Как привести дела в порядок

ТекстТекстТекст

Метод GTD(Getting Things Done) может использовать как для масштабных проектов, так и для организации праздничных покупок. Его философия подталкивает вас к определению конечной цели и после к наводящим вопросам, по типу: "Что мне следует сделать следующим, чтобы приблизиться к выполнению поставленной цели?"

Благодаря сегодняшнему саммари мы научимся сохранять задачи незначительными, что позволит нам справляться с ними за короткое время. Недостаток времени или мотивации больше не будут способны подорвать наши планы. И шаг за шагом этот подход поможет вам добиться всех своих целей в жизни и избежать стресса на пути.

Благодаря методу GTD вы будете всегда готовы к работе, в не зависимости от внешних факторов, а так же научитесь не важные откладывать дела.

Ваш мозг должен обдумывать информацию, а не хранить её

В наши дни для того, чтобы быть хорошим работником, достаточно всего лишь уметь организовывать своё время. Особенно это правило действительно для людей, зарабатывающих интеллектуальный трудом, работа которых нередко состоит из десятков задач и проектов, поддерживать которые нужно одновременно.

Практически каждую минуту современный человек заваливается новыми заданиями и поручениями. Типичное утро работник же теперь выглядит примерно так: вы работаете над каким-то документом и вдруг приходит уведомление от антивируса, что необходимо его обновить. Только вы начинаете заниматься этим, как вдруг звонит тётя Лена с Новосибирска и просит вас уточнить, будете ли вы на её свадьбе. Только положили вы трубку, как вдруг руководитель поручает вам новое задание и вы уже работаете с новым документом.

Таким образом мы начинаем хранить в голове слишком много информации, используя наш мозг для самых различных задач, Напичкивая его всевозможными деталями, человек обращается к нему, как к какому-то подобию карты памяти. Так когда там свадьба у тёти Лены? И где я там закончил работать в первом документе?

Если и продолжать набивать свою память незавершенными задачи, встречами и всякими обязанностями, то совсем скоро мы начнём растачивать способность нашего мозга думать, жертвуя при этом так же возможностью концентрироваться на какой-то определенной задаче.

Почему?

Потому что хотите вы того или нет, а наш мозг всё время обрабатывает незавершенные дела и напоминает нам о них в наиболее неуместные моменты, даже если мы намеревались закончить их позже.

Для того, чтобы работать максимально эффективно, мы должны избавить наш мозг от всего, что несвязанно с задачей, которую мы выполняем в данный момент.

Если коротко, то необходимо использовать все 100% ресурсов мозга при выполнении какого-то задания. И только потом уже обдумывать подарок на свадьбу тёти Лены, но никак не параллельно.

Хочешь мыслить ясно - создай внешнее хранилище памяти

В идеальном мире, вы всегда концентрируетесь на одной поставленной задаче, то ли это разговор с коллегой или же уборка газона. Вы всегда сфокусированны лишь на одном.

Однако в реальности наш мозг постоянно стремиться напомнить нам, что мы ещё забыли сегодня сделать и что предстоит. У всех нас бывают мысли по типу:"Нужно не забыть скупиться по пути домой" и "В этом месяце надо не забыть оплатить счета за электричество", - даже когда мы чисто физически сделать это не можем.

Более того, мы постоянно попадаем под град новой информации, что только набивает нашу память лишним.

Для того, чтобы избежать этого, необходимо создать внешнее хранилище. Место, куда вы сможете выгружать информацию со своего мозга, лишая отложенные дела возможности отвлечь вас. С таким хранилищем вы всегда будете знать, что вам ещё предстоит сделать и когда это лучше всего сделать.

Это означает, что когда вам приходит мысль об оплате счёта электроэнергию во время работы над каким-то документом, вы можете просто записать коротко об этом на листочке и дальше продолжить своё дело. Если кто-то приносит вам очередную накладную, вы просто отлаживаете её в соответствующий бокс на столе и работаете с ней, когда вам будет удобно, но не отвлекаясь в данный момент.

Ваше хранилище может быть и блокнотом, и компьютером и даже боксом на столе, куда вы можете складывать документы на обработку. Можно использовать комбинацию с перечисленных вариантов, однако важно одно: нужно сохранять всё в порядке и простоте.

Держите хранилище под рукой, чтобы в него всегда можно было выгрузить лишнюю информацию.

Проводите уборку - очищайте свои хранилища еженедельно

Имея надежное хранилище, вы позволяете своему мозгу работать над конкретной задачей полноценно, а так же даёте ему возможность нормально отдохнуть после, не думая о делах, которые нужно не забыть сделать.

Однако эта система выполняет свою работу лишь в тех случаях, когда вы обрабатываете и очищаете своё хранилище.

