Пресс-конференции - все?

На мой взгляд, пресс-конференции в скором времени либо умрут, либо приобретут новый формат. В нашем мире стремительно меняющихся информационных технологий пресс-конференция, как формат коммуникаций, перестает быть востребованной. И не только у спикеров, но и у журналистов. Сегодня в пресс-центрах N-ска (чтобы никто не догадался, хотя все равно догадаетесь) с ностальгией вспоминают времена, когда на пресс-конференцию какой-нибудь компании средней руки приходило как минимум 15 журналистов, специализирующихся на бизнес информации.

Однако у пресс-конференции есть один неоспоримый плюс – возможность единовременно донести информацию сразу нескольким СМИ. Если вы решили использовать этот формат коммуникаций, то рассказываю, как сделать это с максимальной пользой.

Пресс-конференцию стоит проводить, если у вас есть хотя бы одно из двух:

1. интересный информационный повод;

2. спикер, которого СМИ знают, и ждут любого его выступления.

Выбираем площадку и организатора пресс-конференции.

1. Можно организовать мероприятие своими силами. Если вы опытный пиарщик, у вас есть контакты редакторов и журналистов, собственный приличный зал с необходимой аппаратурой, время на подготовку анонса, проведение аккредитации, обзвон СМИ и составление обзора вышедших публикаций после пресс-конференции, то поздравляю - вы прекрасно справитесь сами, еще и деньги компании сэкономите.

2. Обратиться к помощи PR агентства. Из плюсов: мероприятие полностью «под ключ» (анонсы, пресс-релизы, рассылка по СМИ входят в стоимость), гарантии присутствия журналистов и публикаций. Из минусов – стоимость, в которую агентство непременно включит оплату публикаций в СМИ, составление мониторинга публикаций, а также кучу дополнительных услуг, которые будут очень красиво называться в договоре, но польза от которых весьма сомнительна.

В моей практике был опыт организации в N-ске пресс-конференции для компании средних размеров силами PR агентства, которое попросило за свои услуги 345 тыс. руб. Это только услуги по рассылке анонса, написанию пресс-релиза и приглашению СМИ. И компания заплатила эти деньги. Для сравнения, на площадке информационного агентства стоимость такого пакета услуг была бы не выше 50 тыс. рублей.

3. Привлечь информационное агентство (ИА). Плюсы (г. N-ск)): полностью готовая площадка с раскрученным информационным брендом (ТАСС, РИА Новости, Интерфакс, РБК), расположенная чаще всего в центре города, близко к метро (мелочь, о которой не стоит забывать), с возможностью организации телемостов; сформированный пул журналистов (со многими уже дружеские связи, так как встречи в пресс-центре практически ежедневные); гарантированный выход публикации на информационных лентах агентства – организатора пресс-конференции. По N-ску стоимость колеблется в пределах 30-60 тыс. руб.

Немного о стереотипах. Если ваши руководители никогда не были на пресс-конференциях то, скорее всего, это мероприятие они представляют как в художественных фильмах: огромное количество журналистов, вспышки фотокамер, все наперебой задают вопросы… Это очень далеко от действительности. Такое бывает, но крайне редко. Речь либо об участии спикера федерального или даже мирового уровня, либо об информационном поводе, который оказывает влияние на формирование федеральной повестки (фуф, получилось-таки вставить это модное словосочетание).

«Если мы платим деньги, то на пресс-конференции будет столько журналистов, сколько мы захотим», - думают многие пиарщики или руководители компаний. Нет. Не будет. Пресс-центры информагентств не повелевают журналистами и, как правило, не работают со СМИ на коммерческой основе, и могут гарантировать присутствие журналиста только своего издания. Все остальные – по любви.

Поэтому не рекомендую ставить организатору мероприятия условие из разряда «на пресс-конференции должно быть не менее 20 журналистов». Нет, конечно, за деньги клиента — любой каприз и, скорее всего, если вы не внемлете объяснениям, почему так делать нельзя, руководитель пресс-центра все-таки вздохнет и согласиться обеспечить необходимо число СМИ. Но как это будет сделано? Скорее всего, к вам для массовки нагонят так называемых «бутербродников» - «журналистов», которых в профессиональной деятельности интересует исключительно гастрономическая составляющая, и которые за небольшой, но сытный фуршет придут на любую тему и любого спикера. Естественно выхода публикаций от них ждать не надо. Вопрос: оно вам надо?

Понимаю, очень грустно смотреть в зал где сидят пять человек. Но шефу надо объяснить, что количество далеко не всегда = качество, и пять журналистов топовых изданий – это намного результативнее 15 «бутербродников».

В моем опыте работы на одно известное PR агентство было мероприятие на тему «25 лет компании». Сомнительный инфоповод. Генеральный директор захотел не менее 25 журналистов. Символично, но логике не поддается. Все разговоры о том, что так делать не надо, результата не дали. В итоге, агентство обеспечило 25 журналистов. После мероприятия мнение гендиректора очень быстро поменялось – бутерброды съели все, публикаций практически не было.

