Методические рекомендации по разработки инструкции по делопроизводству

Методические рекомендации по разработки инструкции по делопроизводству

Методические рекомендации по разработки инструкции по делопроизводству




Скачать файл - Методические рекомендации по разработки инструкции по делопроизводству

















В организациях любого типа и любой формы собственности создаются документы, в которых отражаются различные стороны их деятельности: Организация работы с документацией является важным аспектом деятельности организаций, особенно тех организаций органов законодательной и исполнительной государственной власти, органов местного самоуправления , для которых составление и оформление управленческих документов составляет основной результат деятельности. В целом в любой организации от состояния работы с документами, качества их составления и оформления зависит не только оперативность и результативность принимаемых решений, сроки их реализации, но и юридическая сила и информационная достоверность документа, позволяющая определить срок его хранения, и способствующая формированию полноценного Архивного фонда. Исходя из этого, данные методические рекомендации рассматривают порядок разработки и оформления Инструкции по делопроизводству в организациях. Памятка предназначена для работников государственных архивов, муниципальных архивных органов и учреждений, осуществляющих функции формирования Архивного фонда, а также для работников служб документационного обеспечения управления и архивов организаций, независимо от их организационно-правовой формы. Инструкция по делопроизводству далее — Инструкция — нормативно-методический документ организации, устанавливающий единые правила работы с документами, регламентирующий порядок их составления и оформления прохождения и исполнения, а также учета и обеспечения сохранности с целью их дальнейшего использования. Инструкция должна отражать как общие правила, так и специфические особенности работы с документами, характерные для конкретной организации. Наряду с Инструкцией в организациях могут применяться в аналогичных целях другие нормативно-методические документы: Нормативную базу Инструкции СТП, Регламента и др. Основными нормативными актами федерального уровня, на основании которых в настоящее время разрабатываются инструкции, являются: Основное назначение Типовой инструкции — рациональная организация делопроизводства федеральных органов исполнительной власти, унификация состава и форм их управленческих документов. На практике Типовая инструкция может быть использована как нормативная основа при разработке индивидуальных инструкций не только федеральных органов исполнительной власти, но и других организаций федерального подчинения, а также предприятий, коммерческих организаций, организаций здравоохранения, культуры, образования и др. Следует отметить, что сегодня в условиях функционирования рыночной экономики многие российские предприятия, компании, другие хозяйственные организации, осуществляющие свою деятельность, в том числе и за рубежом, внедрили у себя международные стандарты ИСО системы менеджмента качества. В этой связи перед ними встал вопрос установления единых требований стандартов не только в вопросах производства, но и в сферах информационных технологий и документационного обеспечения управления, как составных частей общей системы управления качеством. Стандарт разработан на основе международного стандарта ISO ГОСТ Р ИСО предназначен для руководителей организаций, специалистов в области управления информацией, лиц, обязанных создавать и сохранять документы. В отличие от отечественных нормативно-правовых документов по делопроизводству, делающих акцент на вопросах, связанных с составлением и оформлением документов и приданием документам юридической силы, ГОСТ Р ИСО рассматривает делопроизводство организации как технологический процесс, направленный на повышение эффективности продвижения, доставки, упрощения доступа к документам и их использования. Стандарт содержит также методические рекомендации по проектированию и внедрению систем управления документами. Так как государство законодательно не распространило на частный сектор экономики действие имеющихся нормативно-правовых актов по документационному обеспечению управления, ГОСТ Р ИСО может служить, наряду с другими актами нормативной основой при разработке инструкций для промышленных предприятий и организаций негосударственных форм собственности. Одним из основных нормативных документов, устанавливающих правила оформления управленческой документации является ГОСТ Р 6. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Стандарт принят постановлением Госстандарта России от 03 марта г. ГОСТ устанавливает виды бланков документов и требования к ним, состав реквизитов организационно-распорядительных документов и порядок их оформления, схемы расположения реквизитов в бланках документов. Стандарт не носит обязательного характера и не является документом прямого действия, в связи с чем, внедрение в практику делопроизводства организаций его положений осуществляется через Инструкцию. Наряду с общими положениями стандарта в Инструкции могут быть отражены особенности оформления документов, вызванные спецификой деятельности конкретной организации. Кроме указанных нормативных актов при разработке Инструкции в качестве нормативной базы могут использоваться и другие федеральные законы, правила стандарты и т. Для любой организации актуальны вопросы защиты информации, и они, безусловно, должны найти отражение в Инструкции. Система и порядок защиты информации в организации должна опираться на положения федеральных законов: В настоящее время в практику делопроизводства органов государственной власти и органов местного самоуправления и особенно негосударственных структур все активнее внедряются электронные документы. Их растущие объемы вызвали к жизни ряд отдельных нормативных правовых актов, как федерального уровня, так и для отдельных отраслей и конкретных организаций. На сегодняшний день действующей нормативной базой использования электронных документов является вышеназванный федеральный закон о защите информации, устанавливающий равенство бумажного и электронного документа, а также Федеральный закон от 10 января г. Возможна также ссылка при разработке Инструкций на федеральные и ведомственные нормативные акты, касающиеся конкретных вопросов и ситуаций, связанных с использованием в делопроизводстве электронных документов. Так, например, использование электронных документов узаконено Федеральным законом от 21 июля г. Статья 89 закона устанавливает порядок составления заявки в электронной форме. Другим примером может служить Временное Положение о правилах обмена электронными документами между Банком России, кредитными организациями филиалами и др. В делопроизводстве органов законодательной и исполнительной государственной власти, органов местного самоуправления, организаций, осуществляющих контрольно-надзорные функции значительный объем составляет документация, связанная с рассмотрением обращений и жалоб граждан. При разработке Инструкции для указанной категории организации следует учитывать положения Федерального закона от 02 мая г. Таков перечень основных нормативных актов, используемых в качестве нормативной базы Инструкции. Процедура разработки Инструкции включает в себя следующие этапы:. При проведении первого этапа разработки Инструкции необходимо изучить:. Особое внимание при изучении фактически действующего в организации порядка работы с документами следует обратить на:. Необходимое для разработки Инструкции обследование следует провести во всех структурных подразделениях. Большую помощь наряду с изучением нормативных и методических документов при обследовании может оказать опрос руководителей и лиц, ответственных за работу с документами. Разработка Инструкции должна начаться с определения ее структуры как документа нормативно-методического характера. Имеющиеся нормативные акты в области документационного обеспечения управления не определяют структуру Инструкции. Состав ее разделов, их последовательность, состав и содержание приложений к Инструкции определяются организацией-разработчиком, в том числе с учетом специфики ее деятельности, определяющей отдельные особенности организации работы с документами. Содержание Инструкции должны составлять положения, регламентирующие документирование управленческой деятельности и организацию работы с документами. Основными разделами Инструкции стандарта предприятия, регламента, правил и др. Раздел полностью должен базироваться на государственном стандарте на организационно-распорядительную документацию ГОСТ Р 6. Содержание раздела рекомендуется излагать в следующей последовательности:. Особое внимание при составлении и оформлении раздела следует обратить на вопросы формирования бланков документов. Необходимо помнить, что при оформлении организационно-распорядительных документов должны применяться следующие виды бланков:. При выборе форматов бланков целесообразно внедрить в практику делопроизводства организации бланк формата А5 х мм для оформления документов независимо от их вида , содержание которых не превышает 10 строк, отпечатанных через один интервал. Следует также оговорить расположение угловое или продольное реквизитов в бланке. Содержание подраздела, излагающего особенности составления и оформления отдельных видов документов рекомендуется излагать в следующей последовательности видов документов:. Учитывая широкое использование в работе с документами