BaccS: aplicación de gestión y facturación para traductores

BaccS: aplicación de gestión y facturación para traductores

Maira Belmonte

Qué tostón

Si mi trabajo es traducir, ¿por qué tengo que dedicar tanto tiempo a tareas de gestión? Como traductora autónoma, llevo años con esa pregunta, más bien una rabieta, repiqueteándome el cerebro. He probado a ayudarme en esas tareas de muchas formas: contratando a un gestor (que se limita a hacer las cuentas y presentar los impuestos con el material que le envío), creando complejos libros de Excel (la solución más farragosa, limitada y entretenida), comprando programas de gestión y facturación más o menos especializados (que se me quedan estrechos en el primer mes), suscribiendo servicios de facturación/gestión en línea (con la consiguiente preocupación por la privacidad y seguridad de mis datos, además de la dependencia que me creo)...

Nunca me canso de probar métodos nuevos y es posible que dedique a esta misión incluso más tiempo del que me cuesta gestionar el negocio, pero no puedo evitar sentir que la respuesta tiene que estar en algún lado.

Veo la luz

Buscando y buscando, creo que al fin he dado con lo más parecido al Santo Grial de la gestión traductora: una aplicación para Windows llamada BaccS que parece responder a todos mis deseos, incluso a algunos que no sabía que tenía. Supe de ella a través de esta conversación en ProZ (en inglés) y me dio tan buena espina que descargué la versión de prueba, que permite crear 30 encargos y 5 facturas o descargar datos de relleno para comprobar toda su funcionalidad, y me puse a jugar directamente.

BaccS: software de gestión de traducción - Ventana principal

Soy de las que solo leen las instrucciones de los aparatos hasta el punto en que dicen «pulse el botón de encendido», y en esta ocasión no iba a ser menos: sin descargar datos de relleno, introduje mis datos básicos, un par de clientes, las divisas e impuestos que iba a utilizar, y andando.

Primeros pasos

Lo primero que noté es que el acceso a todas las secciones y formularios era muy intuitivo y estaba siempre a mano cuando lo necesitaba. Así, mientras anotaba mi primer encargo pude introducir directamente los datos del gestor de proyectos, que quedó guardado y asociado al cliente en cuestión. Como había omitido especificar mis especialidades al inicio, temí que tendría que guardar el formulario a medias y volver a abrirlo después, pero, igual que antes, bastó con hacer clic en el signo + junto a ese campo y crear la especialidad correspondiente. Más adelante, al ver una sección para los archivos de trabajo en ese mismo formulario, descubrí que podía configurar a mi gusto los directorios que utilizaría la aplicación, así que abrí la página de ajustes, escogí carpetas y patrones de nombres, actualicé esa sección en el formulario del encargo y arrastré los archivos a ella.

Hacer todo esto con tanta fluidez era algo inimaginable con los programas y servicios que había usado hasta el momento.

BaccS - Página de creación de encargo

BaccS permite importar de otros programas la mayor parte de los datos que almacena (facturas, encargos, clientes, contactos, etc.) en formato XLS-XLSX (Excel), y también puede importar directamente las bases de datos de TO3000. Sin embargo, en vista de lo fácil que resulta incorporar datos sobre la marcha, yo preferí ir creándolos a medida que trabajaba, pero seguro que muchos las encuentran útiles.

Tras unos días probando la aplicación, estaba ya convencida: ¡lo tiene todo a un precio muy justo! Así que la compré sin pensarlo más.

Dos meses después

Estas son las principales características que he ido encontrando y me han entusiasmado:

• Panel de inicio con ventanas configurables (widgets) que muestran informes, estadísticas, accesos directos e incluso notas.

• Directorio y carpetas de trabajo configurables con comodines.

• Módulo de proveedores para registrar subcontratas o colaboraciones con otros colegas.

• Creación automática de facturas con distintas plantillas personalizables y campos para dos impuestos distintos, descuentos, recargos, gastos reclamables, etc.

• Posibilidad de crear facturas directamente y añadir conceptos sobre la marcha, sin necesidad de registrar antes un encargo (registrar el cliente sí es necesario).

• Filtros y resúmenes adaptables al pie de la tabla de facturas para ver en cualquier momento los datos necesarios para las declaraciones trimestrales.

• Módulo de CV dinámico con varias plantillas y la opción de incluir proyectos ya registrados en la aplicación.

• Contador de tiempo para trabajos realizados por horas, que incorpora después el tiempo transcurrido al formulario del encargo y puede servir también para calcular la productividad.

• Posibilidad de importar al formulario de trabajo los análisis de Trados y memoQ.

• Tabla de gastos profesionales que permite agruparlos en categorías y distribuir el gasto en varios meses.

Informes gráficos de varios tipos: productividad, especialidades más productivas, balance por clientes, etc. Es posible crear informes propios y el desarrollador va añadiendo más de tanto en tanto.

• Completo calendario para visualizar el tiempo ocupado, crear citas, etc.

Sincronización opcional de encargos con Google Calendar (solo escritura).


Voy a dejar la lista aquí porque, si no, acabaría reescribiendo el manual. En resumen, BaccS es una aplicación de gestión para traductores creada por un traductor con experiencia en la profesión y en contabilidad, y eso es algo que se nota a cada paso, en cada clic que te ahorras y en cada dato útil sobre tu negocio que encuentras al alcance de la mano. A pesar de llevar poco tiempo en desarrollo, es bastante estable, muy flexible y facilita muchísimo las tediosas tareas de gestión y contabilidad, como las de preparar los declaraciones trimestrales.

No quiero cerrar esta reseña sin señalar que, aparte de todos los valores mencionados, BaccS cuenta con una asistencia excepcional por parte de su desarrollador, Eugene Kuchynski. Trabaja constantemente en mejorar el software y no deja sin respuesta ninguna solicitud o sugerencia. Animo a cualquier traductor que lea esto a visitar su página, descargar la versión de prueba y dejar comentarios en el foro de ProZ, su página de Facebook, su perfil de Google+ o Twitter.


Nota: No tengo ninguna relación con el desarrollador de la aplicación y tampoco recibo ningún beneficio por escribir esta reseña. Solo me mueve el entusiasmo por las cosas bien hechas y las ganas de dar a conocer una herramienta que me está resultando muy útil.