرحله مي توان از دسته چكهاي تعريف شده گزارش تهيه كرد,براي تهيه گزارش از كليه دسته چكها كافيست در كليه فيلدها كليد enter بزنيد.براي پيش سريال عدد 33 را وارد كنيد.
لیست مذکور قابل نمایش و چاپ می باشد.
2-3گزارش از حسابهای مسدود شده:
با انتخاب این گزینه کاربر میتواند لیست کلیه حسابهای مسدود شده شعبه را گزارش گیری نماید. این گزارش بر اساس گروه حساب و یا در محدوده تاریخی خاص تهیه می گردد
پس ازتهیه امکان نمایش و یا چاپ لیست مذکور موجود می باشد.
3-3گزارش از حسابهای دارای مبالغ مسدودی:
با انتخاب این گزینه به وسیله انتخاب های نمایش داده شده در تصویر ، گروه حساب ، مبلغ و یا تاریخ مورد نظر خود میتوانید گزارشی از حسابهایی که دارای مبالغ مسدودی می باشند را تهیه نماید.
4-3گزارش از log رفع مسدودی مبالغ:
با استفاده از گزارش فوق کاربر قا در خواهد بود بعد از ورود شماره حساب و تاریخ مورد نظر اقدام به تهیه لیستی جهت کنترل مسدودی و رفع مسدودی مبالغ شامل مبلغ، شرح، تاریخ / ساعت و شماره پرسنلی کاربر ی که عملیات مسدودی و یا رفع مسدودی را انجام داده است ، نماید.
5-3 گزارش از log مسدود / رفع مسدود حساب:
این آ یتم جهت بررسی حسابهایی که مسدود و رفع مسدود گردیده مورد استفاده قرار می گیرد. در این لیست می توانید بعد از ورود شماره حساب و تاریخ مورد نظر لیستی از تاریخ ، ساعت ، نوع عملیات ، و شماره پرسنلی شخصی که عملیات را انجام داده تهیه نمایید .
4- نمایش امضا حساب:
با استفاده از این گزینه و ورود شماره حساب کاربر میتواند امضا حساب مورد نظر را مشاهده نماید :
5-عملیات تاییدیه چک مشتریان خاص:
بمنظور جلب رضايت مشتريان ارزنده، امکان ثبت و معرفي اطلاعات چکهاي صادره مشتريان حقوقي و مطابقت و کنترل آنها بهنگام پرداخت وجه چک در سيستم "بانکداري اينترنتي" و از طريق "سيستم شعبه" فراهم گرديده است.
سرويس تأييديه مبلغ چک، صرفاً جهت مشتريان حقوقي ارزنده بانک قابل ارائه مي باشد. بدين ترتيب که مشتريان داراي حسابهاي جاري فراگير با مراجعه به شعبه صاحب حساب و با اخذ رمز و گذر واژه آن مي توانند اطلاعات چکهاي خود را صرفاً از طريق بانکداري اينترنتي ثبت نمايند. ليکن اطلاعات چکهاي حساب غير سحر(غيرفراگير) مشتريان از طريق سيستم شعبه قابل ثبت در سيستم بانک مي باشد با برقراري سرويس مذکور جهت متقاضيان، اطلاعات چک ارائه شده با اطلاعات ثبت شده در سيستم کنترل گرديده و در صورت مغايرت از پرداخت وجه آن خودداري خواهد گرديد
بدين منظور شعب مي بايد جهت ارائه خدمت مذکور به متقاضيان ضمن اطلاع رساني دقيق، حسب نوع حساب آنان (سحر يا غيرسحر) به شرح زير اقدام نمايند: با مراجعه مشتري جهت دريافت سرويس تأييديه چکهاي جاري سحر/ غيرسحر، شعب مي بايد فرم "درخواست برقراري سرويس تأييديه مبلغ چک" را در اختيار مشتري قرار دهند.
