Этикет ведения деловой переписки
ПРИНЦИПЫ ДЕЛОВОЙ ПЕРЕПИСКИ
Деловая переписка, по своим основным требованиям, практически не отличается от делового общения вживую. Ведите переписку вежливо! Не ходите «вокруг да около», правильно и чётко излагайте свои мысли, цените свое и чужое время. Помните о нейтральности тона письма, официальном языке общения и напрочь забудьте о шутках и смайликах, иначе Вы можете показаться не серьезным человеком. Не теряйте логическую цепочку своей речи и соблюдайте субординацию. Это зарекомендует Вас как делового человека, с которым приятно работать.
БЛАНК
Первое, по чему будут судить о Вашей компании либо о Вас самих – это по тому, как выглядит бланк письма. Позаботьтесь о правильном и аккуратном его оформлении, о точности реквизитов. Не забудьте указать полное название компании либо физического лица, официальный и фактический адрес, факс, электронные почты и телефоны для связи. Так же, укажите, кому письмо адресовано. Вначале письма стоит указать его жанр: ходатайство, заявление, запрос, предложение, благодарность и т.д. Эти советы помогут письму быстрее попасть в нужные руки и упростят задачу его правильного восприятия у адресата.
СОСТАВЛЕНИЕ ПИСЬМА
Правильное письмо, будь оно деловым либо личным, складывается с 3 частей. Первая часть – обращение («Уважаемый/господин Иван Иванович). Вторая часть письма (основная) содержит краткое содержание Вашего обращения, его суть. Все главные мысли Вашего письма с просьбами и урегулированием тех или иных моментов излагаются именно в этой части. Если Ваше письмо содержит отказ – важно начать основную часть с понятного толкования причины отказа («…в связи с…, решением комитета, было установлено…»). Третья часть – заключительная. Здесь указывается благодарность, надежда на дальнейшее сотрудничество, извинения и т.д.
Соблюдая правила составления деловых писем, в Вашей компетентности и эрудированности усомниться будет очень сложно.
Деловая переписка не сможет заменить личного общения. Всегда старайтесь склонять человека к личной встрече, и тогда исход ведения деловой переписки будет более удачным