Как эффективнее работать в Excel?

Как часто ты используешь Excel во время работы? Лично я - очень часто. Наверное, все знают о том, что в нем можно хранить огромное количество разнообразной информации: ссылки, статистику, номера телефонов, адреса сайтов. В Excel можно составлять различные списки, вести личные финансы и еще много чего. Но не каждый из нас умеет хорошо пользоваться этим сервисом. Сегодня я хочу рассказать о 9 самых полезных функциях, которые существенно сэкономят твое время работы с текстовой информацией в Excel.

Первая функция: СЖПРОБЕЛЫ

Эта функция очень проста, но в тоже время полезна – она удаляет все повторяющиеся пробелы. После ее применения в тексте останутся только одинарные пробелы между словами (в ячейке или выделенной части текста).

Она полезна для применения на практике, когда ты копируешь текст с какого-то ресурса, и появляются лишние пробелы. Если их не удалить – то возникнут проблемы в дальнейшей обработке информации.

Рассмотрим пример: мне нужно избавиться от пробелов в ячейке А1. Для этого я просто ввожу =СЖПРОБЕЛЫ(А1).

Вторая функция: ПРОПИСН или СТРОЧН

Данная функция отвечает за трансформацию выделенной строки в прописной (ПРОПИСН) или строчный (СТРОЧН) регистр. Она очень полезна во время редактуры текста.

Рассмотрим пример:

Третья функция: ПРОПНАЧ

Благодаря ей ты сможешь поменять все первые буквы каждого слова из строчных в прописные. Сначала может показаться, что это бесполезная функция. Но, если ты когда-нибудь проверял текст на частотность ключей при помощи различных сервисов, то точно знаешь, что все буквы трансформируются в строчный регистр. Поэтому все приходится приводить в человеческий вид, но зачем тратить на это время? Именно в такой ситуации тебе пригодится данная функция.

Четвертая функция: СЦЕПИТЬ

На мой взгляд, это самая полезная формула для SEO. СЦЕПИТЬ поможет тебе объединить содержимое из отдельных текстов в одну строку. Очень удобно то, что это может быть как простая сцепка двух и более ячеек, так и наиболее сложный вариант с подстановкой текстов в формулу.

Например, тебе нужно сцепить ячейки А1 и В1, для этого просто пропиши команду: =СЦЕПИТЬ(А1;В1). Тогда ты получишь следующий результат:

Пятая функция: СЧЁТЕСЛИ

Эта формула поможет тебе подсчитать количество ячеек в определенном диапазоне, которые подходят по выбранному критерию.

Например, нам нужно быстро проверить, насколько разбавлен ссылками лист. Чтобы сделать это, нужно посчитать все вхождения названия сайта в ячейки, введем формулу: =СЧЁТЕСЛИ(A1:A9;"domen.ru").

Скорее всего ты ничего не найдешь, если воспользуешься такой вариацией этой функции. Так как быть? Все очень просто, если ты используешь "domen.ru", то поиск будет осуществляться по жестким критериям, то есть найдется только такая ссылка. Чтобы избежать этого, нужно «разбавить» поиск, то есть преобразовать формулу (добавить звездочки). Попробуем так: =СЧЁТЕСЛИ(A1:A9;"*domen.ru*").

Шестая функция: ПОИСК и НАЙТИ

Эти несложные формулы позволят тебе легко найти расположение необходимых букв, словосочетаний или любых других символов внутри выбранной ячейки. По сути, они повторяют друг друга, за небольшим исключением: в НАЙТИ учитывается регистр, в отличие от формулы ПОИСК.

Эти функции будут крайне полезны, если тебе понадобится отсортировать большой текст по ключевым словам.

Рассмотрим их работу на примере. Допустим, тебе нужно найти словосочетание Tele в строке Telegram-канал, для этого нужно просто ввести формулу: =ПОИСК("Tele";A1).

В данном случае мы увидели число «1». Оно означает, что искомая фраза начинается с первого символа. Если запрашиваемого символа или сочетания не будет найдено, тогда вместо «1» будет следующее:

Седьмая функция: ИНДЕКС

Большинство пользователей Excel активно применяют во время работы функцию ВПР, но она обладает некоторыми ограничениями. Например, искомая информация должна быть самой первой, то есть в ячейке слева. Но, если ты будешь использовать формулу ИНДЕКС, то этого ограничения не будет. Она поможет тебе легко извлечь необходимый текст из указанной ячейки.

Например, нам необходимо «вытащить» текст из ячейки А3, вводим для этого формулу =ИНДЕКС(A1:A5;3) и получаем:

Восьмая функция: ДЛСТР

Эта функция потребуется тебе, чтобы определить длину текстового содержимого выделенной ячейки. Очень удобно использовать эту формулу, когда составляешь ограниченное по символам описание к какой-либо статье.

Например, нам нужно составить аннотацию к тексту. Она не должна превышать 400 символов, мы вводим функцию =ДЛСТР(A1), и видим, что необходимо сократить текст на 27 символов.

Девятая функция: Данные > Удаление дубликатов

Из названия понятно, что основная задача этой функции – удаление дубликатов. Предположим, что мы имеем текст на 1000 строк, в которых содержатся дубликаты многих слов. Можно избавиться от них вручную, но тогда мы потратим на это очень много времени. Поступим проще:

1. Нажимаем на шапку столбца, чтобы выделить его полностью.

2. Переходим на вкладку «Данные», кликаем на пункт «Удалить дубликаты»

3. В появившемся окне кликаем «Ок».

Работа сделана, мы сэкономили время на удаление повторяющихся слов.

Вот как она выглядит:

Конечно, в этой программе есть очень много полезных функций, но сегодня я рассказал тебе о самых востребованных и полезных из них. Пользуйся ими, чтобы сократить время работы с большими массивами информации.

Подписчики канала "Генератор Хитростей" на 77% умнее, хитрее и счастливее обычного среднестатистического человека. Присоединяйся!