Если у вашего хранилища нет определенной конечной даты, то вряд ли оно является надежным, поскольку мозг перестанет доверять ему и снова начнёт тревожится по всех незавершенных заданиях.

Для того, чтобы исправить это, вам необходимо очищать проводить чистку вашего хранилища каждую неделю.

Это не значит, что нужно вычёркивать всё со списка прямо здесь и сейчас. Необходимо лишь рассмотреть все оставшиеся задания и расставить всё по порядку. Несколько правил для этого:

Если задача потеряла свою важность, то стоит её убрать.

Если вы можете справиться с каким-то заданиям в течении 2 минут, то сделайте это сейчас.

Если какое-то задание крайне важно для вас, то оставьте это в соответствующем месте.

Если же это встреча, проект или конкретное задание, то переместите это в подходящий список.(об этом подробнее дальше)

Выполняя эту процедуру каждую неделю, вы гарантировано сможете достигнуть значительно большей продуктивности без стресса.

Очищая хранилище, фильтруйте информацию по правильным местам

Внешнее хранилище позволяет сохранять всю информацию, которую вы не хотите держать в голове. Оставляя её там, вы обеспечиваете себе сконцентрированную работу, а к оставленным заданиям же можете вернуться позже.

Однако фильтруете отложенные дела вы тогда, когда проводите чистку хранилища. Тогда только стоит принимать решения, какие задания перед вами стоят и что с ними делать.

Большинство списков задач не работают, поскольку они превращаются в полную мешанину с встреч, мыслей и кучей другой информации. Всё это никак не отличается каким-то цветом и флажками, вследствие чего очень просто потерять из виду важное.

Для того, чтобы правильно организовать своё хранилище, помимо предыдущих правил, мы берем во внимание следующее:

Все встречи должны иметь своё место в календаре.

Если задание состоит из нескольких действий - оно является сложным и конвертируется в проект с определенной целью.

Все остальные задачи должны оказаться впоследствии в списке "Активные задания"

Но пока мы более подробно рассмотрим этот самый список, давайте пройдёмся по том, как должен выглядеть наш проект.

Список проектов отображает все ваши актуальные проекты

Проекты являются ключевой составляющей каждой продуктивной системы. Если задание состоит из одной лишь задачи, например написание имейла, то это не проект, однако планирование встречи или отпуска уже является таковым.

Чтобы определить проект, вам нужно мыслить результатами. Иными словами. вы должны заглянуть в будущее, когда всё уже сделано. Например: "Когда проект завершится, то мой руководитель даст мне в помощь двух новых работников" или же "После завершения проекта у меня будет спланированы все перелеты и жилье во время отпуска".

Мышление результатами позволяет вам значительно приблизиться к выполнению собственных проектов. Этот способ даст вам более чёткое понимание ваших мечт.

Определив проект, вы должны его внести в специальный список проектов, который вам предстоит регулярно просматривать и обновлять.

Суть этого списка состоит в том, чтобы вы могли с легкостью отслеживать актуальные проекты, потому всё, что бы вы желали изменить в этом мире должно быть там.

Достаточно лишь факта существования такого списка, дабы мы могли чувствовать себя более спокойно, а наша продуктивность была более высокой.

На протяжении еженедельного обновления списка, вам следует удостовериться, чтобы каждый проект имел своё задание в списке активных заданий, поскольку без этого проект не особо полезен.

Вместо ежедневных списков дел, попробуйте календарь и список активных заданий

Ежедневный списки дел обречены на провал не только потому что они неточны, то так же и потому что они изначально искажают реальное положение дел, заставляя вас верить в то, что вы можете сделать гораздо больше дел, чем на самом деле вам доступно. Из этого строятся нереалистичные планы, начинается фрустрация и вы занимаетесь делом, которое из самого начала ни к чему не ведет.

Куда эффективнее будет использовать календарь и один из списков активных заданий. Единственная цель календаря - это хранить ваши встречи. Его вы должны оберегать и хранить. Если у вас намечается встреча с доктором или деловое собеседование, то ему следует быть записанным в вашем календаре.

Все же остальные ваши задачи должны находится в списке активных заданий, где вы в праве решить, что является наиболее срочным и как это решать.

Не в зависимости от того, где вы находитесь, список активных заданий должен быть с собой. Это позволит вам быть более гибким в выборе задач, которые вы собираетесь выполнять.

При выборе задания прислушивайтесь к своей интуиции. Если вы уже спланировали выполнение каких-то задач, то вам не состоит труда выбрать одну из них. Представьте, что в аэропорту задержали вылет вашего самолёта и вам предстоит ждать его целый чай. Задайте себе вопрос: "Какую задачу я могу сейчас сделать? Для какого задания у меня достаточно времени и у чего стоит самый высокий приоритет?"

