База данных
_База данных (БД) — совокупность взаимосвязанных и организованных определенным образом данных.
Виды БД
1. Иерархическая. Такую базу данных можно изобразить в виде дерева, состоящего из объектов различных уровней.
2. Сетевая. Является обобщением иерархической, т. е. каждый элемент вышестоящего уровня может быть связан с любыми элементами следующего уровня.
3. Реляционная. Такая база данных организована в виде таблиц, между которыми установлены связи.
Запись — строка таблицы базы данных, содержащая данные об одном объекте.
Поле — столбец таблицы базы данных, в котором указываются значения определенного свойства объектов базы данных.
Система управления базами данных (СУБД) — программный комплекс, предназначенный для создания, редактирования и совместного использования баз данных.
1. Локальные — все программы размещаются на одном компьютере.
2. Распределенные — часть программ размещается на сервере, другая часть — на клиентских компьютерах.
Транзакция — группа операций, необходимых для совершения законченного логического действия.
Таблица — основной объект базы данных, предназначенный для хранения данных в структурированном виде.
В процессе создания таблиц можно выделить этапы:
1. Создание объекта Таблица (пример 2.1).
2. Описание структуры таблицы — имен полей, типов и свойств данных в них.
3. Ввод данных в таблицу.
Тип данных
1. Текстовый. Короткий текст (до 255 символов) и длинный текст.
2. Числовой. Числовые данные (целые или действительные).
3. Дата и время. Дата и/или время.
4. Денежный. Денежные данные, хранящиеся с точностью до 4 десятичных знаков после запятой.
5. Счетчик. Последовательность целых чисел, которые задаются автоматически при вводе записей. Эти числа нельзя изменить.
6. Логический. Может иметь значения Истина или Ложь.
7. Поле объекта OLE. Изображения в формате Точечный рисунок.
8. Гиперссылка. Ссылка на информационный ресурс в Интернете.
9. Вложение. Вложениями могут быть изображения, документы, электронные таблицы, диаграммы и другие файлы.
Поле каждого типа имеет свой набор свойств. Наиболее важными являются:
1. Размер поля (пример 2.8), который определяет максимально возможную длину текста или числа.
2. Формат поля, который устанавливает формат данных (пример 2.9).
Ключ (ключевое поле) — поле, значения которого позволяют однозначно определить каждую запись таблицы.
Звездочка. Обозначает пустую запись в конце таблицы.
2. Карандаш. Обозначает, что запись редактируется.
Виды связей:
1. Один ко многим. Каждой записи в одной таблице могут соответствовать несколько записей в другой таблице.
2. Многие ко многим. Каждой записи в одной таблице могут соответствовать несколько записей в другой таблице и наоборот.
3. Один к одному. Каждой записи в одной таблице может соответствовать только одна запись в другой таблице. Обычно это связь между двумя ключевыми полями.
Сортировка данных в таблице
По алфавиту, если это поле текстовое.
По значению числа, если поле числовое.
По времени, если поле имеет тип Дата и время.
Форма — объект базы данных, отображающий данные в виде, удобном для восприятия пользователя.
1. Режим формы. Используется для просмотра и редактирования данных в таблицах.
2. Режим макета. В этом режиме удобно изменять размер (если размер поля не соответствует расположенным в нем данным) и положение элементов на форме (для лучшего восприятия данных).
3. Конструктор. Позволяет изменять те свойства формы, которые нельзя изменить в режиме макета — добавлять в форму дополнительные элементы, изменять размеры и оформление разделов формы.
1. Форма. С помощью этого инструмента форма создается из существующего объекта БД и содержит все поля источника. После создания такая форма открывается в режиме макета. В окне формы одновременно отображается только одна запись (пример 3.3).
2. Пустая форма. В этом случае пользователь в режиме макета по своему усмотрению размещает на форме блоки названий полей и их значений.
3. Мастер форм (пример 3.4). Позволяет создавать формы, различные как по стилю, так и по содержанию.
4. Конструктор форм (см. Приложение к главе 1). Предназначен для создания формы любой сложности
.
Отчеты предназначены для вывода информации из баз данных на экран, принтер или в файл.
выполнить:
1. Представление отчета. Является режимом просмотра отчетов, установленным по умолчанию. Удобен тем, что позволяет скопировать данные из отчета в буфер обмена.
