На пике возможностей

Основные идеи

● Время – самый ценный ресурс.

● Оценивайте свою продуктивность на основе результатов, а не количества часов, проведенных на рабочем месте.

● Сфокусируйтесь на своих главных целях и тратьте минимум времени на второстепенные дела.

● Определите приоритетность своих повседневных задач, исходя из того, насколько каждая из них приближает вас к достижению основных целей.

● Имея дело с большими объемами информации, выдвиньте предварительную гипотезу относительно значения этих данных.

● Записывайте все без исключения. Отмечайте любую задачу, способствующую достижению ваших главных целей.

● Если вы склонны откладывать работу на последний момент, найдите кого-нибудь, кто будет подталкивать вас к соблюдению сроков.

● Сначала выполните весь проект в общих чертах и лишь затем доводите его до совершенства.

● Любым попавшим к вам документом занимайтесь сразу же.

● Установите четкий распорядок дня и придерживайтесь его.

Актуальность

О чем вы узнаете

Из краткого содержания этой книги вы узнаете: 1) Как стать более организованным и продуктивным; 2) Как эффективно организовать свой распорядок дня; 3) Как улучшить навыки чтения, письма и публичных выступлений.

Сегодня труд изматывает “белых воротничков” куда сильнее, чем раньше. C раннего утра они уже сидят в офисах, уходят домой затемно, работают в обеденный перерыв, в выходные и праздники. Увы, их работа нередко оказывается непродуктивной. Автор книги предлагает решение этой проблемы. Он подробно рассматривает вопросы управления временем, личной эффективности и сосредоточенности на поставленной задаче и формулирует полезные рекомендации для тех, кто занят интеллектуальным трудом. Несмотря на то что советы автора кажутся очевидными, они помогут читателю обрести уверенность в себе и найти конкретные пути к реализации целей. Рекомендуем эту полезную книгу специалистам, руководителям, работникам умственного труда и всем, кто хочет научиться лучше управлять собственным временем и работать более продуктивно.

Краткое содержание

Станьте организованнее

Чтобы навести порядок в собственной жизни и повысить свою продуктивность, следует прежде всего сформулировать собственные цели и определить их приоритетность. Найдите на это время. Помните о желаемых результатах и не отвлекайтесь от главной цели на малозначимые задачи.

Систематизация целей

Чтобы организовать свою жизнь, следуйте плану из шести этапов: 

1. Записывайте все. Зафиксируйте в письменном виде все задачи, которые необходимо выполнить для достижения поставленных целей. 

2. Распределите задачи по срокам выполнения. Сгруппируйте задачи по времени, необходимому для их выполнения. Начните с целей, которых вы хотите достигнуть через пять лет или еще позже: к примеру, стать партнером в компании. Затем составьте список целей на период от полугода до двух лет: скажем, удвоить объем продаж новейшего продукта, выпущенного вашей компанией. И, наконец, составьте список еженедельных заданий – таких, как сдача отчетов о проделанной работе. Записывая каждую из задач, не забудьте упомянуть и шаги, которые вам придется в связи с ней предпринимать. 

3. Определитесь с приоритетностью целей. Прежде всего, ответьте на вопрос: “Что я хотел бы сделать?” Затем спросите себя: “Что я умею?” Подумайте: “Какую пользу я мог бы принести?” На основании своих ответов на эти вопросы оцените приоритетность целей, пользуясь шкалой от 1 до 10. 

4. Расставьте задачи в порядке приоритетности. Задачи, которые приближают вас к достижению целей, можно назвать задачами, открывающими возможности. Задачи, которые вы выполняете по требованию начальства или служебной необходимости, – это “предписанные” задачи. Оцените каждую из них по шкале от 1 до 10. 

5. Оцените распределение своего времени. Определите, сколько времени вы тратите на достижение целей, а сколько – на сопутствующую текучку. На что у вас уходит больше времени – на непосредственное выполнение ваших обязанностей или на другие задачи? Способствует ли ваш график выполнению приоритетных задач?

