14Apr2018
گروه مدیران حرفه ای منابع انسانیعوامل موثر در طراحی سیستم پاداش برای کارکنان سازمان
خانم دکتر مقیمی
مشاور حوزه مدیریت سرمایه های انسانی
دوستان و همکاران گرامی ضمن تبریک مجدد بابت روز منابع انسانی و تشکر ویژه از تیم اجرایی این مراسم، امشب با مبحث عوامل موثر در طراحی سیستم پاداش در خدمتتان خواهم بود.
طی ماههای گذشته و در همین گروه، در خصوص مدل های مختلف طراحی پاداش و به طور خاص مدل Deci and Ryan و مدل Self Determination Teory مطالبی را به اشترا گذاشتم و سایر اساتید هم مدل های دیگری را ارايه کرده اند.
امشب قصد ندارم به باز تشریح این مدلها بپردازم، بلکه قصد دارم به عوامل موثر بر طراحی سیستم پاداش، فارغ از مدل به کار گرفته شده توسط سازمانها اشاره کنم.
همیشه در هنگام طراحی سیستمهای پاداش یکی از مهمترین سوالاتی که مطرح میشود این است که آیا این سیستم پاداش واقعا اثر بخش خواهد بود؟ به عبارت دیگر آیا نتایج مد نظر سازمان حاصل خواهد شد؟
بارها این عبارت را از مدیران ارشد سازمانها شنیده ام که مبالغ هنگفتی صرف پاداش پرسنل کرده اند اما نتایج دلخواه آنها در سازمان به دست نیامده... و یا اینکه بیان میکنند علی رغم پرداخت پاداشهای بالا، قادر به ترغیب کارکنان یا ماندگاری آنها نشده اند.
به نظر شما مشکل کجاست؟
- عدم پیوند اهداف کارکنان با اهداف سازمان ، نبود دانش کافی از اهداف و استراتژی سازمان ، نابرابری در پاداش دادن
بسیار عالی...
- دخیلی ندانستن کارکنان در تصمیم گیری هایی که امکانش هست
دقیقا همانطور که سرکار خانم هویدا اشاره فرمودند به عواملی مثل فرهنگ سازمانی، ضعف مدیریت، ضعف مدیریت و کنترل پروژه و ... اشاره کرد. اما مهمترین نکته ای که به عنوان واحد یا فرد مسئول طراحی سیستم پاداش باید در نظر بگیرید این است که آیا همه موارد لازم برای طراحی درست سیستم پاداش را در نظر گرفته ام؟
- دقیقا👌 و اینکه کارکنان بیشتر به دنبال توجه از سوی کارفرما هستند
انتخاب مدل انگیزشی و مدل ارزیابی، دو تا از موارد مهم در طراحی سیستم پاداش هستند... اما قبل از آن باید به سوالات مهمتری پاسخ دهید.
۱- اهدافتان از طراحی سیستم پاداش چیست؟ اصلا چرا میخواهید پاداش بدهید؟
بسیار مهم است بدانید با پاداش دادن میخواهید به چه اهداف یا عواملی دست پیدا کنید. قدرار است آن اهداف یا عوامل چه ارزش افزوده ای را برای کسب و کارتان داشته باشند؟ به طور مثال به چند دلیلی معمول اشاره میکنم:
ممکن است سازمانی بگوید هدف من از پرداخت پاداش، افزایش گردش مالی شرکت است. دیگری بگوید افزایش حاشیه سود. شرکت دیگری ارتقا کیفیت خدماتش را هدف قراردهد.
سایر موارد معمولی که مطرح میشوند عبارتند از : کاهش هزینه ها، توسعه مهارت های حرفه ای کارکنان، کاهش اعتراضات و افزایش رضایتمندی، افزایش ماندگاری کارکنان و ...
پس اولین قدم در طراحی سیست پاداش این است که هدفتان را واضح و روشن انتخاب کنید.
۲- چه میزان بودجه در اختیار دارید و منبع تامین آن کجاست؟
شاید سوال ساده ای به نظر برسد اما در بسیاری از سازمانها محل پرداخت پاداش ها را از درآمدی که هنوز حاصل نشده و یا محل اختلاف است تعیین میکنند. همین باعث میشود که حتی پس از طراحی تمام و کمال سیستم، اجرای آن با مشکل روبرو شود.
