Разговорная увертюра или коммуникационные правила начала любого разговора

Чем бы вы ни были заняты до настоящего момента, с первых строк этого текста придется отвлечься на чтение минут на десять, чтобы узнать новое, важное и полезное для практики руководителя.

Всякий разговор руководителя с подчиненным с чего-то да начинается. Однако вовсе не все равно, с чего начать разговор, ведь от этого зависит и течение разговора и его результаты.

С чего же начать разговор с подчиненным сотрудником, чтобы добиться от разговора высокой эффективности?

Всякий разговор с сотрудником должен начинаться с введения, чтобы:

1. Ввести сотрудника в разговор, чтобы он был в разговоре, а не где-то в своих заботах.
2. Ввести сотрудника в тему разговора, чтобы он понимал, о чем идет речь и сохранял внимание в ходе разговора.

После такого двойного введения сотрудник будет подготовлен к разговору со своим руководителем.

1. Как ввести сотрудника в разговор

Когда руководитель собирается поговорить с сотрудником, например, поставить ему задачу или узнать о выполнении поставленной задачи, не всякий раз окажется, что сотрудник готов к разговору.

Определенно, до начала разговора с руководителем сотрудник что-то делал, о чем-то думал. Если просто начать разговор с сотрудником, он некоторое время по инерции продолжит делать то, что делал, хотя бы и мысленно, а также думать о том, о чем думал, даже если кажется внимательно слушающим своего руководителя.

Необходимо помочь сотруднику сначала «отключиться» от прежних дел и мыслей, а затем «включиться» в разговор с руководителем. Для решения этих двух коммуникационных задач следует:

1. Спросить, чем сотрудник только что был занят. Выслушать, но не позволять рассказывать об этом долго — остановить рассказ: «Хорошо!», «Я понял!».
2. Сообщить о намерении поговорить и теме разговора: «Я хочу поговорить с вами о новом задании». «Мне нужно задать вам вопросы о ходе выполнения моего задания».
3. Сообщить о необходимом для разговора времени и выбранном месте разговора: «Мне потребуется пятнадцать минут. Поговорить мы можем прямо здесь, на вашем рабочем месте». «На разговор потребуется полчаса. Мы будем говорить в моем кабинете».
4. Согласовать продолжительность разговора и место его проведения. Может оказаться, что сейчас разговор нужной продолжительности нежелателен по оправданным причинам — сотрудник выполняет важное задание, нельзя остановить процесс, предстоит важное дело, он нездоров и т.п. В этом случае разговор придется перенести или сократить. Если же условия для разговора есть, можно продолжать.

Первая коммуникационная задача решена — сотрудник введен в разговор.

2. Как ввести сотрудника в тему разговора

В каждом действии есть цель. Разговор с сотрудником имеет цели:

1. Сообщить сотруднику информацию, например, об оценке его работы;
2. Получить от сотрудника информацию, например, о ходе работы;
3. Оказать на сотрудника воздействие, чтобы он изменил свое поведение или совершил действие, например, ускорил темпы работы.

Для достижения перечисленных целей разговора необходимо, чтобы сотрудник понимал содержание речи руководителя и сохранил внимание на протяжении всего времени разговора. Внимание сотрудника будет захвачено если последовательно сообщить ему:

1. О ситуации, например, «К пятнице руководство затребовало отчет о продажах».
2. О проблеме в ситуации, например, «Данные о продажах не собраны».
3. О способе решения проблемы, например, «Необходимо получить данные о продажах от каждого продавца».

Внимание сотрудника захвачено, и он введен в тему предстоящего разговора. С этого момента сотрудник сохранит внимание до завершения разговора. Важно, чтобы последующий разговор был иерархически структурирован — сначала сообщается нечто общее, затем детали этого общего, например, «Отчет о продажах должен быть качественным. Понятным, коротким, без ошибок».

Кстати, статья составлена с соблюдением описанных коммуникационных правил, и это позволяет читателям убедиться в действенности простых коммуникационных правил начала разговора. Идеи статьи структурированы.