ـ نحوه ثبت اطلاعات چک حسابهاي جاري سحر (فراگير):
ـ پس از انجام مرحله فوق، شعب مي بايد فرم تعهدنامه مذکور را مهر و امضا نموده و سپس بمنظور صدور گذرواژه و رمز اين سرويس، فرم را از طريق دورنگار به دايره بانکداري الکترونيک ـ اداره عمليات کارت و خدمات نوين ارسال نمايند. ـ طبق روال مربوط به خدمات الکترونيکي، گذرواژه و رمز اين سرويس بر روي فرمهاي مخصوص چاپ و به شعبه ارسال ميگردد.
فرم درخواست برقراری سرویس تا ییدیه مبلغ چکهای جهت برقراری سرویس به صورت ذیل می باشد.
ـ نحوه ثبت مبلغ چک حسابهاي جاري غيرسحر (غير فراگير):
ـ با توجه به عدم اتصال حسابهاي جاري غير سحر به اينترنت، امکان ارائه اين سرويس جهت حسابهاي مذکور از طريق سيستم شعبه برقرار گرديده است. بدين ترتيب که با مراجعه مشتري به شعبه صاحب حساب، شعب مي بايد پس از انجام مفاد بندهاي 1و2 ، از طريق این گزينه "-عمليات تأييديه چک" نسبت به ثبت اطلاعات چکهاي مشتري از قسمت 1 ایجاد اقدام نمايند.
1-5 ایجاد :
اطلاعات لازم شامل نام ونام خانوادگی ، شماره حساب ، شماره سریال و پیش سریال و مبلغ چک می باشد
2-5 حذف :
در صورت نیاز به حذف و یا گزارش میتوانید از قسمت "2- حذف"استفاده نمایید . اطلاعات مورد نیاز جهت حذف شامل شماره حساب و اطلاعات برگه چک میباشد.
بعد از حذف اطلاعات فیلد وضعیت در گزارشات به صورت حذف شده نمایش داده میشود
3-5 گزارش:
با استفاده از این گزینه می توانیدگزارش برگ چک های مجاز در سیستم سحر را مشاهده نمایید .
4-5 واریز دیسکت :
جهت انجام عملیات تاییدییه چک از طریق دیسکت مشتری می بایست فایلی به نام mojchek را با فرمت ذیل بروی فلاپی دیسک به شعبه ارائه نمایند:
مسئول مربوطه می بایست دیسکت مربوط را از مشتری دریافت و ازاین منو عمل نمایید .
- وظايف شعب بهنگام پرداخت وجه چک:
1ـ با برقراري سرويس مذکور اطلاعات چک ارائه شده با اطلاعات ثبت شده در سيستم کنترل مي گردد. بدين ترتيب که بهنگام پرداخت وجه چک، سيستم شعبه بطور اتوماتيک اطلاعات وارده شده توسط کاربر را با اطلاعات معرفي شده در سيستمهاي بانک (توسط مشتري/شعبه) ، مطابقت داده و در صورت صحت اطلاعات، کاربر مي بايد نسبت به صدور سند مربوطه و پرداخت وجه اقدام نمايند. سرويس تأييديه مبلغ چک صرفاً جهت کنترل چکهاي صادره ثبت شده مشتري تعبيه گرديده است، لذا درخصوص ساير چکهايي که اطلاعات آنها ثبت نشده کنترل سيستمي صورت نپذيرفته و کليه مراحل پرداخت چک طبق روال معمول انجام مي پذيرد.
