15 секретов управления временем
Что успешные люди знают об управлении временем – обзор бестселлера от Кевина Круза
Идея № 1. Относитесь к каждой минуте ответственно и отказывайтесь от ненужного
Подсчитывали ли вы когда-нибудь, сколько времени у вас уходит на мелочи? Например, на проверку соцсетей или на выслушивание кого-то, кто обращается к вам с вопросом «Есть минутка?». Каждый человек, который отвлекает вас этим вопросом, может занять действительно всего одну минуту вашего времени, но что, если поток таких людей большой? К тому же после того, как вы отвлеклись, вам необходимо сконцентрироваться, вспомнить и вновь вникнуть в то, что вы делали.
Многие успешные люди, прежде чем взяться за новый проект, проводят тщательный анализ, сколько времени ему нужно будет посвятить и какую финансовую отдачу они могут получить. Если прибыль несущественна, а времени требуется много, они без сожаления отказываются от затеи.
Время — самый ценный наш ресурс. Его нельзя вернуть обратно, его нельзя заработать или купить. У всех людей одинаковое количество времени в сутках, только одни тратят его бездумно, а другие качественно используют каждую минуту.
Автор пишет, что существует одно короткое слово, которое поможет вам сэкономить много времени и сил. Это слово — «нет». Относитесь бережно к своему времени и отказывайтесь от ненужных встреч, телефонных звонков и прочего. Помните, что каждое «да» — это «нет» чему-то другому. Конечно, иногда необходимо встречаться с друзьями, ходить на школьные мероприятия и выполнять взятые на себя обязательства. Тем не менее важно тщательно подумать, прежде чем говорить «да» всем подряд.Автор не советует всегда говорить «нет», но вы должны четко понимать, что взамен «да» вам придется потом сказать чему-то «нет».
Идея № 2. Успешные люди не являются рабами списков дел, а четко определяют приоритетные задачи и выполняют их в первую очередь
Чтобы быть эффективными, необходимо делать одно дело за раз. Автор советует определить самую важную вашу задачу — будь то получение прибыли, здоровье или отношения. Но ваша задача должна быть конкретной и измеримой. Не «сбросить лишний вес», а «сбросить 10 кг за 3 месяца», не «получать больше прибыли», а «получать каждый месяц на 5% больше».
После того как вы определитесь со своей главной целью, вы должны определить, какие ваши действия приведут к её достижению и какая деятельность является наиболее важной в конкретный момент.
Автор советует перестать составлять списки дел.
Эти списки только вгоняют в депрессию, потому что никогда полностью не выполняются и постоянно переносятся. К тому же списки поощряют вас заниматься срочными, но не важными вопросами, или совсем мелкими, которые позволяют проставить побольше галочек.
Идея № 3. Прокрастинация — не лень. Важно найти правильную мотивацию
Наверное, нет ни одного человека, который бы никогда не откладывал важные дела на потом. Многие приравнивают прокрастинацию к лени, но автор с этим не согласен.
Круз пишет, что прокрастинация — это склонность избегать выполнения важных, но неприятных дел путем придания первоочередной важности другим, более интересным, но не важным делам.
Так, люди с большим удовольствием сидят в соцсетях, смотрят фильмы, играют в игры, только бы оттянуть момент написания отчета или выполнения какой-либо скучной работы.
Обычно люди откладывают дела, когда им не хватает мотивации или же когда недооценивают силу привычек — силу «будущего себя» по сравнению с «собой настоящим».
Автор предлагает 6 рабочих стратегий в борьбе с прокрастинацией – читайте о них подробнее в книге.
Идея № 4. Всегда носите с собой записную книжку
Мы не способны запомнить и вспомнить все, не стоит пытаться всё держать в голове. Одним из основных секретов многих предпринимателей является обычная записная книжка.
Ричард Брэнсон, основатель корпорации Virgin Group, приучил себя записывать буквально всё: даже, на первый взгляд, незначительная мысль может со временем вырасти во что-то интересное. Но если вы ее не запишите, то через время уже не вспомните.
