Пошаговая инструкция по найму бизнес-ассистента и делегированию задач.

Как найти ассистента, который будет работать бесплатно или за 5.000 - 30.000 рублей.

В статье вы узнаете как получить 70 откликов за 3 дня и отправить 35 кандидатов выполнять тестовое задание.

У предпринимателя, эксперта, продюсера или специалиста есть огромное количество низкоуровневых ручных задач, которые занимают до 70% его времени.

Заполнить таблицу, собрать данные в папку, договориться о времени созвона, настроить форму на сайте, выложить уроки на Геткурс, отправить рассылку...

Хорошая новость в том, что можно за небольшие деньги передать эту работу специальному человеку. Тем самым — освободить себе кучу времени и заниматься стратегией. Такой человек называется бизнес-ассистентом.

Давайте посчитаем

Допустим что Вы зарабатываете 200.000р
Работаете вы 5 дней в неделю (в месяц 24 рабочих дня)
В среднем по 8 часов в день (в месяц получается 192 рабочих часа)
Сколько стоит ваш час работы? Верно: 1.040 рублей

А работа ассистента в среднем в месяц стоит 15.000
Понимаете к чему я веду?)

Зачем нужен бизнес-ассистент

Если коротко — чтобы сэкономить время. Ассистент занимается повторяющимися задачами, для которых не нужно его личное включение.

Задачи, которые можно легко делегировать ассистенту:

Ведение календаря руководителя
Ведение приложений по планированию (Trello, Monday)
Планирование дня руководителя
Заполнение и оформление документов
Создание регламентов и чек-листов
Анализ конкурентов для создания продуктов
Создание чатов для курсов
Добавление людей в чаты
Выкладывание материалов (уроков на сайты, расписания в чаты участников и т.д.)
Поиск и найм подрядчиков
Рассылки (приглашений, бонусов и т.д.)
Создание таблиц (регистраций, учёта и т.д.)
Сборы метрик (заполнение отчетов)
Поиск информации
Формирование ссылок на встречи и помощь в проведении встреч
Организация встреч с клиентами
Проведение кастдева с учениками
Помощь в настройке и модерация вебинаров

Более того — ассистент систематизирует ваш рабочий день. Говорит, ЧТО сегодня надо сделать и не даёт расслабиться.

Пример систематизации: «Чек-лист подготовки вебинара» → (клик)

Как делегировать работу

Бизнес-ассистент — это восьмирукий многоног. Мы нанимаем человека с определенными техническими навыками. Но для выполнения новой задачи в рамках нашего подхода нужно объяснить сотруднику, КАК её выполнять.

Для этого:

А. Показываем ему, как выполняется задача по видео-звонку или записываем скринкаст.

Б. Ассистент выполняет задачу самостоятельно (обязательно!)

В. Мы проверяем её выполнение, при необходимости — корректируем (говорим, что надо исправить, а не исправляем сами!)

Г. После выполнения задачи ассистент создаёт рабочий регламент — т.е. пишет инструкцию по выполнению задачи на будущее.

Пример рабочего регламента: «Создание задачи в Трелло» → (клик)

На выходе получаем не только возможность делегировать задачу ЭТОМУ человеку, но и избавляем себя от необходимости обучения нового сотрудника в будущем.

Постепенно ассистент научается выполнению всей рутинной работы. Задачи ему теперь ставятся в формате «надо сделать Х». Всё просто.

+ руками помощника создаётся база знаний. И в случае его ухода или повышения у вас будут инструкции на все рабочие случаи.

Как нанять бизнес-ассистента

Коротко, алгоритм найма выглядит следующим образом ↴

Написание вакансии
Создание анкеты для первоначальной фильтрации откликов
Публикация вакансии и ссылки на анкету в тематических чатах
Отбор анкет
Проведение собеседований
Тестовый день
Найм

Теперь разберем подробнее ↴

1. Написание вакансии

Перед написанием вакансии надо сесть, расслабиться и понять:

А. Какие задачи вы будете делегировать ассистенту — если у вас жопа в мыле, вы постоянно занимаетесь затыканием дыр и считаете, что сами сделаете всё лучше всех — вам пока рано нанимать ассистента.

Потому что по итогу месяца вы окажитесь с тем же самым геморроем, к которому добавится необходимость платить человек зарплату.

Составьте первоначальный список задач.
С момента найма помощника вы полностью отказываетесь от самостоятельного их выполнения. Да, даже если самому быстрее. Через силу. Вам больше НЕЛЬЗЯ будет это делать самому.