از طرف دیگر در نظر داشته باشید که خود فرایند طراحی سیستم هزینه هایی لازم دارد که میبایست در نظر گرفته شود. شاید شما سیستم ارزیابی یا نرم افزار خاصی برای رصد کردن نتایج احتیاج داشته باشید. فراموش نکنید که براورد واقع بینانه ای در این خصوص داشته باشید.
۳- قرار است این سیستم پاداش چه کسانی را در بر بگیرد؟
آیا سیستم پاداش را برای واحد خاصی مثل فروش یا تولید طراحی میکنید یا یک سیستم کلی برای همه بخش های شرکت است؟
آیا همه کارکنانی که مد نظر شما هستند به طور عادلانه و یکسان امکان ارزیابی شدن در این سیستم را دارند؟ آیا همه کار کنان شانس برابری برای منتفع شدن از پاداش را دارند؟
اگر این مورد را با دقت در نظر نگیرید، امکان دارد سیستم پاداش شما تبدیل به یک سیستم ضد- انگیزش در سازمان شما شود و نارضایتی کارکنان بالا برود.
۴- اهداف قابل ارزیابی کوتاه و میان مدت هر واحد را در راستای هدف کلی که در ابتدا تعیین کرده اید، انتخاب و اعلام کنید.
- برای قسمت های کیفی مثلا ستادی ، اختصاص پاداش عادلانه سخت
درسته اما با استفاده از مدل مناسب و استفاده از پارامترهای مرتبط امکان پذیر است.
این اهداف باید برای هر واحد به صورت واضح و روشن اعلام شوند و همگی هدفها باید دارای این ویژگی های باشند: قابل اندازه گیری، چالش برانگیز، تفکیک اهداف فردی از اهداف تیمی (به عبارت دیگر هر فردی در قبال خروجی های فردی خود میبایست مسول باشد، اما بخش از پاداشش باید بر مبنای نحوه همکاری تیمی و بازدهی گروهی او اندازه گیری شود)
- به نظر بنده باید توجه به کارمند فقط با دادن پاداش نباشد و به هر کارمندی باید فرصت داد تا خودش را نشان دهد. هر کارمندی احساس میکند که واجد توانایی‌ها و مهارت‌های خاصی است. هر کارمندی حس میکند که می‌تواند شرایط را تغییر دهد و ایده‌های خوبی در سر دارد. شما به عنوان مدیر باید بتوانید این فرصت را در اختیار او قرار دهید تا کار خودش را به بهترین شکل انجام دهد. موفقیت او در تحقق ایده‌هایش به معنای موفقیت شما است. یادمان نرود که کارمندان موفق همواره وظایف دشواری را برای خودشان تعریف میکنند.
کاملا صحیح است اما به عنوان مدیر باید در تظر داشته باشید مادامی تحقق ایده های کارکنان برای سازمان مفید خواهد بود که در راستای اهداف و برنامه های سازمان باشد. شما به عنوان مدیر باید قادر به ایجاد هماهنگی و هارمونی بین اهداف فردی کارکنان و اهداف کلان سازمانتان باشید.
- با توجه به فرهنگ ایرانی و بحث رودربایستی حتی در رده های مدیریتی فیدبک به درستی به پرسنل انتقال داده نمیشه و به همین دلیل اکثر مدیران کارکنان رو بصورت رتبه بندی شده در جدول پاداش قرار می دهند و یا اینکه به چالش کشیده نش به همه پرسنل واحد خود پاداش یکسان می دهند
مورد مهم و به جایی است که اتفاقا در طراحی سیستم پاداش هم بسیار مهم است که به آن میپردازیم.
۵- بازه زمانی برای ارزیابی و دسترسی به اهداف معین شود.
زمان شروع سیستم پاداش و زمان دقیق ارزیابی و پرداخت پاداش میبایست کاملا واضح و روشن باشد.