6. Устраните несоответствие между приоритетами и затратами времени.Составьте список дел, где в верхних строчках окажутся наиболее приоритетные задачи. Установите срок выполнения каждой задачи. Для низкоприоритетных задач укажите приблизительное время их завершения. Регулярно проверяйте список и вносите в него необходимые изменения, следя за тем, чтобы он не становился чересчур длинным. 

Исследование, нацеленное на результат

Работники умственного труда постоянно имеют дело с большими объемами информации. При отсутствии твердого плана работы с данными время нередко уходит на бессмысленные мелочи. Чтобы избежать этой проблемы, никогда не забывайте о своей цели. Сформулируйте “ориентировочные выводы, которые составят основу вашей работы” и помогут вам отделить действительно важные данные от малозначащих деталей.

Начиная исследование, тщательно обдумайте тему, составьте список наиболее приоритетных вопросов и наметьте их возможные решения. Таким образом проводя исследование, вы сможете сосредоточиться на анализе, а не на описаниях. Сформулируйте свои выводы в виде гипотез, которые в ходе работы вы сумеете доказать или опровергнуть. Оставайтесь восприимчивы к новой информации – только в этом случае вы легко поймете, какие именно выводы следуют из собранных вами данных, и сможете двигаться в верном направлении.

Будьте готовы к тому, что в ваши предварительные гипотезы придется вносить изменения. Регулярно оценивайте их по мере того, как продвигается ваш проект. Не откладывайте работу на последний момент. Поставьте себе точные сроки окончания определенных этапов работы. Если у вас масштабное исследование, разбейте его на несколько более мелких проектов, установив даты их завершения таким образом, чтобы они позволили в срок окончить все исследование. Если вам сложно соблюдать установленные сроки, попросите кого-нибудь из коллег контролировать ваши отчеты по каждому этапу работы.

Оценивайте свои достижения по результатам, а не по времени, затраченному на работу. Возможно, это идет вразрез с традициями вашей компании, что особенно характерно для фирм с почасовой оплатой работы специалистов. Кроме того, многие организации больше смотрят на то, проводите ли вы все рабочее время в офисе, нежели на эффективность вашего труда. Действительно, подобный подход глубоко укоренился в нашей культуре, однако на практике он оказывается непродуктивным. Оценивайте работу ваших подчиненных по ее результатам, а не по тому, сколько времени они проводят за рабочим столом.

Сосредоточьтесь на результате

Занимаясь интеллектуальным трудом, вы всегда рискуете отвлечься от главного, решая незначительные вопросы. Не тратьте время попусту, чтобы добиться совершенства в деталях. На ранних стадиях и ближе к середине проекта сосредоточьтесь на том, чтобы завершить работу в целом. Когда вы закончите проект, можете редактировать его сколько угодно, чтобы в итоге превратить среднее по качеству исследование в настоящий шедевр.

Время – самый ценный ресурс. Выполняя бумажную работу, пользуйтесь главным правилом: проблемы надо решать сразу! Выделите определенное время на проверку электронной почты и не бросайтесь читать каждое письмо, как только оно упадет в ваш ящик. Выполняйте несколько задач одновременно, если это возможно, но делайте это с умом: например, во время встречи с клиентами не стоит проверять почту.

Если вы решаете сразу несколько задач, разумно будет совмещать деятельность, в которую вы не так уж сильно вовлечены, – к примеру, выслушивание докладов во время телеконференции, – с работой, не требующей особенного напряжения мыслительных ресурсов.

Если вы – руководитель, не пытайтесь следить за каждым шагом подчиненных. Это раздражает коллектив, и, кроме того, такая стратегия неэффективна. Если вы определяете политику компании, сведите бюрократию к минимуму; избавьтесь от инструкций, они обычно только замедляют работу.

