Вывод последнего статуса

Для создания так называемой управленческой приборной панели (группа метрик с актуальными показателями по ключевым бизнес-процессам), требуется видеть список главных элементов (например проектов, которые ведутся, или лиды, в стадии обработки) и статус по ним, который является последним действием.
Обычно конструкция у такой системы следующая:

• Существует справочник уникальных элементов (список клиентов/проектов/сотрудников)

• Существует таблица операций. В этой таблице может быть несколько записей по одному и тому же элементу справочника. Например, по одному и тому же клиенту совершено несколько продаж, либо по одному лиду сделано несколько звонков

Для того, чтобы мы могли видеть последнее событие по клиенту, как это видно в столбце "Последний коммент" на рис. 1 мы используем следующую формулу:

Работу функции Filter() мы рассматривали в предыдущих выпусках, в ней указываются столбцы для выведения и условия, какие строки выводить.

Для нашей задачи мы используем в фильтре функцию MAX(), которая выводит максимальное значение в списке.

Творчество приходится применять, для поиска того столбца, по которому будем определять, что значение действительно является последним в списке событий по клиенту. В ряде случаев можно взять дату события (столбец b на Рис. 2) но если у вас события по одному клиенту могут происходить чаще одного раза в день, этот способ не подойдет, потому что с максимальным значением будет две и более строчки, а ячейка у нас одна и значение нужно получить одно - последнее. Есть возможность к дате события добавить время (в следующих выпусках расскажу, как это сделать), но указывать время не всегда нужно и удобно.

Я решил этот вопрос нумерацией транзакций. Причем делать это лучше не вручную, а создать формулу, чтобы порядок не сбивался, даже если вы удаляете и добавляете какую-то строчку в середине списка. Формула для нумерации следующая:

Смысл этой формулы таков:

• Во всех ячейках столбца А проставлена эта формула, поэтому про нумерацию можно забыть. Она автоматом будет ставиться сама, как только появляются новые значения в столбце b Рис. 2
• Мы проверяем, есть ли значения в ячейке с операцией, если нет, то нумерационную цифру не показываем (так таблица выглядит красивее, чем если бы все цифры были проставлены сразу)
• Первую цифру 1 нужно проставить руками(в ячейке A3 вместо формулы стоит просто цифра 1)

Итого, если мы выбираем все транзакции по клиенту, то нам не составит труда взять максимальный номер и отобразить его в аналитических целях, как это показано на Рис. 1. "Последний коммент".

У такого способа есть как минимум один минус - события (транзакции) должны заноситься в хронологическом порядке. Ведь если вы внесли сегодня событие с сегодняшней датой, а потом вспомнили, что что-то было вчера и внесли затем вчерашнюю транзакцию, то у вчерашней порядковый номер будет выше и отображаться в аналитическом блоке будет именно она.

Заключение

При должной фантазии этот подход можно отображать и для других решений. Придумайте хотя бы еще два варианта для своего бизнеса сами :-)

P.S. Начал получать первые сообщения в личку от людей, которым нравится этот канал. Чертовски приятно :-)
Не забывайте приглашать друзей, которым это может быть интересно и не отключайте уведомления. Выпуски выходят нечасто и нотификация не будет вас излишне беспокоить :-)
Ссылка на канал: https://t.me/googlesheetmanagement

Таблица с примерами: https://docs.google.com/spreadsheets/d/1CNtdYEVGmbGI-EeQ0fMscZhgJlgBFGSpqDwwUCFR9sE/edit#gid=1982900654