В зависимости от количества задач, которые вы имеете, возможно имеет смысл обладать несколькими списками активных заданий одновременно. Хранить вы их, например, можете на разных устройства. Таким образом, садясь за компьютер, вы можете работать с соответствующим списком, где все дела связаны с работой на данном устройстве. Либо же можно привязать определенные списки к месту, что даст вам понимание, что вы можете сделать, когда окажитесь, например, в аэропорту или ожидая собеседника на встрече.

"Список ожидания" может стать очень полезным, когда вы работаете с другими людьми

Нередко нам приходится положиться на других людей то ли на работе, то ли в реальной жизни. Это может часть презентации, которую должен скинуть вам коллега, либо же уведомление от отеля об наличии свободного номера. В таких случая имеет смысл обзавестись так называемым списком ожидания. Это то место, куда вы складируете всё то, что вы ждёте.

Просматривая своё хранилище каждую неделю, вы сможете обнаружить в списке ожиданий людей, которые всё ещё не выполнили обещанного. Теперь вы можете позвонить им, отправить сообщение или же напомнить любым другим способом о том самом обещании.

Сохраняй информацию, привязанную к определенному дню в своём календаре

Для того, чтобы планировать свои последующие действия нередко нужно подождать, пока определенные события будут сопутствовать этому. Например, вы собираете на какое-то мероприятие, но не знаете, кто будет там ведущим. Исходя из того, какой человек будет всё представлять, вы принимаете решение, стоит ли вам идти туда или нет.

Именно в таких ситуациях вам будет полезно иметь при себе записки в календаре о том, что нужно проверить в какой день, когда необходимая информация уже будет доступна.

Единственное важное условие для того, чтобы этот метод работал эффективно - нужно просматривать календарь ежедневно.

Все ваши идеи следует хранить в списке "Может быть\когда-нибудь"

Итак, это ещё один важный список системы GTD. В него вы кладете всё то, что не подходит для проекта и определенного задания. Что-то, что ещё пока не обрело определенные формы, но которое может иметь для вас значимость в будущем.

Несмотря на несерьезное название данного списка, его не стоит недооценивать, поскольку он может вам позволить следить за идеями для проектов, которые в будущем могут стать для вас очень важными.

"Может быть\когда-нибудь" так же можно разделить на подсписки, в которые можно записать странны, которые вам хотелось бы посетить, вина, которые следует попробовать и музыку, которую вы хотели бы послушать.

Так же как и другие списки, этот позволяет вам хранить нужную информацию в нужном месте. Более того, хранить что-либо в нём куда надежнее, чем в своей памяти.

Структурированность и еженедельная проверка являются ключевыми факторами в работе системы и повышении продуктивности

Для многих из нас очень важно всегда иметь при себе телефон. Благодаря ему мы всегда имеем доступ в необходимой информации, где бы мы не очутились. Крайне важно иметь всегда возможность к собственной системе, дабы оставаться продуктивным в любом месте в любое время.

Вместе с еженедельной очисткой вашего хранилища, следует так же просматривать его и обновлять списки.

Суть GTD в том, чтобы вы чувствовали себя комфортно в работе со своими проектами и могли с легкостью отслеживать прогресс в каждом из них.

Просматривая своё хранилище регулярно, вы можете удостовериться в работоспособности системы. Каждый проект должен ассоциироваться хотя бы с одним активным заданием, которое вы сможете быстро найти в одном из своих списков.

Время, затраченное на еженедельных обзорах хранилище, расходуется в соответствии с вашим доверием до системы. Проверять её вы можете, например, в обед в пятницу. Так вы сможете подготовить себя к выходным и провести их продуктивно.

Природное планирование даёт ясность цели и конкретным задачам ваших проектов

Суть этого метода заключается в том, чтобы перенести наше обыденное поведенческое планирование на наши проекты и задания.

К примеру, мы хотим есть. Это достаточно туманное желание, поскольку мы ещё не знаем, чего нам хочется больше, но вскоре мы понимаем, что это пицца. Итак, мы можем приготовить её самостоятельно, заказать на дом или же пойти в ресторан и покушать там. Из одного только желания поесть мы образовали цепочку действий, необходимых для того, чтобы почувствовать сытость. Этот же процесс можно отразить и в реальных проектах.

Для этого нам нужно, как и в ситуации с пиццей, индентифицировать нашу конечную цель. Следом за этим позвольте вашему мозгу генерировать идеи и просто наблюдайте, как вы приходите к самым различным решениям. Записывайте их.

Вскоре, когда вы собрали достаточно идей, можете организовать и отфильтровать их, дабы определиться с первоначальными действиями в достижении результата.