Что такое задачи SMART и как они работают
Business News
Каждая компания, независимо от размера, должна устанавливать бизнес-цели, чтобы увеличивать прибыль, развиваться и двигаться вперед. SMART постановка целей – конкретных, измеримых, достижимых, реалистичных и своевременных, признается передовой практикой управления. SMART философия в определении целей – это ясность и четкость задачи, основа для обсуждения и сотрудничества между подразделениями предприятия, мощный мотивационный инструмент. Настройка задач по принципу SMART – один из наиболее эффективных и часто используемых в бизнесе инструментов.
Зачем нужно ставить SMART задачи
В книжке Льюиса Кэрролла «Алиса в Зазеркалье» есть замечательный диалог между Алисой и Чеширским Котом:
– Скажите, какой тропинкой я смогу выйти отсюда?
– А куда ты идешь? – вопросом ответил Кот.
– Я не знаю, – ответила Алиса.
– Что ж, тогда ты придешь туда по любой тропинке.
«Пойти туда, не знаю куда» – бывает только в сказках. Вы должны знать куда идете и отчетливо видеть пути, ведущие к цели. Постановка задач по SMART указывает направление для менеджеров и работников; определяет тропинку, по которой нужно двигаться. Установка целей имеет жизненно важное значение для эффективной работы бизнеса. Так, 50% малых предприятий терпят неудачу в течение первых пяти лет работы – многие владельцы крутятся как «белка в колесе», едва справляясь с текущими проблемами, и не уделяют внимания стратегии, планированию и целям предприятия. Система постановки задач SMART структурирует информацию, помогает достичь финансовых целей, отследить прогресс и – выжить.
Что такое SMART задачи
Термин SMART впервые появился в 1981 году в статье Джорджа Дорана There’s a SMART Way to Write Management’s Goals and Objectives («Это – умный способ написания управленческих целей и задач»). Слово «smart» в переводе на русский означает «умный», а в данном случае – это акроним английских слов. Расшифровка SMART:
Specific
Measurable
Achievable
Relevant
Time-bound
Поскольку ничто не стоит на месте, аббревиатура SMART на данный момент имеет несколько вариантов прочтения. Практическую разбивку классической постановки целей и задач по SMART мы свели в таблицу:
Правила постановки задач по SMART
SMART анализ обеспечивает простую и четкую структуру для определения целей и задач. Удобство использования – еще одна причина популярности системы. Она может быть использована кем угодно, где угодно, и не требует особых навыков постановки задач по SMART.
Конкретная задача
Чего именно вы хотите достичь? Чем точнее ваше описание, тем выше вероятность того, что вы получите желаемое. Вы могли бы сказать сотрудникам, что целью компании является «увеличение продаж», и только. Проблема в том, что такая формулировка – расплывчата и никого не подтолкнет к действию. Чтобы поставить задачу SMART вы должны ответить на шесть вопросов:
Кто участвует?
Чего именно я хочу достичь?
Определить местоположение
Установить временные рамки
Определение ограничений
Что вы получите, достигнув цель? Это на пользу бизнесу?
Для практического понимания возьмем пример постановки задачи по SMART:
«Отдел сбыта (кто) должен увеличить продажи (что) линии продукта Х (который) в этом году (когда) в центральном регионе (где)».
Эта цель достаточно конкретна и поможет вашей команде продаж двигаться в заданном направлении.
Измеримая цель
Представьте, что вы сели играть в преферанс с друзьями и решили не писать пулю. Вы не знаете ни кто выигрывает, ни сколько, ни когда это закончится. Нет никакой мотивации, зачем нужна такая игра?
Сформулировать задачу по SMART – значит дать себе и сотрудникам возможность оценить насколько успешно вы продвигаетесь к намеченной цели. Расплывчатая постановка вопроса оставляет место для неверного толкования и закончится только раздражением. В примере выше указана цель увеличить продажи. Если менеджеры продадут одну дополнительную единицу товара за квартал, значит ли это, что задача выполнена? Формат постановки SMART задач предполагает использование точных цифр: Х% или Y тысяч рублей.