Организуйте распорядок дня

Вы добьетесь лучшей самоорганизации, если будете вести планировочный календарь или ежедневник, который должен удовлетворять двум условиям. Во-первых, в нем должны быть отражены все ваши задания и обязательства таким образом, чтобы вы могли видеть цель каждой назначенной встречи и с первого взгляда оценить важность любой задачи. Во-вторых, он должен быть достаточно компактным, поскольку всегда должен быть при вас. Пусть ваш график будет гибким: не следует заполнять заданиями каждую строчку ежедневника, непременно оставьте себе два “окна” по 30 минут, когда вы сможете строить планы и размышлять. Кроме того, отведите время для физических упражнений. Соблюдайте установленный распорядок дня: вставайте, ешьте и ложитесь спать ежедневно в одно и то же время.

Ваш привычный режим не должен нарушаться из-за командировок. Распланируйте все детали путешествия заранее, включая поездку в аэропорт и обратно. Подготовьте список задач на каждый день командировки, руководствуясь целями своей поездки. Не берите с собой слишком много вещей. Воспользуйтесь сумкой на колесиках и не сдавайте вещи в багаж.

Совещания

Совещания способны сделать работу более продуктивной, если, конечно, они правильно организованы. Тем не менее во многих случаях они не имеют смысла и лишь бесцельно пожирают ваше время. Не устраивайте совещания лишь для того, чтобы снабдить коллег новой информацией: лучше разошлите ее по электронной почте. По возможности используйте формат видеоконференции. Если совещание неизбежно, пусть в нем участвуют лишь те, кому это необходимо. В идеале совещание длится не больше часа, но в любом случае его продолжительность не должна превышать полутора часов. Составьте повестку дня и придерживайтесь ее. Чтобы уменьшить количество совещаний, выделите хотя бы один рабочий день в течение месяца, когда их не будет совсем.

Читать, писать, выступать эффективно

Большинство работников умственного труда регулярно имеют дело с письменными материалами. Постарайтесь научиться вычленять структуру книг, статей и докладов, которые вы читаете по работе. Просмотрев оглавление, вы без труда получите представление о содержании книги. Также весьма информативными окажутся введение и заключение. Кроме того, об основных мыслях, изложенных в ней, вам расскажут названия глав. Учитесь читать бегло, проглядывая лишь первую фразу или две в каждом абзаце. Секрет эффективного чтения заключается вовсе не в том, чтобы научиться читать быстро все слова подряд, а в том, чтобы прочитывать меньше слов.

Когда вам приходится составлять какой-либо письменный документ, для начала изложите свои мысли в самом общем виде. Устройте мозговой штурм, чтобы родилось побольше идей, касающихся нужной вам темы. Затем логически структурируйте свои мысли. Любой текст должен состоять из введения, основной части и заключения. Во введении автору следует обозначить тему своей работы, контекст и пояснить, о чем пойдет речь далее. Что касается основной части, ее лучше разбить на главки, используя подзаголовки, – так вы поможете читателям лучше ориентироваться в документе. Помните: каждый параграф следует начинать с фразы, дающей достаточно полное представление о его содержании. Откажитесь от длинных предложений в пользу коротких. Заключение – это не краткое содержание документа, а та его часть, где излагаются уроки из всего изложенного ранее, наиболее важные выводы или основные рекомендации.

Прежде чем выступать перед аудиторией, соберите информацию о людях, к которым вы будете обращаться. Так же как и письменный текст, устное выступление состоит из вступления, основной части и заключения. Заранее напишите план выступления. Начните с шутки или просто улыбнитесь, затем обозначьте, о чем вы будете говорить. Что касается основной части, вы можете структурировать свое выступление одним из двух способов. Первый: сначала сформулируйте проблему, затем проанализируйте ее и, наконец, предложите решение. Второй: рассмотрите вопрос со всех сторон, выскажите свое мнение и предложите новое видение проблемы. Не забывайте, что главная цель выступления – заставить слушателей согласиться с вашей точкой зрения. Чтобы быть более убедительным, используйте для иллюстрации истории из жизни. Заключение речи должно быть эмоциональным. И помните: чем больше времени вы потратите на подготовку, тем меньше будете нервничать. Есть еще один секрет спокойствия: приходите в зал, где вам предстоит выступать, заранее.