Аристотель Онассис, судостроительный магнат, тоже имел привычку всё записывать, в том числе информацию о человеке, с которым знакомился.
Ученые провели эксперименты и выяснили, что люди, которые ведут заметки от руки или на ноутбуке, показывают одинаковые результаты по фактическим вопросам, но что касается концептуальных вопросов — тут лидируют те, кто ведет записи от руки. Ведение заметок от руки предполагает акт слушания, когнитивную обработку и запоминание. Когда люди ведут записи на устройствах, то печатают текст автоматически и не подвергают информацию никакой обработке.Не выбрасывайте блокноты, а храните на полке. Они могут вам пригодиться.
Идея № 5. Управляйте электронной почтой, а не становитесь её заложником
Чтобы взять электронную почту под контроль, автор советует использовать 7 шагов:
1. Откажитесь от ненужных подписок. Все потоки новостей имеют одну цель — заставить вас кликнуть мышкой и потратить время. Если от некоторых подписок вы все же не можете отказаться, с помощью сайта unroll.me сгруппируйте их в одно большое письмо, которое вы будете получать один раз в день в определенное время.
2. Отключите уведомления о входящих письмах. Электронная почта не предназначена для срочной коммуникации. Уведомления нарушают вашу концентрацию, прерывают вашу работу. С почтой лучше работать в определенное время, а не автоматически реагировать на каждое письмо.
3. Обрабатывайте электронную почту по методу 3-21-0. Выделите на работу с электронной почтой 3 сеанса в день по 21 минуте. За это время вы должны проработать все входящие письма (до 0). Сначала у вас не будет получаться. Но со временем вы научитесь работать быстро и сосредоточенно, писать ответы кратко и не кликать по ссылкам.
4. Применяйте правило СОДА в работе с электронной почтой: Сделай это, Отложи, Делегируй, Архивируй/удали (на англискойм — это правило 4D — Do, Defer, Delegate, Delete). Если можете сделать сразу и быстро — делайте. Если решили отложить — не забудьте занести в ежедневник. Если можете делегировать — делегируйте. Если сообщение можно удалить — удаляйте, если сомневаетесь — архивируйте.
5. Подумайте дважды, прежде чем нажать кнопку «переслать». Точно ли этим людям нужна эта информация? Или вы засоряете их почтовый ящик? Учтите, что на ваше письмо может прийти ответ. Чем меньше писем вы пересылаете, тем меньше приходит вам в ответ.
6. Используйте строку темы, чтобы указать требуемое действие. Так получатели смогут быстрее и эффективнее обрабатывать ваши сообщения. И, возможно, они научатся в ответ делать так же. Идея в том, чтобы предварять тему письма ключевой информацией. Например, К ВАШЕМУ СВЕДЕНИЮ [тема] — вы сообщаете информацию и не требуете ответа. Или — ВЫПОЛНИТЬ К ДАТЕ, или — ОТЧИТАТЬСЯ О ВЫПОЛНЕНИИ К ДАТЕ. Можно в теме писать: НЕ ТРЕБУЕТ ОТВЕТА. Чтобы увеличить скорость обработки письма, если оно небольшое, можно написать его прямо в теме и в конце добавить — КОНЕЦ СООБЩЕНИЯ. Получатель понимает, что письмо не нужно открывать.
7. Пишите электронные письма по существу, отбрасывайте всю незначительную информацию. Это экономит не только ваше время, но и время получателей.
Идея № 6. Ограничьте совещания и встречи
Зачастую на совещаниях сообщается информация, которую можно было бы донести другим способом за несколько минут. И не обязательно ехать на встречу с людьми, чтобы решить вопрос, который можно обсудить по телефону.
Во многих случаях совещания — пустая трата времени, к тому же часто они начинаются с задержкой из-за опаздывающих. Иногда совещания назначают на середину дня, из-за чего они прерывают рабочий день и мешают сосредоточиться на важных задачах.