Достижимая цель
Цель должна находиться в пределах имеющихся ресурсов, знаний и времени. Если вы ставите какую-то личную задачу, она должна быть разумной и безопасной. К примеру, «похудеть на 10 кг за 3 дня» практически невозможно, даже используя радикальные методы. Если вы решите «спустить» в отдел продаж цифру 100% на будущий квартал, а рост оборота в текущем периоде только 5%, то вряд ли такая цель достижима. Нереалистичная задача не только не мотивирует сотрудников, но имеет обратный эффект – «если догнать невозможно, то и нечего бежать».
Релевантная цель
Релевантная цель – значит соответствующая, уместная, адекватная. На этом шаге необходимо убедиться, что цель имеет значение для вас и соответствует другим целям. Вопросы, которые необходимо задать:
Стоит ли эта задача ресурсов и усилий, которые потребуются?
Удачное ли время для реализации цели?
Вписывается в общую стратегию компании?
Вы, конечно, можете установить цель «сократить расходы» и уволить сотрудников отдела продаж, но как эти действия соотнесутся с задачей увеличения оборота?
Ограниченная по времени
Бизнес-цель без определения границ обречена на провал с самого начала. Создание точных временных рамок мотивирует, служит напоминанием сотрудникам, и способствует сохранению заданных темпов. Увеличить продажи на 50% можно в следующем квартале, году или пятилетке, так ведь? Конечный срок выполнения цели помогает выработать команде план действий, чтобы добиться искомого результата.
Каскадирование SMART задач
Ежегодное выравнивание стратегических и глобальных целей SMART начинается с создания плана с использованием каскадных коммуникаций между подразделениями компании. Такой подход гарантирует, что все заинтересованные стороны (инвесторы, владельцы, сотрудники) понимают потребности клиентов, возможности организации, и могут сделать выводы о необходимых действиях, чтобы двигаться вперед и развиваться.
Как написать каскадные цели SMART
На уровне совета директоров принять решение о 4 – 6 стратегических целях на год.
Сделать их SMART видимыми для уровня ниже.
Подразделения компании разрабатывают свои SMART задачи в соответствии с планом развития.
Сотрудникам компании ставятся индивидуальные цели.
Каскадирование SMART задач – процесс, который вовлекает всех работников организации. Его предпосылка заключается в расширении прав и возможностей сотрудников. Каждый человек в компании устанавливает собственные смарт-цели, видит, как его достижения влияют на общий успех. Тем самым кристаллизуются вертикальные и горизонтальные связи между отделами компании и сотрудниками.
Управление по SMART целям
Разработать и установить задачи – полдела, важно регулярно отслеживать показатели и, при необходимости, корректировать цели. Здесь мы немного отступаем от темы SMART задач и затрагиваем MBO – систему управления по целям. Четкому вектору, обозначенному с помощью SMART целеполагания, необходимы контрольные точки. Заключительный этап – вознаграждение. Так как цели были определены в конкретной, измеримой и временной форме, система оценки относительно проста. Когда вы поощряете персонал за выполнение задач, вы даете четкий сигнал о том, что приложенные сотрудниками усилия ценятся.
Установить план мониторинга производительности – раз в месяц или в квартал. Оценить и вознаградить усилия и эффективность деятельности команды. Поощрение успеха – сильнейший мотиватор для сотрудников. Итоговая схема SMART задач выглядит так:
10 шагов к постановке задач SMART
- Определите цели. Чего вы хотите достичь, на чем нужно сосредоточиться, что улучшить?
- Запишите, используя принцип SMART. Ручкой на бумаге или в текстовом редакторе – написание слов отделяет желания от целей.
- Проанализируйте, что нужно сделать для достижения записанных задач.
- Составьте список выгод, которые несет вам успешное выполнение целей. Отдельно выпишите возможные препятствия, которые могут встретиться на пути.
- Если вы устанавливаете цели личностного роста, разбейте их на более мелкие задачи. В бизнесе – прибегните к методу каскадирования SMART.
- Разработайте план действий, как в приведенных выше примерах: наем сотрудников, повышение продаж на 10% в квартал, и так далее. Установите сроки.
- Периодически контролируйте этапы выполнения задач.
- Пересмотрите или обновите краткосрочные задачи, если возникла необходимость.
- Вознаградите сотрудников (и себя) за успешное продвижение.
- Проведите переоценку целей – это не высеченные в камне скульптуры. С течением жизни под влиянием внешних и внутренних обстоятельств они могут меняться.