چابکی سازمانی (Business Agility)
محدثه فیروزی| انجمن علمی مدیریت صنعتی دانشگاه علامه طباطبائی▫️از اواخر دهه ۱۹۸۰ تا اواسط دهه ۱۹۹۰، در پی تحولات گسترده اقتصادی و سیاسی در سراسر جهان، تلاش و اقدامات زیادی برای شناخت عوامل مؤثر بر نظام‌های جدید کسبوکار در جهان انجام شده است. هنگامی که آمریکا برای اولین بار با رکود چشمگیری رو به رو شد، گروهی از متخصصان صنعتی مشاهده کردند که نرخ افزایش تغییرات در محیط کسبوکار، از توانایی سازمان‌های تولیدی سنتی در جهت تطبیق و سازگاری با آن، سریع‌تر است. این سازمان‌ها در استفاده از مزایای فرصت‌هایی که ایجاد می‌شد، ناتوان بودند و این ناتوانی در تطبیق با شرایط تغییر، ممکن بود در بلندمدت باعث ورشکستگی و ناکامی آن‌ها گردد. از این رو، دولت آمریکا تشخیص داد که مشکلی در بخش تولید وجود دارد؛ به مؤسسات دولتی و خصوصی، مانند گروه مشاوران بوستون، گروه مشاورین ایالت متحده و کمیته بهره‌وری صنعتی در مؤسسه فناوری ماساچوست، دستور داد تا روی نقاط قوت و ضعف تولید ایالات متحده مطالعه کنند. هر یک از این سازمان‌ها پیشنهاد کردند که ایالات متحده اگر بخواهد در سطح رقابت جهانی بماند، نیاز به رویکرد متفاوتی دارد و بدین ترتیب، حرکت به سمت تولید چابک و دستیابی به چابکی در دستور کار سازمان‌های تولیدی ایالات متحده و بعدها کشورهای اروپایی قرار گرفت.
▫️سازمان‌های تولیدی و خدماتی امروزی که در محیطی بسیار پویا در حال انجام فعالیت هستند، وظیفه بسیار سنگینی را در راستای پاسخگویی به نیازهای مشتریان، در جهت ایجاد رویکرد کیفیت‌مداری و با ارائه خدمات منطبق با نیازهای جامعه، بر عهده دارند. از این رو می‌توان گفت که یکی از ضرورت‌های سازمان‌های کنونی، ایجاد سازمانی چابک به همراه کارکنانی چابک برای پرورش نیروی متخصص، توام با ویژگی چابکی است که در محیط فعالیت به همراه مخاطرات گسترده و یا به عبارت دیگر، عدم اطمینان بالا، بتواند به سرعت به نیازها و تغییرات پاسخگو باشد. به بیانی دیگر می‌توان گفت: «چنانچه الگویی برای چابک‌سازی سازمانی، مطابق با شرایط و مختصات فعالیت کنونی وجود نداشته باشد، بی‌شک نمی‌توان از آن انتظار چابکی و انعطاف‌پذیری را داشت.»
🔻تاریخچه چابکی:
▫️اولین تلاش‌ها برای شکل‌گیری مفهوم چابکی را می‌توان به فعالیت‌هایی که از اواخر دهه ۱۹۸۰ تا اواسط دهه ۱۹۹۰ انجام پذیرفته است، نسبت داد. در این سال‌ها، ایالات متحده به این نتیجه دست یافت که رقابت، دیگر از طریق پارادایم‌های سنتی امکان‌پذیر نبوده و سازمان‌ها و صنایع، نیازمند رویکردی جدید برای حفظ و بقای خود هستند.