Организатор пресс-конференции все-таки заинтересован в большом количестве СМИ не меньше вашего. Это репутация. Именно поэтому пресс-центры часто берут на себя детальную проработку темы и списка спикеров. Учитывая, что эти люди организуют пресс-конференции и взаимодействуют с огромным количеством СМИ в ежедневном режиме, рекомендую довериться им в этом вопросе. Здесь действует правило «меньше воды, больше смысла». Четко и коротко изложенный информационный повод в теме пресс-конференции будет способствовать привлечению журналистов. 

Формат пресс-конференции не предусматривает большого количества спикеров. Многие любят посадить в президиум чуть ли не половину компании – генерального, всех его замов, главного бухгалтера. В итоге говорит только шеф, остальные всю пресс-конференцию молча сидят с очень озабоченными лицами. Не надо так делать. Это не выступление хора мальчиков-зайчиков. Если вашему шефу нужна поддержка, то самым правильным будет посадить замов в первый ряд, чтобы в любой момент они могли ему подсказать нужную информацию.

Если так сложилось, что у вас выступающих больше одного, то проговорите время выступления для каждого. Не больше 5 минут. Если больше – убьете динамику мероприятия.

Цените время журналистов, оно всегда ограничено. Не надо пускаться в пространные измышления. Готовьте своих спикеров. Тезисы никто не отменял. Четко, по делу, по существу. Ни в коем случае не нужно читать монотонно с листа – не надо демонстрировать журналистам насколько вам не интересно то, что вы бубните. У вас есть презентация? – Прекрасно. Но не надо превращать выступление в пересказ того, что изображено на слайдах. В противном случае, достаточно просто разослать презентацию журналистам и не тратить ни их, ни свое время. Презентация – это иллюстрация того, что вы говорите, а пресс-конференция – не литературное чтение вашей презентации.

Q&A (подготовка ответов на предполагаемые вопросы) – классика жанра и обязанность пиарщика. Никогда не отказывайтесь отвечать на вопросы на пресс-конференции, какими бы неприятными они ни были. Не хотите отвечать? – А, зачем вы вообще пришли на пресс-конференцию? Чтобы говорить: «Это мы не комментируем»? Ну, значит, следующий раз будете общаться с пустым залом. Неудобный/неприятный вопрос – не повод не отвечать, а повод подготовить грамотный ответ.

Еще одна забота пресс-центра и повод отдать организацию мероприятия на аутсорс – грамотно определить день и время ее проведения. Это тоже к вопросу количества журналистов. Помните, что в день в городе может проходить много мероприятий для СМИ и редакциям придется расставлять приоритеты. Лучше вообще не пересекаться с другими мероприятиями, по крайней мере по вашей тематике/отраслевой принадлежности. Здесь тоже рекомендую довериться опыту руководителя пресс-центра, если он предлагает изменить дату или время.

Для пресс-конференций подойдет любой день, исключение – пятница, ведь в субботу и воскресенье большинство СМИ не выходят, а в понедельник про вас уже все забудут. Время тоже может быть любое, но не позже 16 часов. Собрать пресс-конференцию в пятницу в 16 часов – проблематично, лучше так не экспериментировать. Ну, если вы только не собираетесь объявить, что планируете баллотироваться в президенты.

Список аккредитованных СМИ готовится за день до пресс-конференции, потому что редакторы расписывают корреспондентов по мероприятиям, поняв картину следующего дня. До этого времени принимаются входящие аккредитации. Далее пресс-центр обзванивает СМИ, в том числе и свои личные контакты. Не надо каждый час названивать в пресс-центр с вопросами: «Сколько аккредитовалось журналистов»?… «А сейчас?»… «Ну, а сейчас?»… Вы банально отвлекаете людей от работы. Лучше обговорите время контрольного созвона, где-то после 17 часов.

Надо отметить, что практика обзвона журналистов принята в основном в N-ске и других городах региональных центрах. В Москве пресс-центры этим не занимаются. Видимо, все дело в несопоставимом количестве пресс-конференций, СМИ.

Будьте готовы, что итоговый список аккредитованных журналистов может измениться: кто-то заболел, кого-то редактор отправил на другое мероприятие. Поэтому, если в списке 15 человек, то не стоит рассчитывать, что придут все 15.

В заключение отмечу, что пресс-центр информационного агентства не несет ответственность за публикации в других СМИ. Максимум с вами могут обсудить моменты, которые необходимо осветить в итоговом репортаже, который гарантированного выпустит на свои ленты/сайты само ИА. Но это не значит, что текст будет постоянно корректироваться, потому что вам не нравится какое-то слово. Есть редакционная политика и ее тоже нужно уважать. За деньги покупается далеко не все. По крайне мере в это хочется верить.

С уважением, (цензура)

Экономьте деньги компании, как свои, даже несмотря на то, что они не ваши.

Берегите себя.

Ваша Пресс-служба 2.0