Кейс Agility Hackers. Пивоварня HAACHT

Пивоварня НААСНТ - клиент Agilians и герой сегодняшнего рассказа. Это третья пивоварня в Бельгии по объемам производства. Компания была основана ещё в 19 веке. Известными марками пивоварни являются Tongerlo, Gilbenbier, Adler.

В 2016 компания приобрела заводы в Канаде, что позволило ещё расширить сеть поставок их бельгийского пива. Недавно также была произведена модернизация оборудования. Несмотря на большое количество клиентов HAACHT вела весь документооборот вручную через почту, Excel и Word, что приводило к потери времени и недоразумениям с бумагами. 

Что сделали Agility Hackers?

1. Упростили бизнес-процессы, убрали ненужные действия сотрудников и добавили необходимые.

Пример проблемы: раньше при стоимости заказа до 200 евро – не нужна была подпись ни одного руководителя, 200-400 евро – подпись начальника склада, 400-1000 евро – начальника склада и бухгалтерии, больше 1000 евро – и начальник склада, и бухгалтерии, и зам. фин. директора. 99,9% таких закупок бухгалтерия все равно подписывала не глядя. Это никак не способствовало развитию бизнеса, но занимало около недели времени, пока бумаги возят из отдела в отдел на подпись.

Решение: сняли с бухгалтерии ответственность за оформление закупок. Установили один порог суммы заказа: отвечает либо только начальник склада, либо при особо крупных заказах еще зам. фин. директора. Теперь оперативно решались вопросы о наличии и погрузке товара на месте. Время обработки заявки на продажу сократилось. 

2. Автоматизировали некоторые действия. 

Проблема (тот же пример с закупками): Часто оказывалось, что подписи не хватает, и товар не отпускают со склада, хотя он уже должен быть у клиента. Или наоборот ставили лишнюю подпись, теряя на этом дни.

Решение: наша облачная система SmartWay на основе данных о сумме заказа автоматически отправляет электронные документы на подпись нужному человеку. Если было указано 299 евро, то задание «подписать документ» появится только у начальника склада вместе с информацией о клиенте, количестве товара и его характеристиках. Бывает, что товара не оказывается на складе, и тогда система не даёт продолжить оформление заказа, а запускает процесс заново и сама информирует клиента. Также SmartWay предлагает выбрать опцию «предоставить клиенту скидку» на основании имеющихся данных о регулярности заказов и своевременной оплате. 

3. Улучшили коммуникацию между сотрудниками и отделами. 

Проблема: сотрудники могут не подойти вовремя к телефону, не заметить важное письмо на почту из-за их огромного количества, приложить несколько сканов одного и того же документа. Начинается путаница, нужные подписи вовремя не ставятся или распечатываются не те справки.

Решение: с помощью приложения SmartWay у каждого высвечиваются на экране телефона только те задачи, которые ему необходимо выполнить. Также сотрудник видит весь процесс и понимает, зачем и кому понадобился конкретный документ. Больше не надо «ловить» начальника, чтобы он расписался в приказе или клеить стикеры на компьютер с напоминаниями. Как только один работник выполнил свою часть работы - следующее задание высвечивается на экране другого.

Это лишь несколько наглядных примеров с приблизительными цифрами, которые помогли нашему клиенту улучшить качество работы и облегчить жизнь сотрудникам. Впереди вас ждет еще много интересных кейсов Agilians. 

Save your time,

Agility Hackers