▫️برای اولین بار در پی نشست بسیاری از متخصصان علمی و اجرایی صنعت، پارادایمی جدید در گزارشی تحت عنوان «راهبرد بنگاه‌های تولیدی در قرن ۲۱» منتشر و به همگان معرفی شد. بلافاصله پس از آن نیز، عبارات تولید چابک به طور مشترک با انتشار این گزارش مورد استفاده عمومی قرار گرفت. البته پیش از تهیه این سند راهبردی، دانشگاه لی‌های با حمایت مالی نیروی دریایی ایالات متحده آمریکا به همراه مؤسسه یاکوکا، مطالعاتی را روی ۱۳ سازمان تولیدی بزرگ، مانند جنرال‌موتور، جنرال‌الکتریک، آی‌بی‌ام، تگزاس‌اینسترومنت و... انجام داده بودند که هدف از این مطالعات، پاسخ به این سؤال بود که سازمان‌های مورد بررسی، در سال‌های قرن ۲۱ دارای چه ویژگی‌هایی خواهند بود؟
▫️از جمله نتایج تحقیقات مذکور می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
الف) محیط رقابتی جدید، تحولات بسیاری را در میان سیستم‌های تولیدی و سازمان‌ها به وجود آورده است.
ب) سازمان‌هایی که در محیط جدید دارای مزیت رقابتی باشند و به سرعت بتوانند محصولات را مطابق با نیاز مشتریان تولید نمایند، چابک و پیشرو هستند.
ج) لازمه کسب چابکی، وجود سیستم تولید انعطاف‌پذیر، دارا بودن نیروی کار دانش‌پذیر و ساختار مدیریتی مشوق نوآوری تیمی، چه در داخل و چه در بین سازمان است.
د) اگر سازمان‌های آمریکایی نتوانند به سمت تولید چابک حرکت کنند، استاندارد زندگی در این کشور با خطر جدی مواجه خواهد شد.
🔻تعاریف و مفاهیم چابکی:
▫️واژه چابک در فرهنگ لغات به معنای «حرکت سریع، چالاک، فعال، توانایی حرکت به صورت سریع و آسان و قادر بودن به تفکر به صورت سریع به روشی هوشمندانه» به کار گرفته شده است.
▫️با توجه به جدید بودن مبحث چابکی، تعریفی که مورد تایید همگان باشد، وجود ندارد. از سال ۱۹۹۱ به بعد، محققان بسیاری در این زمینه فعالیت و هر کدام تعاریف متعددی ارائه کردند که به بیان جامعی از آن می‌پردازیم: «چابکی، توانایی سازمان جهت بقا و پیشرفت در یک محیط کسبوکار غیرقابل پیش‌بینی و دائماً در حال تغییر است.»
▫️چابک بودن الگوی جدیدی است که سازمان‌ها را قادر می‌سازد تا در مقابل تغییرات پیش‌بینی‌نشده عکس‌العمل مناسب نشان دهند؛ به عبارت دیگر، چابکی توانایی پاسخ به تغییرات پیش‌بینی‌نشده است. از طرف دیگر، چابکیِ سازمانی را معمولا به عنوان راهبردی که در محیط‌هایی با ویژگی عدم اطمینان و به سرعت در حال تغییر همراه است، توصیف می‌کنند. چابکی را باید از مفهوم مختصر انعطاف‌پذیری که مربوط به مسائل عملیاتی روزانه است، متمایز کرد. در واقع، چابکی سازمانی، توانایی سازمان برای پاسخگویی راهبردی به عدم قطعیت است.
🔻معرفی چابکی در سازمان‌ها:
▫️سازمان‌های چابک نسبت به سازمان‌های قبلی خود از یکپارچگی بیشتری برخوردارند. در این مؤسسات همه اجزا با یکدیگر اثربخشی جامع را اعمال می‌کنند. سازمان‌های چابک همواره بر کار و حرکت مستمر تأکید دارند. در این سازمان‌ها اهداف می‌توانند به طور هفتگی و یا حتی روزانه تغییر کنند.
▫️روش‌های چابک، روش‌های مناسبی برای تغییر هستند که به جای روش‌های مهندسی فرآیندمحور، روش‌های فردمحور هستند. از آنجا که ساختار محصول، اثربخشی فرآیند نگهداری و تعمیرات را پیش‌بینی می‌کند، خود به تنهایی روشی کاربردی با استفاده از شاخص‌های داخلیِ در دسترس به جای شاخص‌های خارجی فرآیندی، است. روش‌های چابک معمولا مستندسازی کمتری را ایجاد می‌کنند و باعث افزایش پویایی فرآیند توسعه و اجرای آن می‌شوند.
