Схема GTD для тайм-менеджмента

Метод тайм-менеджмента GTD (Getting Things Done) поможет вам систематизировать задачи, будь они крупного плана задачи или нет и начать действовать путем отслеживания.

Вкратце о GTD

Наш мозг каждый раз генерирует новые идеи и если не записывать их, а надеяться на свою память, то мозгу становится все труднее запоминать разного рода информацию. Вместо того чтобы вспомнить определенное дело, которое чувствуете что должны сделать, вы будете чувствовать назойливое чувство, проходя мимо того или иного места.

GTD- метод, который поможет сохранить все ваши идеи и вдохновения, чтобы помочь вам в будущем воплотить их. Полагаясь на это, вы выгрузите свой мозг и не будете придавать нагрузки мозгу, особенно когда вы внезапно вспоминаете об одном и том же деле во время какого-нибудь процесса, ибо ваш мозг знает что эта идея или дело было записано в книжке/блокноте/программе/смартфоне и сможет выбросить из себя эту информацию.

Схема работы методики

Методика сделана на основе списков, которые делятся по категориям для более удобной систематизации и продуктивности: «Входящие», «Дальнейшие дела», «Лист ожидания», «Проекты» и «Когда-нибудь». Для начала все наши дела/вдохновения/размышления будут попадать в список "Входящие"

1. Сбор

Собирайте всю информацию, которая только взбредет вам в голову. Можете для этого использовать блокнот/программу/смартфон.

Если вы начинаете использовать метод GTD, то освободите голову от всех мыслей для предовтращения хаосного райтинга идеи в записях. Сосредоточтесь и запишите все, что вам нужно и не давало покоя в последние дни.

2. Обработка

Самый важный этап процесса. Делайте его регулярно, чтобы избежать накопления хлама в папке "Входящие" и для дальнейшей систематизации. Для обработки ваших дел, задайтесь несколькими вопросами:

Это выполнимо? Вы спрашиваете себя, можно ли что-то сделать, чтобы убрать этот пункт из списка. Если нет, удалите его или переместите в список «Когда-нибудь». Полезную информацию, с которой ничего не нужно делать, например рецепт или интересную статью, сохраняйте в отдельном месте. Вещи, которыми вы хотите заняться в далёком будущем (выучить японский, написать книгу), переносите в список «Когда-нибудь», чтобы они не занимали место среди «Следующих действий».

Можно ли завершить дело сразу? В GTD всё, что требует больше одного шага, называется проектом. Если у вас во «Входящих» есть несколько связанных задач, создайте для них отдельный проект. Добавьте его название в свой список проектов и выберите одно действие для добавления в «Следующие».

Займёт ли дело больше двух минут? Если нет, выполните его сразу же. Это быстрее, чем добавлять его в список следующих задач или делегировать кому-то. Если на выполнение дела нужно больше времени, подумайте, можете ли его сделать только вы или можно его кому-то передать.

Можно ли его кому-то доверить? Если да, делегируйте. Когда нужно отследить выполнение, перенесите пункт в «Лист ожидания». Если доверять задачу нельзя, добавьте её в свой календарь или в список «Следующие».

Дедлайн? Если есть конкретное время для выполнения, добавьте это в свой календарь. Не записывайте туда всё, что хотите сделать за день. Вносите только то, что нужно сделать обязательно: визит к стоматологу, совещание, перелёт. Если конкретного срока нет, перенесите дело в «Следующие действия».

3. Организация

Рассортируйте всё по местам: в один из пяти списков, в папку с полезной информацией на будущее, в календарь или в мусор.

В «Лист ожидания» добавляйте любые дела, которые по какой-то причине застопорились. Например, когда вы не можете продолжить, пока не получите ответ на своё письмо, или когда вы ожидаете доставку. Не забывайте рядом с каждым пунктом указывать дату.

В «Следующих действиях» должны быть задачи, которые нужно выполнить как можно быстрее. Формулируйте их как выполнимые физические действия , так будет легче взяться за дело. Например, лучше записать «позвонить Лене и договориться, чтобы она посидела с ребёнком в четверг вечером», чем «устроить, чтобы с ребёнком кто-то посидел», хотя по сути это одно и то же.

В идеале к каждому пункту в «Следующих» нужно добавлять контекстный тег. Он подскажет, где вы должны быть, с кем, что вам нужно взять с собой. Например, у вас могут быть теги «покупки», «на работе», «с детьми», «телефон», «компьютер». Также можно указывать, сколько у вас времени на это дело или какой у него приоритет по важности. Тогда при необходимости вы сможете быстро отсортировать все дела по тегам.

4. Обобщение

Раз в неделю обязательно проверяйте все списки. Чем дольше вы оставляете дела во «Входящих», тем сложнее потом будет с ними разобраться.

Для каждого проекта должно быть определено одно следующее действие.
Каждый пункт в «Следующих» должен быть чем-то, что вы хотите сделать на предстоящей неделе. Всё лишнее переносите в список «Когда-нибудь» или удаляйте совсем.
Время от времени старайтесь перенести что-то из списка «Когда-нибудь» в «Следующие действия».

5. Результат

Действуйте! Если вы правильно организовали свою систему, это будет самый простой шаг. Регулярно повторяя первые четыре шага, вы будете полностью уверены, что все дела в списке необходимы вам, чтобы добиться прогресса и приблизиться к своим целям.