компьютерных технологий целесообразно включить в соответствующий подраздел описание порядка оформления документов в электронном формате шрифты, порядок подписания и удостоверения. Поскольку при оформлении определенных разновидностей документов организации используются печати, штампы, в Инструкции должен быть установлен порядок их применения, учета и хранения, а также копирования и тиражирования документов. Вопросы регистрации документов и контроля их исполнения, ввиду значимости в системе документационного обеспечения управления организации могут составлять самостоятельный раздел Инструкции. При проведении первого этапа работы по составлению Инструкции следует определить:. В таком же порядке может быть описано документирование работы коллегиального или совещательного органа управления организации Коллегии, Совета директоров, Ученого совета, комиссии. Подраздел, характеризующий вопросы подготовки документов и дел к передаче на архивное хранение включает в себя:. Организация и порядок передачи дел на ведомственное хранение сроки передачи, состав передаваемых дел, виды документов, по которым передаются дела и т. При наличии действующего Положения об архиве организации, включающего в себя описание порядка передачи дел в архив, в Инструкции может быть сделана необходимая ссылка на соответствующий раздел Положения об архиве. В Инструкции организаций, являющихся источниками комплектования государственных или муниципальных архивов может быть включено описание порядка передачи дел на постоянное хранение. Учитывая, что Инструкция является не только организационно-правовым документом, но и играет роль определенного методического пособия для работников организации, связанных в своей деятельности с составлением и оформлением управленческих документов организацией документооборота, хранением документов к ней делаются необходимые приложения. Прилагаемые к Инструкции виды документов, образцы бланков, образцы учетно-регистрационных форм, классификаторов и др. В приложения к Инструкции могут включаться также и другие разновидности документов, формы и сведения, помимо указанных в п. Инструкция оформляется на общем бланке организации, подписывается составителем, визируется руководителем структурного подразделения должностным лицом , осуществляющего функции документационного обеспечения управлении организации, после чего утверждается руководителем организации и вводится в действие распорядительным документом. Инструкция организации, являющейся источником комплектования государственного либо муниципального архива, до утверждения ее руководителем организации согласовывается экспертно-проверочной комиссией Управления архивами Свердловской области. Инструкция может уточняться либо перерабатываться в связи с отменой государственных и ведомственных нормативных актов, государственных стандартов, на основе которых она была разработана, а также в случае коренного изменения структуры организации, расширении сужении ее задач и функций, повлекших изменение состава и видов управленческой документации, а также системы документооборота. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти утв. Типовая инструкция по делопроизводству в исполнительных органах государственной власти Свердловской области утв. Постановлением Правительства Свердловской области от 29 июня г. Разработка нормативных документов по документационному обеспечению организации. На основе ГОСТ Р 6. Инструкция по делопроизводству организации 4 1. Общая характеристика 4 1. Нормативная база инструкции 4 2. Порядок разработки Инструкции 8 3. Структура Инструкции 10 4. Приложения к Инструкции 14 5. Оформление Инструкции 16 Список использованной литературы Методические рекомендации не распространяются на организацию N 'Об утверждении Основных требований к концепции и разработке проектов Инструкция устанавливает единые требования к организации работы Основными видами работ, обеспечивающими правильную организацию документов в делопроизводстве , являются составление Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в Подписанные приказы распоряжения Министерства по основной При составлении инструкций , положений и

Об утверждении Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (не нуждается в госрегистрации)

Светильники череповец каталог товаров

1983 год какого животного совместимость

Последние статьи

Заявление о приеме на работу от руки

Айфон в разобранном виде

Насыров моя история текст

Схеме реле 231.3747

Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти

Тест какой спорт тебе подходит для мальчиков

Махорт н проблема мотивации в трудовой деятельности

Полное расписание кубка конфедераций

Последние статьи

Мировой суд судебного участка

Тест на профессию на андроид

Судебные переводы спб

Report Page