Как обезопасить компанию от утечки информации

1. Регламент деловой переписки

Составьте для сотрудников регламент, как правильно вести деловую переписку. Если работники будут его придерживаться, то меньше риск, что налоговики найдут в сообщениях компромат.

Объясните работникам, для чего компания разработала регламент. Будет нелишним устроить работникам обучение. Надо рассказать, как вести деловую переписку в официально-деловом стиле, что уместно обсуждать в сообщениях, а что нет.

Объясните работникам, что нельзя давать в деловой переписке свои личные контакты. Иначе инспекторы на проверке могут также вскрыть личные почтовые ящики (решение № А40-107139/17-108-1095).

Юристы компании могут проверять деловую переписку, главное, предупредить об этом участников. Это поможет выявить опасные сообщения и заранее подготовиться к вопросам инспекторов.

2. Хранение информации

Храните на рабочем компьютере только информацию о своем участии в сделках. Например, обсуждение товара, договоренности о сроках. Переписки на посторонние темы безопаснее удалять.

Чтобы удалить сведения из компьютера, недостаточно перенести файл в корзину. Даже если полностью отформатировать жесткий диск, часть информации останется. IT-специалист сможет восстановить сведения, которые были на диске. Уничтожить данные безвозвратно можно, но на это требуется около двух суток. Вряд ли такое уничтожение может быть случайным.

Некоторые компании устанавливают автоматическую очистку почты. Но переписка может еще понадобиться. Создавайте копии писем на серверах или съемных дисках. Настройте удаленный рабочий стол. Попросите сисадмина подключить еще один компьютер и открыть к нему онлайн-доступ бухгалтерии и директору. Копируйте на удаленный рабочий стол документы и ведите реестр переписок. Тогда, даже если основной компьютер сломается, сведения не пропадут.

Установите несколько разных паролей — для входа в систему, доступа к папкам и файлам. Чтобы защитить сведения, подберите надежную комбинацию с заглавными и прописными буквами, цифрами. Например, с помощью онлайн-генератора случайных паролей на sfztn.com.