▫️سازمان‌های چابک فراتر از انطباق با تغییرات، می‌اندیشند و متمایل به استفاده از فرصت‌های بالقوه در یک محیط متلاطم و کسب یک موقعیت ثابت به خاطر نوآوری‌ها و شایستگی‌هایشان هستند. سازمان‌های چابک درباره ارضای نیازهای مشتریان نیز به گونه‌ای دیگر می‌اندیشند و تنها محصولات خود را به فروش نمی‌رسانند، بلکه راه‌حل‌هایی برای برآوردن نیازهای واقعی مشتریان ارائه می‌دهند و معتقدند که محصولاتشان کامل نیست و به غنی‌سازی ارزش‌های مشتریان و ایجاد ارزش افزوده برای آنان با غنی‌سازی محصول خود اقدام می‌کنند. این امر سبب غیرقابل دسترس شدن موقعیت سازمان‌های چابک برای رقبا می‌شود. چابک بودن با تفکر، درک تغییرات در قالب یک فرآیند نرمال و توانایی در سازگاری و کسب سود از آن است.
▫️چابکی، چندین حوزه از مدیریت تا کارکنان را دربرمی‌گیرد. از این رو می‌توان گفت که چابکی تلاشی گسترده در سازمان از بالا تا پایین است. از طرف دیگر، روش‌شناسی‌های چابکی بر سادگی تأکید دارند. حرکت به سوی روش‌شناسی‌های چابکی موضوعات بسیاری از جمله مدیریت افراد، فرآیندها و فناوری سازمان را دربرمی‌گیرد؛ چراکه همزمان با شروع قرن ۲۱، دستیابی به موفقیت و بقای سازمان مشکل‌تر می‌شود و این واقعیت ناشی از ظهور عصر تجاری جدیدی است که تغییر، یکی از خصوصیات اصلی آن است. در جهان امروز بیشترین تأکید بر قابلیت سازگاری با تغییر در محیط تجاری است و چابکی، یک روش پیش‌کنشی برای درک نیازهای مشتری و بازار است.
▫️سازمان‌های چابک در پاسخ به شرایط متغیر بازار، سریع و منعطف هستند. آن‌ها قدرت عقلانی کارکنان را به جای قدرت ماهیچه‌ای آن‌ها، اهرم می‌کنند و جریان اطلاعات در داخل این سازمان‌ها یکنواخت و پیوسته است. در واقع، چابکی ترکیبی از محصولات فیزیکی، خدمات و اطلاعات است که با تغییر نیازمندی‌های مشتری تغییر می‌کند. چابکی در واقع یک توانایی اساسی ایجاد می‌کند که تغییرات را در محیط تجاری سازمان احساس، دریافت، ملاحظه، تجزیه و تحلیل و پیش‌بینی کند؛ بدین ترتیب، سازمانِ چابک، سازمانی با نگرش وسیع به نظم جدید دنیای کسبوکار و با دستی پر از توانایی‌ها و قابلیت‌ها برای مواجهه با آشفتگی و تلاطم‌ها و استفاده از جنبه مزیتی اوضاعِ در حال تغییر است. سازمان‌های چابک برای درک و پیش‌بینی تغییرات محیط کسبوکار طراحی شده و در این راستا به ساختاربندی مجدد خود می‌پردازند.
