Как привести дела в порядок

…Поехали!
Физический сбор

Ваша первая задача – оглядеться вокруг, найти все, что лежит не на своем месте, и положить это в свой лоток. Вас интересуют все незавершенные дела – все дела, по поводу которых нужно принять решение. Все это попадает в ваш лоток, чтобы позднее вы могли с этим работать.
Что может остаться
Лучший способ решить, что должно попасть в лоток для входящих документов, – это точно понять, что туда попасть не должно. Вот четыре категории вещей, которые могут остаться на своих местах:

• расходные материалы;
• справочные материалы;
• элементы декора;
• оборудование.

Расходные материалы
 – это все, что вам нужно, потому что вы постоянно этим пользуетесь: канцелярские товары, визитки, марки, степлер, стикеры, зажимы для бумаг, стержни для шариковых ручек, батарейки, бланки, которые вы время от времени заполняете, канцелярские резинки и т. п. У многих на работе есть отдельный ящик для личных вещей, где лежат зубная нить, бумажные платочки, пластинки для свежести дыхания и т. д.

Справочные материалы

 – все, что вы храните, потому что вам может понадобиться эта информация: руководство по вашему ПО, меню с едой навынос из соседних кафе, расписание спортивных тренировок вашего ребенка или список внутренних добавочных номеров. В эту категорию попадает вся контактная информация: адреса и номера телефонов, а также любые материалы, которые могут пригодиться по проектам и отдельным темам, а также такие источники, как словари, энциклопедии, альманахи и архивы корпоративных отчетов. Сюда же относятся книги и журналы, которые вы можете хранить как личную библиотеку.

Элементы декора
 – фотографии семьи, предметы искусства, забавные и вдохновляющие вещицы, прикрепленные к доске для объявлений в офисе. Сюда можно отнести разные таблички, сувениры и/или растения.

Оборудование
 – очевидно, что это ваш телефон, компьютер, принтер, сканер, корзина для мусора, мебель, часы, зарядное устройство, ручки и блокноты.

Несомненно, многие ваши вещи попадают в одну из этих категорий. По сути, это ваши инструменты и устройства, не требующие никаких действий. Все остальное отправляется в лоток для последующего разбора. При этом многое из того, что вы изначально определили как принадлежности, справочные материалы, элементы дизайна или оборудование, все же может потребовать каких-то действий.

Например, информация или материалы, хранящиеся у большинства людей в ящиках стола, на полках, на доске для объявлений, в цифровых файлах, как правило, либо уже устарели, либо их следует хранить как-то иначе. Все эти вещи должны попасть в корзину «Входящие». Точно так же если в ящике стола, где вы храните канцелярские принадлежности и личные вещи, беспорядок, это можно считать незавершенной задачей, с которой нужно справиться. Фотографии ваших детей недавние или сделаны несколько лет назад? Вам действительно нравится та картина на стене? А мебель в офисе расставлена именно так, как нужно? Настроен ли компьютер, как вам удобно? Цветы в офисе еще живые или уже засохли? Иными словами, следует разобраться также с принадлежностями, справочными материалами, элементами дизайна или оборудованием, если они не выполняют свои функции, как должно.

Некоторые аспекты процесса сбора
В процессе сбора вы можете столкнуться с одной из следующих проблем:
• у вас гораздо больше вещей, чем вмещает лоток;
• вы отвлекаетесь на систематизацию;
• у вас уже есть какие-то вещи, которые вы собрали и систематизировали;
• вам попалось нечто важное, что вы хотите иметь перед глазами.

Что делать, если предмет не помещается в лоток?

Если вы не можете поместить какой-то предмет в лоток, напишите для себя на листе бумаги напоминание, которое заменит этот предмет. Например, если у вас за дверью висит постер или картина, просто напишите на листе бумаги: «Картина за дверью» и положите это напоминание в корзину «Входящие».

Не забудьте поставить дату: это может пригодиться. Если в вашей организационной системе наберется слишком много подобных напоминаний, замещающих что-то, полезно знать, когда было написано напоминание. Это хорошая привычка – датировать все, что вы записываете: от записок своему помощнику, сообщений голосовой почты, которые вы фиксируете в блокноте, до заметок, которые делаете в ходе телефонного разговора с клиентом. Цифровое устройство с функцией определения даты может быть полезно по той же причине. Три процента случаев, когда эта маленькая информация окажется для вас чрезвычайно нужной, стоят того, чтобы выработать у себя эту простую привычку.

Что если стопка собранных документов не помещается в лоток?

С этим сталкивались 98 процентов моих клиентов: собранная стопка материалов оказалась слишком большой, чтобы ее можно было поместить в лоток для входящих документов. В этом случае просто разложите все получившиеся стопки возле лотка, может быть, даже на полу. В конце концов, по мере того как вы будете обрабатывать и систематизировать эти материалы, вам удастся от них избавиться. Не забудьте, что стопки документов, которые вы обрабатываете, должны явно отличаться от всех остальных.