2. Предварительный просмотр. В данном режиме отчет отображается в том виде, в каком он будет напечатан. Используется для просмотра сформированного отчета (например, перед отправкой на печать).
3. Режим макета и Конструктор. Эти режимы используются, если необходимо внести изменения в отчет, изменить его структуру либо редактировать данные.
1. Отчет. Предназначен для быстрого создания отчетов. Достаточно выбрать источник данных и нажать кнопку .
2. Пустой отчет. Позволяет создавать отчет с нуля в режиме макета.
3. Наклейки. Вызывает мастер, в котором можно выбрать стандартный или настраиваемый размер подписей, набор отображаемых полей и порядок их сортировки.
4. Мастер отчетов. Служит для пошагового создания отчета. С его помощью можно задать поля, уровни группировки и сортировки и параметры макета.
5. Конструктор. Открывает в режиме конструктора пустой отчет, в который можно добавить необходимые поля и элементы управления.
1. Заголовок. Располагается в верхней части только первой страницы отчета. Используется для вывода данных, которые следует напечатать один раз в начале отчета (текст заголовка отчета, дата). Для добавления или удаления области заголовка необходимо выбрать в контекстном меню
2. Верхний колонтитул. Располагается в верхней части каждой страницы. Используется для вывода таких данных, как заголовки столбцов, даты или номера страниц. Для добавления или удаления верхнего колонтитула необходимо выбрать в контекстном меню конструктора отчетов . Access добавляет верхний и нижний колонтитулы одновременно. Чтобы скрыть один из колонтитулов, нужно уменьшить его высоту до 0.
3. Область данных. Располагается между верхним и нижним колонтитулами страницы. Является обязательным разделом отчета. Содержит данные, на которых основан отчет.
4. Нижний колонтитул. Этот раздел появляется в нижней части каждой страницы. Используется для вывода данных, таких как итоговые значения, даты или номера страницы.
5. Примечание. Используется для вывода общих итоговых значений или подписи, которые следует напечатать один раз в конце отчета. Access одновременно добавляет и удаляет области заголовка и примечаний отчета.
Для создания отчета в Access необходимо выполнить следующие действия:
1. Выбрать источник данных.
2. Выбрать инструмент для создания отчета.
3. Добавить поля, расположить их в нужном порядке, применить форматирование.
Функция
Sum() Суммирует значения в поле
Avg() Определяет среднее арифметическое значение в поле
Count() Вычисляет количество значений в поле
Max() Min() Определяет в поле наибольший (наименьший) по значению или по алфавиту элемент
Запрос — объект БД, который используется для реализации эффективного поиска и обработки данных.
Самый распространенный вид запросов — запрос на выборку. Он предназначен для отбора данных из источника в соответствии с некоторым условием. Условие запроса — это выражение, которое СУБД сравнивает со значениями в полях запроса, чтобы определить, следует ли включать в результат записи, содержащие то или иное значение.
Запрос на выборку позволяет:
1. Просматривать значения только из полей, которые вас интересуют.
2. Просматривать записи, которые отвечают указанным вами условиям.3. Использовать выражения в качестве полей
Основные режимы работы с запросами в Access:
1. Режим таблицы. Отображает информацию запроса на выборку в режиме таблицы.
2. Конструктор. В этом режиме определяется структура запроса и условия выбора данных (см. Приложение к главе 1).
(Рассмотрите пример 5.1.)
Создать запрос можно с помощью Мастера запросов либо в Конструкторе (пример 5.2).
Основные этапы создания запроса на выборку:
1. Выбор инструмента создания запроса.
2. Определение вида запроса.
3. Выбор источника(ов) данных.
4. Добавление из источника(ов) данных полей, которые должен
содержать запрос.
5. Определение условий, которые формируют набор записей в
запросе.
6. Добавление группировки, сортировки и вычислений (может отсутствовать).
Примеры записи условий в запросах:
Условие
Поля с числовым типом данных
>0 And <8 Выбираются записи, у которых значение в этом поле больше 0 и меньше 8.
Not 0 Выбираются записи, у которых значение в этом поле не равно 0.
Поля с текстовым типом данных
"Орша" Если значение в поле записи равно Орша, то запись включается в результат запроса.
"*к" В результат запроса включаются записи, у которых значение соответствующего поля заканчивается на букву к. После выполнения запроса условие будет дополнено оператором Like, который позволяет использовать символы шаблона.