▫️سه عامل اساسی باعث ایجاد، بقا و ارتقای چابکی سازمان‌ها خواهد بود که عبارتند از: آگاهی، انعطاف‌پذیری و بهره‌وری. چابکی یک قابلیت وسیع کسبوکار است که ساختارهای سازمانی، سیستم‌های اطلاعاتی، فرآیندهای پشتیبانی و به خصوص مجموعه افکار را دربرمی‌گیرد. برای مثال، در همین تعاریف اخیر از همان ابتدا این پرسش می‌تواند مطرح شود که تحرک‌پذیری یعنی چه؟ یا معنی عبارت پاسخگو بودن چیست؟ سازمان‌هایی که ناگزیر از فعالیت چابک هستند، نه تنها باید پاسخگوی تغییرات موجود باشند، بلکه باید با آرایش‌بندی مناسب، قادر به کسب مزایای رقابتی نیز باشند. در سال‌های اخیر، اکثر سازمان‌ها بر روی کاهش هزینه متمرکز شده‌اند. بسیاری از سازمان‌ها، حتی در شرایطی که قیمت محصولات آن‌ها ۴۰٪ یا بیشتر افت کرده است، قادر به حفظ سودآوری خود بوده‌اند؛ این سازمان‌ها، فعالیت‌های بدون ارزش افزوده را شناسایی و حذف می‌کنند که این خود در جهت کاهش اتلاف منابع آن‌ها است. همچنین برخی از سازمان‌ها اکوسیستم‌هایی را ایجاد می‌کنند که فقط در محیط‌های پایدار مؤثرند و با کوچک‌ترین تغییر، دچار مشکل می‌شوند.
▫️از جمله مهم‌ترین سنسورهای محیطی که سازمان‌ها از آن استفاده می‌کنند، فناوری اطلاعات و به کارگیری سیستم‌های اطلاعاتی است. سیستم‌های اطلاعاتی که امروزه بسیاری معتقدند ارزشی بالاتر از بمب‌های اتمی دارند، به طور دائم در محیط سازمان فعالیت نموده و اطلاعات را از محیط جمع‌آوری و در سطوح مختلف، پردازش کرده و به مدیران سازمان در تصمیم‌سازی‌ها و تصمیم‌گیری‌ها کمک می‌کنند. از طرف دیگر، سازمان‌ها علاوه بر به کارگیری سیستم‌های اطلاعاتی که یکی از ارکان‌های مجازی‌سازی سازمان نیز به شمار می‌آیند، نیاز به عنصر دیگری نیز دارند که یکپارچه‌سازی میان تمامی ارکان سازمان را تحقق بخشد؛ بی‌شک این عنصر چیزی جز به کار گیری کارکنانی میان‌کارکردی با مهارت‌های چندگانه نخواهند بود که وظیفه اصلی تحلیل‌ها و طراحی سیستم‌های سازمانی را با رویکرد چابکی بر عهده دارند.
▫️سازمان‌ها زمانی چابک خواهند بود که به واسطه اهرم کردن دانش و همکاری داخلی و با دیگر سازمان‌ها، قادر به هماهنگی باشد و به صورت سریع و کارآمد، همه منابع مورد نیاز را خلق و پشتیبانی کند. سازمان‌های چابک همیشه برای یادگیری هر چیز جدیدی که باعث افزایش سودآوری ناشی از بهره‌گیری از فرصت‌های جدید می‌شود، آماده‌اند. به عبارت دیگر، سازمان‌های چابک با اهرم نمودن دانش نیروی انسانی و قابلیت فناوری اطلاعات، سعی می‌کند تا از طریق پاسخگویی سریع به نیازهای مشتریان با کمترین هزینه ممکن، بیشترین ارزش را برای آنان ایجاد کنند.
🔻با استفاده از بررسی منابع موجود و مطالعات گذشته درمورد چابک‌سازی، مولفه‌ها و عوامل موثر بر آن به قرار زیر است:
الف) مولفه‌ها: مولفه‌های سازمانی/ مولفه‌های راهبردی/ مولفه‌های فناورانه/ مولفه‌های انسانی
ب) عوامل موثر بر چابکی، بر اساس اولویت: تطابق با تغییر/ پاسخگویی سریع/ صرف هزینه‌ای/ انعطاف‌پذیری/ زیرساخت فناوری اطلاعات/ سرعت تحویل/ سازمان مجازی/ کارکنان توانمند و چندمهارتی
@atu_sanati