Формирование и рассылка однотипных документов (Word + Excel)

Многим из нас приходилось сталкиваться с ситуацией, когда нужно подготовить кучу документов с одинаковой формой и содержанием, меняя лишь Ф.И.О. адресата или название и реквизиты компании в тексте (это могут быть кадровые документы для персонала, коммерческие предложения для клиентов, поздравления коллегам или партнерам и т.д.). Нудное копирование одного и того же файла с ручной заменой маленькой толики текста и дальнейшую ручную рассылку по почте можно автоматизировать, скоординировав действия трех Ваших помощников - Word, Outlook и Excel.

• Excel возьмет на себя формирование базы для рассылки;
• Word будет отвечать за подготовку рассылаемых документов;
• Outlook отправит все сформированные документы.

Подготовка базы для рассылки в Excel

Для начала сформируем базу для рассылки. Она представляет собой простую таблицу на листе, обязательно с шапкой и без пустых строк или столбцов. Чтобы точно быть уверенным в правильном формировании, можете преобразовать диапазон в "Умную таблицу". На листе с базой рассылки не должно быть других данных, кроме таблицы (иначе при слиянии Word может неверно определить диапазон данных).

Поля в таблице настраивайте под Вашу задачу (сотрудники, клиенты, заказчики, партнеры...). В нашем примере это список сотрудников с указанием размера премии. После формирования сохраняем файл в удобном месте.

Подготовка документа в Word.

Представим, что нашим сотрудникам на руки выплачена премия, и они должны предоставить расписку в ее получении. Чтобы не заставлять их писать от руки, подготовим все расписки сами и передадим им для подписи. Для начала сформируем шаблон документа.

Желтым цветом выделены те части текста, которые будут индивидуальны для каждого адресата рассылки. Их автоматический подбор из базы нам и нужно настроить. Для этого воспользуемся инструментом "Слияние" на вкладке "Рассылки" (нам нужен "Пошаговый мастер слияния...").

После запуска в правой части экрана появится окно мастера слияния. Нам предлагается пройти 6 шагов, чтобы выполнить поставленную задачу.

На первом шаге определяем тип документа (если нужно просто распечатать расписки - выберите "Письмо", если отправить по почте - "Электронное сообщение"). После выбора жмем "Далее".

На втором шаге выбираем документ Word, для которого будем формировать рассылку. В данном примере это текущий документ (но Вы можете выбрать шаблон или другой существующий документ). После выбора снова жмем "Далее".

На третьем шаге мы выбираем список рассылки. Так как он находится в файле Excel, то необходимо выбрать команду "Обзор..." и найти созданный ранее файл.

В появившемся окне нужно будет выбрать в файле лист, который содержит базу, а также указать, что первая строка является заголовком.

После нажатия кнопки "Ок" Word покажет окно "Получатели слияния", в котором будет отображена Ваша база рассылки из таблицы. В этом окне можно удалить получателей из рассылки, сняв галочку напротив них. Для более удобной работы есть команды сортировки, фильтрации, поиска, а также проверки адресов. Пользуйтесь, чтобы сформировать нужный список. После того, как всё будет настроено и получатели выбраны - жмём "Ок" и переходим к четвертому шагу.

На четвертом шаге нужно настроить обновляемые поля в документах. Для этого выберем те части текста, которые будут изменяться от адресата к адресату (мы помечали эти поля желтым цветом), и вставим в них поля из Базы рассылки. Пример - на гифке ниже (также гифка доступа по ссылке). После вставки в тексте появятся взятые в кавычки имена полей из таблицы Excel. Когда Вы вставите поля во все части документа - жмите "Далее" и переходите к пятому шагу.

На этом шаге Вы можете просмотреть результаты слияния, листая список получателей (стрелки под заголовком "Просмотр писем"). Если результат Вас устраивает - переходите к последнему шагу.

На последнем шаге Вы можете распечатать подготовленный пакет однотипных документов, создать отдельный файл, в котором каждый лист будет отдельной распиской, или же отправить всем адресатам сообщения (нужно будет выбрать поле таблицы Excel, в котором содержится электронный адрес, а также указать тему рассылаемого письма и все ли созданные документы следует отправить).

После того, как Вы нажмете "ОК", в Outlook будут созданы и автоматически отправлены сообщения для каждого адресата с его распиской.

Разумеется, в данной статье описан лишь общий принцип работы инструмента. В каждом отдельном случае могут возникнуть свои проблемы и тонкости. Но мы всегда готовы Вам помочь. Можете задавать Ваши вопросы по статье через нашего бота обратной связи в Telegram: @KillOfBot