Автор же советует хотя бы один день, например, среду, полностью освободить от совещаний и любых встреч. Тогда вы и ваши сотрудники сможете сосредоточиться на работе.
Если вам всё же необходимо провести совещание, попросите участников заранее предложить свои вопросы, чтобы по ходу встречи не возникли неожиданные темы, которые могут помешать решению основных задач. Чётко укажите цель совещания, его ведущего, определите участников. Не приглашайте людей на всякий случай, только тех, кто действительно нужен для решения рассматриваемых вопросов. Сформулируйте пункты повестки дня и приблизительное время на обсуждение каждого пункта. Старайтесь не выходить за это время.Автор советует установить на совещании таймер, чтобы все видели, сколько времени осталось на обсуждение и работали эффективнее. Еще один способ сократить совещание или встречу — проводить их стоя. Сидеть люди готовы долго, а вот стоять — нет.
Идея № 7. Используйте правило Паретто для оптимизации времени и сил
Проанализируйте свою клиентскую базу — больше времени уделяйте тем 20% клиентов, которые приносят вам основной доход, и избавьтесь от клиентов, которые занимают ваше время, но отдача от которых минимальна. Пересмотрите свои продукты и сконцентрируйтесь на тех, которые приносят 80% прибыли.
Автор пишет, что таким образом можно оптимизировать и учебу. Любимая школьная учительница дала автору совет:
«Если прочитать первый и последний абзац в каждой главе, а также первое и последнее предложение каждого абзаца по всему тексту, можно понять 80% содержания книги».
Да, возможно, круглым отличником вы не будете, но достаточно разбираться в теме сможете.
Идея № 8. Делегируйте незначительные задачи другим
Автор обращает внимание на то, что не нужно пытаться самому выполнить всю работу. Нужно рационально подходить к использованию своего времени и не заниматься всеми делами подряд. Необходимо выполнять только те задания, где вы можете применить свои знания и опыт. Всё остальное можно делегировать другим людям.
Вместо того чтобы задавать себе вопрос «Как я могу это сделать?», чаще задавайте вопрос «Как это может быть сделано?». Не так важно, вы это сделаете или кто-то другой. Главное — чтобы работа была сделана.
Исследования показали, что 41% своего времени высококвалифицированные работники умственного труда тратят на второстепенные задачи, которые, во-первых, не приносят им удовлетворения, а во-вторых, могут быть выполнены другими людьми. Почему же они это делают? Потому что многие люди любят чувствовать себя занятыми и это повышает их чувство значимости.
Обменивайте свои деньги на чье-то время и освобождайте своё время для себя.
Идея № 9. «Темы дня» значительно повышают эффективность
Джек Дорси, один из создателей социальной сети Twitter, а также генеральный директор компании Square, поделился своим секретом высокой продуктивности: ему помогают темы дня. Чтобы успевать полноценно трудиться в обеих компаниях, он выделяет определенные дни на решение одинаковых вопросов. Например, по понедельникам он фокусируется на вопросах управления и руководства, по вторникам — на продуктах, по средам — на маркетинге и коммуникациях, по четвергам — на отношениях с разработчиками и партнерами, а по пятницам занимается корпоративной культурой и наймом новых сотрудников.
Известный бизнес-тренер Дэн Салливан советует планировать неделю по трем типам дней: фокусным, буферным и свободным.
В фокусные дни необходимо сосредоточиться на наиболее важных видах деятельности. В этот период вы должны максимально задействовать ваши уникальные таланты, то есть делать то, что вы умеете лучше всего.
Буферные дни предназначены для необходимых встреч и звонков, обработки электронной почты, совещаний, разбор с документов.
В свободные дни вы должны отдыхать. Никаких деловых встреч, звонков и мыслей о работе. Ваша задача — восстановить силы.