Разумное руководство

Лучшие руководители делегируют свои полномочия. Обозначьте цели проекта, после чего предоставьте вашим подчиненным самые широкие полномочия – и пусть они сами позаботятся о том, чтобы выполнить поставленные вами задачи. Дайте им почувствовать независимость – лишь тогда они смогут по-настоящему отвечать за свою работу. Приглашайте в компанию толковых людей, способных продуктивно работать в самых сложных обстоятельствах. В ходе интервью просите соискателей рассказать о себе и своих профессиональных достижениях, о том, что их по-настоящему волнует – тогда вы сможете оценить их стиль мышления. Решающим качеством должен быть потенциал сотрудника, а не его опыт.

Относитесь к собственному начальнику с таким же вниманием, как и к своим подчиненным. Убедитесь, что точно знаете, какие задачи поставил перед вами ваш босс и как будете достигать намеченных им результатов. Регулярно просите у него отзывы о своей работе. Общайтесь с ним наиболее удобным для него образом: по электронной почте, с помощью компьютерных видеоприложений (таких как Skype или iChat), по телефону или лично.

Приноровитесь к стилю управления, который демонстрирует ваш начальник; проявляйте профессиональную лояльность и избегайте конфликтов. Если вы не одобряете какую-либо идею босса, сообщите об этом бесстрастно: говорите о том, как решить проблему и улучшить ситуацию, но не переходите на личности. Поддерживайте авторитет начальства.

Планирование карьеры

Вы только начинаете карьеру? Тогда оцените свои умения и навыки и решите, какими задачами вам хотелось бы заниматься. Если вы уже много лет работаете в какой-либо области, подумайте, хотите ли вы двигаться в том же направлении или, быть может, вам стоит попробовать нечто новое. Инвестируйте в себя: идите учиться, чтобы приобрести новые навыки или дополнительное образование.

Любой выбор, который вы делаете в области карьеры, требует от вас ряда последовательных шагов. Каждый шаг несет с собой перемены. Не просто принимайте их – радуйтесь им! Следите за инновациями в своей профессиональной сфере и постарайтесь использовать их для карьерного роста. Не забывайте о своих долгосрочных целях. Стремитесь к позиции, которую хотели бы занять в будущем и которая позволит вам быть счастливым и найти баланс между работой и личной жизнью.

Об авторе

Роберт Поузен – старший преподаватель Гарвардской школы бизнеса, сотрудник Брукингского института, бывший председатель совета директоров MFS Investment Management.

Цитаты

● “В каждой компании есть сотрудники, которые тратят много времени на бессмысленные задачи”.

● “Большинство специалистов прекрасно понимают, как они тратят деньги, не имея при этом ни малейшего понятия о том, как они распоряжаются собственным временем”.

● “Секрет успешного управления графиком – выделение времени на размышления. Не стоит стремиться постоянно чем-то заниматься”.

● “Специалисты, которые пытаются делать все идеально – независимо от важности дела, – быстро понимают, что увязли в болоте низкоприоритетных задач”.

● “В работе нужно руководствоваться не только основами экономики, но и собственными принципами”.

● “Культура многих компаний из сферы услуг – юридических или консалтинговых – ставит время работы превыше результатов”.

● “Когда вы разрешаете подчиненным принимать решения в рамках проектов, они чувствуют ответственность за результат и поэтому начинают работать усерднее”.

● “Чтобы быть эффективным сотрудником, нужно внимательно относиться к коллегам – при построении отношений возьмите инициативу в свои руки, вне зависимости от должности сотрудника”.

● “К сожалению, часто совещания не ориентированы на достижение целей”.

● “Если вы похожи на большинство специалистов, то, скорее всего, знаете, что тратите не более половины времени на главные цели”.

● “Если вы не можете работать, не установив конкретный срок, определите несколько промежуточных сроков”.

● “Хронические прокрастинаторы платят высокую цену за свою привычку”.