2ـ چنانچه اطلاعات ثبت شده توسط مشتري با اطلاعات چک ارائه شده مطابقت نداشته باشد، سيستم در زمان صدور سند اتوماتيک پيغام "به علت عدم مطابقت اطلاعات، وجه چک قابل پرداخت نمي باشد." را نمايش داده و از انجام ادامه عمليات پرداخت جلوگيري مي نمايد. لذا دراينصورت شعب مي بايد مشتريان را جهت دريافت وجه چک و يا اخذ گواهينامه عدم پرداخت به شعبه صاحب حساب راهنمايي نمايند. با مراجعه مشتري به شعبه صاحب حساب و وجود مغايرت اطلاعات و عدم امکان پرداخت چک، مسئول شعبه مي بايد طي همان روز و تا پايان وقت اداري، مراتب را سريعاً با استفاده از فرم پيوست به اطلاع صاحب رسانيده تا مغايرت موجود توسط صاحب حساب رفع و وجه چک به مشتري پرداخت گردد. درصورتيکه طي همان روز، پاسخي از شرکت واصل نگردد، شعبه صاحب حساب مي بايد از طريق کدهاي معامله 162 و 261 نسبت به پرداخت چک مزبور اقدام نمايد.
ضمنا مشتریان می توانند از طریق دیسکت اطلاعات مربوط به تایید چک را وارد نمایند.
با توجه به ارتباط مرحله 86 و مرحله حکاکی چک با مرحله 8 توضیحاتی هر چند مختصر در این مورد ضروری به نظر می آید:
- سیستم مکانیزه دسته چکهای تحویلی به شعب و حسابداری آن :
به منظور افزایش صحت ثبت دسته چکها و صدور سیستمی اسناد مربوط به حساب انتظامی آماری و حساب هزینه دسته چک ، همچنین لزوم ورود اطلاعات شماره پیش سریال دسته چک ، مراتب ذیل
می بایست از طریقه گزینه 86 منوی مدیر انجام پذیرد :
* نحوه تکمیل اطلاعات دسته چکهای تحویلی به شعبه ( گزینه 86 منوی مدیر ) :
شعب موظفند هنگام تحویل دسته چکهای سفید از دایره خزانه منطقه متبوعه ، با انتخاب ردیف 1 گزینه 86 منوی مدیر نسبت به تکمیل اطلاعات جدول با توجه به عادی و یا بانکی و بین بانکی بودن دسته چکهای تحویلی به صورت زیر اقدام نمایند :
با توجه به موضوع گزارش فقط معرفی سریال و ثبت اسناد دسته چک های عادی را دنبال می نماییم .
« معرفي سريال دسته چك »
جهت وارد نمودن پیش سریال دسته چک ، می باید از کادر پائین صفحه" معرفی سریال دسته چک " عدد متناظر با حرف موجود در پیش سریال را انتخاب و در فیلد مربوطه وارد نمود ، پس از تایید اطلاعات وارد شده اسناد مربوط به حساب انتظامی آماری و حساب هزینه دسته چک ، بطور سیستمی ثبت و جهت شعبه و دایره خزانه منطقه متبوعه چاپ خواهد گردید .
عملیات حسابداری شرح فوق به قرار زیر می باشد :
بدهکار حساب انتظامی آماری دسته چک... برگی
بستانکار طرف حسابهای انتظامی آماری (به میزان هر جلد 1 ریال )
بدهکار حساب دسته چک سفید شعبه
بستانکار حساب دسته چک سفید خزانه (به میزان جمع هزینه دسته چکهای تحویلی)
* نحوه صدور اسناد حسابهای انتظامی و هزینه ، هنگام خروج دسته چکها :
به منظور کاهش زمان و سهولت در صدور اسناد " طرف حسابهای انتظامی آماری" و حساب هزینه هر دسته چک ، متصدی مربوطه می باید پس از اتمام عملیات حکاکی از طریق انتخاب گزینه 4 " سیستم اطلاعات چکهای خروجی شعبه " نسبت به صدور اسناد یاد شده بطور سیستمی اقدام نماید.
* عملیات حسابداری مربوطه به قرار زیر می باشد :
بدهکار طرف حسابهای انتظامی آماری
بستانکار حساب انتظامی آماری دسته چک .... برگی (به میزان هر جلد 1 ریال )
بدهکار حساب مشتری
بستانکار حساب دسته چک سفید شعبه ( به میزان هزینه هر دسته چک جدید)
- نرخ استاندارد فروش دسته چک ها منطبق با مبالغ مندرج در تعرفه های ریالی هر سال می باشد.