Избавляйтесь от мусора
. Если сразу понятно, что какие-то материалы вам больше не понадобятся, не тяните – выбрасывайте их. Последовав этому совету, некоторые мои клиенты впервые в жизни навели порядок в центральном ящике своего стола!

Если вы не уверены, что это за материал и стоит ли его хранить, положите его в корзину «Входящие». Вы решите это позже, когда приступите к ее разбору. Однако что точно не следует делать, так это полностью переключаться на процесс принятия решений по поводу каждого материала. Это требует иного психологического настроя, чем процесс сбора материалов, а потому их лучше разделить. В любом случае вам придется подумать, что делать с тем или иным материалом, попавшим в корзину «Входящие», и принять правильное решение будет гораздо проще, если у вас верный настрой. Цель процесса сбора заключается в том, чтобы определить все, что требует вашего дальнейшего внимания, как можно быстрее, наметить план дальнейших действий.

Не стремитесь сделать все сразу!
Многие не могут устоять перед соблазном за раз навести порядок во всем офисе (или во всем доме). Это вполне возможно при условии, что вы сумеете найти время на весь процесс (по крайней мере неделю). В противном случае лучше разбить работу на этапы и выполнять их как маленькие проекты с соответствующими напоминаниями, например «Навести порядок в ящике» или «Убраться в шкафу в офисе».

Не позволяйте себе увлечься и навести порядок на одном участке работы, но при этом упустить весь процесс управления действиями. Это может занять больше времени, чем кажется, а ваша цель – разобрать и систематизировать все материалы, а затем организовать систему как можно быстрее.
Ни одному человеку, умеющему читать, не удастся навести порядок на чердаке.
Энн Ландерс
Как быть с задачами, которые уже внесены в список дел?

Вполне вероятно, что у вас уже есть списки дел и какая-то система, которыми вы пользуетесь. Тем не менее, пока вы не изучите внимательно данную модель управления рабочим процессом и не начнете ею пользоваться, рекомендую вам относиться к своим спискам как к тому, что требует дальнейших действий, как и все остальное в вашей корзине «Входящие». Ваша система должна быть целостной и последовательной, и, чтобы добиться этого, нужно провести переоценку всего по единым критериям
[23]
.

«Мне же нужно было это сделать!..»

Часто в процессе сбора люди находят бумагу или документ, который заставляет их воскликнуть: «Боже мой! Это совершенно вылетело у меня из головы! Я же должен был это сделать!» Это может быть напоминание о том, что нужно было позвонить кому-то два дня назад, или комментарии, оставшиеся с деловой встречи, о том, что следовало сделать несколько недель назад. Они не хотят помещать эту бумагу вместе с остальными в корзину «Входящие» просто потому, что боятся снова упустить это из виду.

В таком случае прежде всего спросите себя, действительно ли вам нужно выполнить эту задачу прямо сейчас и прервать первоначальный процесс. Если да, разберитесь с этой задачей безотлагательно. Если нет, просто положите в корзину «Входящие». Вы в любом случае приступите к обработке материалов из этой корзины в ближайшем будущем, так что эта бумага не потеряется.

Если вы не можете разобраться с задачей в данный момент и вам нужно, чтобы напоминание о ней постоянно находилось у вас перед глазами, создайте «чрезвычайную» стопку с такими бумагами в зоне досягаемости. Это не идеальное решение, но оно сработает. Помните, что возможное беспокойство будет проявляться сильнее, когда вы начнете более ясно осознавать спектр задач. Создайте для себя любую поддержку, которая вам нужна.
Начните с рабочего стола

Вы готовы? Отлично. Начинайте складывать все вещи с рабочего стола в корзину «Входящие». Часто прямо у вас под рукой скапливается множество вещей, которые нужно туда отправить. У многих такой корзиной становится вся поверхность рабочего стола. Если вы из их числа, то на столе скопились несколько стопок с документами и материалами. Начните с одного конца стола и постепенно продвигайтесь вперед, разбираясь со всем, что попадается на глаза. Как правило, это:

• стопки писем, напоминаний, отчетов, справочных материалов;
• записки на стикерах;
• стопки визиток;
• счета;
• заметки с деловых встреч.

Не поддавайтесь соблазну сказать, как сначала это делают практически все: «Я знаю, что в этой стопке, пусть она здесь и остается». Именно это уже не сработало раньше, и потому всю стопку нужно отправить в лоток для входящих документов. В моей практике еще не было человека, который не испытал бы огромного облегчения после того, как все-таки поборол себя и пропустил свои привычные стопки документов через эту систему.