Б. Как должен выглядеть и общаться этот человек. Если вы — отвязный рок-стар, отпускающий сексистские шуточки, то человек, которого вы наймете, должен понимать их. Если вы — няшная девочка-стесняша, то и помощник должен быть таким же.

Ваша манера общения должна искренне транслироваться в тексте вакансии. Запомните один простой принцип — какой начальник, такие и сотрудники.

Шаблон текста вакансии → (клик)

2. Создание анкеты для сбора откликов

Исходя из списка задач составьте список навыков, который необходим ассистенту. В анкете спросите, какими из перечисленных навыков кандидат обладает.

+ По качеству заполнения анкеты вы сможете первично отфильтровать кандидатов

Шаблон анкеты для сбора откликов → (клик)

3. Публикация в тематических чатах

Портрет сотрудника — есть. Текст вакансии — есть. Анкета — есть.

Дальше пишем короткое сообщение о себе, прикрепляем ссылку на анкету и ждём откликов.

Список рекомендуемых чатов:

→ t.me/mari_vakansii
→ t.me/edmarketclubjob
→ t.me/mari_vakansiii
→ t.me/onlineShkoly
→ t.me/infohit_rabota
→ t.me/targetologkontekstolog
→ t.me/shuvaeva_work
→ t.me/polezniesvyiazi
→ t.me/mari_vakansi
→ t.me/infohit_rabota
→ t.me/kuznicakadry
→ t.me/chatfreelans
→ t.me/frilancru
→ t.me/TargetContext
→ t.me/worklance_3

4. Первостепенный отбор анкет

Смотрим, как кандидаты заполняют анкеты. Так вы быстро отфильтруете ленивых и незаинтересованных.

5. Проведение собеседований

В целом, проведение качественного собеседования — это отдельный большой материал. Поэтому сейчас дам 4 простых совета:

Общая задача для беседы с кандидатом — это прочувствовать, что человек вам подходит по общению. Ощутить общий вайб.
Ассистент должен быть системны человеком. В идеале, даже немножко подбешивать своей чёткостью (если такое ощущение возникает — это хороший знак).
У ассистента должны быть амбиции стать лонч-менеджером, продюсером и т.п. — тогда он будет активно обучаться и вы получите реально заинтересованного в работе человека.
Будьте няшкой — не проводите собеседование в формате: «Так, сейчас у нас будет пытка, я тебя за 15 минут уничтожу, ты будешь плакать всю ночь, а завтра я возьму тебя на работу». Сделайте разговор приятным
Не берите на работу первого же кандидата. Проведите хотя бы 3-4 собеседования, чтобы сравнить.

6. Тестовый день

Обычно в тестовый день ассистенту даётся 3 задачи, совокупное время выполнения которых 3 часа, по 1 часу на задачу.

Задачи стоит брать типовые. Те, которыми ассистенту предстоит заниматься чаще всего и, желательно, те задачи, которые учтены в окладовой части.

Для каждой задачи у вас должны быть необходимые материалы — ссылки, регламенты и т.д.

Регламент тестового дня → (клик)

Смотрите, КАК человек выполняет задачи:

Говорит «я этого не умею» и складывает лапки — плохой знак.
Задрачивает вас вопросами уровня базовой компьютерной грамотности — не подходит.
Факапит сроки уже сейчас — нафиг его.
Именно в этот день у него отключают свет и интернет, прорывает унитаз, а бабушка рожает хомячка — такой работник не годится.

Если же человек делает задачи четко, задаёт вопросы по существу и проявляет инициативу — поздравляем (вы нашли своего ассистента).

Сколько платить ассистенту

Актуальные цифры по рынку такие:

Занятость 3-4 часа в день — 15 тыс/мес
Полная занятость — 25-35 тыс/мес

Подытожим:

Найм бизнес-ассистента — это отличная инвестиция в стратегическое развитие вашего бизнеса, ментальное здоровье и способ вылезти из-за компьютера.

Делегировать задачи ассистенту — очень просто.

Стоит такой сотрудник недорого, а жизнь облегчает невероятно.

Кейс резидента:

Круто когда резиденты клуба делятся своими успехами!
Анна поделилась пошаговым планом как она за 3 дня получила 70 откликов на вакансию ассистента и отправила выполнять тестовое задание 35 кандидатов.

Вы можете придумать несколько заданий (задачи которые у вас стоят) и тем самым даже на тестовых задания вы сможете закрыть большое количество задач которые стоят у вас на месяц вперед.

Делегировать задачи ассистенту — очень просто.

Подробное описание что получилось → (клик)