Идея № 10. Разбирайтесь с незначительными делами незамедлительно, если это не помешает выполнению важной и заранее запланированной задачи
Автор считает, что если есть задача, которую можно решить за 5 минут, лучше выполнить её сразу, при условии, что это не помешает выполнению более важной, ранее запланированной задачи.Все незначительные дела лучше решать сразу, чтобы не возвращаться к ним позже. Или же рассортировать и отметить в планировщике время, когда вы займетесь их решением.
Аналогичным способом автор советует расправляться с электронной почтой. Выделите определенное время и рассортируйте — спам, важное — сделать прямо сейчас, не важное — отметить в планировщике.
Идея № 11. Подберите идеальное время для выполнения различных задач и не забудьте позаботиться о себе
Многие начинают свое утро с проверки электронной почты или соцсетей. Другие в панике бросаются выполнять дела, начиная с первого пункта списка на день. Всё это неправильное начало дня.
По наблюдениям автора, успешные люди разрабатывают определенный утренний распорядок, который заряжает их энергией и способствует душевному равновесию.
Выделите утром 60 минут для себя и своих собственных ритуалов.
Также, чтобы быть энергичным и продуктивным целый день, не стоит пренебрегать сном.
Рано или поздно недосып возьмет свое, и вы не сможете сосредоточиться на работе, у вас будет меньше идей, вы будете чувствовать себя вялым.
Некоторые, чтобы успеть сделать всё, что хотят, поглощают неимоверное количество энергетиков. С их помощью можно добиться краткосрочного эффекта, они могут пригодиться, если действительно необходимо быть бодрым, а выспаться нет возможности. Но при долгом недостатке сна вы заработаете хроническую усталость, что скажется на когнитивных способностях.Найдите свои часы наибольшей активности. Некоторые люди лучше работают ранним утром, другие — поздно вечером. Проанализируйте свой день и определите часы, когда вы наиболее эффективны. Именно эти часы выделите для наиболее важных дел и позаботьтесь о том, чтобы вас не отвлекали.
Подобрав идеальное время, вы на пике возможностей и за меньшее время сможете выполнить больший объем работы. Никогда не назначайте переговоры, совещания, работу с электронной почтой или звонки на это время — так вы впустую растратите возможность плодотворно поработать.
Выделив оптимальное время для работы, не забывайте даже в этом промежутке устраивать перерывы, так как головному мозгу требуется время на восстановление энергии.
Идея № 12.Применяйте только то, что подходит именно вам
Автор отмечает, что не существует идеальной и универсальной системы эффективности, которая подошла бы всем. И вам не обязательно использовать все техники, описанные автором. Вы можете выбрать и применять только те, которые подходят именно вам.
Успешные люди умеют концентрироваться и не реагировать на внешние раздражители. Они работают над одной задачей за раз, четко знают свои приоритеты, важные цели и направляют свое внимание на них.
Отключайте во время работы уведомления о новых письмах, смс, сообщениях в чатах, не позволяйте цифровым устройствам управлять вами.
Автор советует отказаться от телевизора, пить на завтрак протеиновый коктейль, который может зарядить вас энергией, мудро использовать время за рулем и стараться не ездить в час пик. Если уж попали в пробку, слушайте аудио-записи, совершайте запланированные звонки.
Оптимизируйте свое время с помощью удобных для вас методик и вы сможете быть более продуктивными.
Заключительные комментарии
Если вам доводилось читать книги о тайм-менеджменте и повышению эффективности, то многие советы автора покажутся вам знакомыми. Однако автор очень хорошо структурировал информацию, проиллюстрировал ее примерами из своей жизни и историями успешных людей.
Советы автора будут актуальны не только для предпринимателей или руководителей. Кевин Круз указывает, как тот или иной принцип применим в повседневной жизни — для обучающихся, неработающих родителей или фрилансеров.
И главное, не стоит бояться, что вам придется применять всё и сразу. Сам автор пишет, что одному человеку больше подходят одни принципы, другому — другие. Главное — найти свою комбинацию.