Легко сопротивляться и стараться не касаться ничего, что может потребовать от вас напряжения мысли.
По мере того как вы наводите порядок на своем рабочем столе, подумайте, не хотите ли вы сменить какую-то технику или оборудование. Устраивает ли вас система телефонии? Ваш компьютер? Сам рабочий стол? Если вы хотите что-то заменить, сделайте себе напоминание об этом и поместите его в корзину «Входящие».
Ящики стола

Затем возьмитесь за ящики стола, если они имеются: один ящик за раз. Есть там что-то, что требует вашего внимания или действий? Что-то ненужное? Если да, поместите напоминание об этом в корзину «Входящие». Воспользуетесь ли вы этой возможностью, чтобы навести порядок в ящиках и систематизировать их содержимое или просто напишете себе напоминание сделать это позже, зависит от того, сколько у вас времени и насколько заполнены ваши ящики.
Все горизонтальные поверхности

Очистите все горизонтальные поверхности в офисе, уберите все, что лежит на столе, на полках, на шкафу, на подоконнике, что там находиться не должно. Нередко там скапливаются стопки справочных материалов, письма, отчеты, разные папки и сопутствующие материалы. Соберите все.

Возможно, вы найдете справочные материалы, которыми пользовались, но не положили на место. Если у вас не займет много времени поставить их обратно в шкаф, сделайте это. При этом не забывайте анализировать, не требует ли этот материал каких-то действий, прежде чем вы отложите его на хранение. Если да, поместите его в корзину «Входящие», чтобы разобраться с ним позже.
Внутри шкафов

Приступим к шкафам. Что там внутри? Шкафы – идеальное место для хранения объемных справочных материалов и разных принадлежностей, при этом велик соблазн спрятать туда то, что вам больше не нужно. Нет ли в вашем шкафу сломанных или ненужных вещей? Часто у моих клиентов я нахожу там целые коллекции предметов, которые когда-то были важны для их хозяев, но теперь потеряли актуальность. Один из моих клиентов, страховой агент, выбросил почти три десятка грамот и наград, которые собрал за многие годы работы.

Подумайте, действительно ли так важны для вас те вещи, которые вы собирали и хранили.
Опять-таки, если вы столкнулись с тем, что вам нужно что-то очистить и систематизировать, напишите себе напоминание и поместите в корзину «Входящие».
Полы, стены и полки

Нет ли на доске для объявлений информации, требующей вашего внимания? Не висит ли на стенах что-либо, чего там быть не должно? А как насчет картин, предметов искусства, табличек и элементов декора? Чем заняты ваши полки? Есть ли там книги, которые нужно прочитать или отдать? Стоят ли там каталоги, руководства или папки с устаревшей информацией или требующие каких-либо действий? Лежат ли стопки бумаг на полу? Переместите их поближе к своему лотку для входящих документов, чтобы позже разобрать их и систематизировать.

Оборудование, мебель, технические устройства
Хотите ли вы что-либо изменить в организации вашего рабочего пространства в офисе? Все ли техническое оборудование исправно? Достаточно ли освещения? Если вы хотите что-то изменить, то знаете, что делать: напишите напоминание и поместите его в лоток.
Другие места хранения

В зависимости от того, на каком уровне вы планируете осуществить этот процесс, возможно, вы проведете аналогичный сбор материалов в других местах, где обычно храните вещи. Как уже отмечалось в предыдущей главе, если вы намерены полностью освободить сознание от запоминания задач, навести порядок нужно во всех системах планирования.
Не позволяйте задачам, которые вы считаете «не столь важными», тратить вашу энергию и внимание.

Для некоторых моих клиентов было чрезвычайно полезно провести такой же процесс сбора всех материалов дома, а также там, где им еще приходится работать, помимо офиса. Часто именно там они попадали в ловушку «не столь важных дел», которая отнимала у них много энергии.
Речь не о том, чтобы выбрасывать то, что вы хотите оставить
Мой совет нередко ошибочно воспринимают как радикальный минимализм. Но все совсем наоборот: если вы не хотите что-то выбрасывать, оставьте!
[24]

В противном случае вам не даст покоя мысль, что у вас нет чего-то, что может понадобиться. Могу дать совет, как оценить и систематизировать то, что вы хотите сохранить в своей экосистеме, чтобы это не отвлекало вашего внимания. Я сам иногда веду себя как Плюшкин и не могу расстаться ни с одним предметом (например, это касается цифровых фотографий). Вопрос лишь в том, сколько у вас места для хранения и провели ли вы необходимые разграничения, чтобы то, что вы храните, не смешивалось с информацией по текущим проектам и задачам. Вам так нужны ваши двенадцать ящиков со старыми журналами и университетскими конспектами? Вам нравится, что у вас по всему офису расставлены забавные игрушки, предметы искусства и технические новинки, потому что это стимулирует творческий процесс? Отлично. В этом нет криминала, если все эти вещи вам нужны и вам ничего не требуется с этим делать в рамках системы.

Все материалы, размещенные в боте и канале, получены из открытых источников сети Интернет, либо присланы пользователями  бота. 
Все права на тексты книг принадлежат их авторам и владельцам. Тексты книг предоставлены исключительно для ознакомления. Администрация бота не несет ответственности за материалы, расположенные здесь