خاطرم هست در سازمان بزرگی در حوزه فعالیتهای مهندسی احداث مشاوره میدادم. مدیران از کم شدن انگیزه کارکنان گله میکردند، پس از کمی پرس و جو متوجه شدم هنوز پاداش دو دوره قبل کار کنان را پرداخت نکرده بودند.
۶-با توجه به جنس و سطح نیروی کار، پاداش مناسب را انتخاب کنید.
متاسفانه اغلب مدیران فکر میکنند این قسمت راحتترین بخش پاداش است. اغلب فکر میکنند گزینه مالی بهترین پاداش است! برای پاسخ به این سوال و انتخاب پاداش مناسب، مدلهای انگیزشی، چ لیستها و پرسشنامه های استانداردی را در اختیار شما میگذارند که با توجه به نتایج آنها میتوانید انواع پاداش پولی و غیر پولی را متناسب با شخصیت و نیاز کارکنانتان به آنها اختصاص دهید.
در نظر داشته باشید تخصیص پاداش نامناسب به کارکنان، علی رغم هزینه سنگینی که برای سازمانتان به ارمغان خواهد داشت، ضد انگیزش عمل خواهد کرد و شما را نه تنها به اهدافتان نمی رساند بلکه از آن دور میکند.
- به هر حال ایده ها متنوع و زیاد هستند و شاید هم در راستای اهداف سازمان نباشند ولی همین زمینه ی فراهم کردن ایده دادن و توجه به کارمند باعث انگیزه میشود.
در حد مدیریت شده، بله؛ در غیر اینصورت نتایج سازنده ای نخواهد داشت.
۷- سیستم پاداشی را که طراحی کردید، اجرا کنید!
بارها در سازمانهای مختلف شاهد این مورد بودم که سیستم طراحی شده را به صورت ناقص یا سلیقه ای اجرا کرده اند.
- البته ماهیت کار سازمان در هر حالت تاثیر دارد
برای اجرای صحیح سیستم میبایست همه موارد مورد نیاز برای اجرای آن نیاز دارید، نظیر فرایندهای کنترل پروژه، فرایندهای ارزیابی نتایج و ... از همه مهمتر اطلاع رسانی دقیق برای کلیه افرادی که تحت تاثیر آن قرار خواهد گرفت؛ پیشبینی و انجام داده باشید.
وقتی کارکنان ندانند قرار است بر مبنای چه شاخص هایی و برای چه نتایجی مورد ارزیابی قرار بگیرند، چطور میتوانند همکاری لازم را داشته باشند؟
۸- کنترل فرایندها و دریافت بازخورد در حین اجرای سیستم پاداش را فراموش نکنید.
ذات سیستم پویاست، بنابراین با دریافت بازخورد امکان تصیح موارد مورد نیاز را در اختیار خواهید داشت. تعامل کنید...
با کارکنان واحدها و بخشهای مختلف و مدیران آنها گفتگو کرده و نتایج آنها را جویا شوید. اگر احتیاج به ارائه توضیحات بیشتری هستند، از آنها دریغ نکنید. در نظر داشته باشید که نهایتا با همکاری و درک کامل کارکنان و مدیران بخشهای مختلف، سیستم پاداش شما قابلیت اجرای صد در صدی خواهد داشت.
۹- در زمانهای مقرر، ارزیابی کنید و ضمن بررسی نتایج حاصله و به کارکنان بازخورد دهید.
در این مرحله با توجه به نتایج میتوانید تشخیص دهید که اهداف شما تا چه حد واقع بینانه و مناسب بوده اند و در صورت نیاز میتوانید برای دوره بعد انها را مورد بازبینی قرار دهید.
همچنین با دادن باز خورد امکان همکاری و درک کارکنان نسبت به سیستم پاداش را فراهم میکنید. از شیوه های بازخورد دهی حرفه ای استفاده کنید.
معمولا متدهایی برای بازخورد دهی سازنده وجود دارد که یکی از آنها به مدل رپ یا ساندویچ شهرت دارد: مورد منفی را مابین دو مورد مثبت در مورد فرد قرار داده و به او انتقال میدهند.
به طور مثال: آقای ایکس نتایج پروژه شما قابل تقدیر است و بسیار به امتیاز پیشبینی شده نزدیک است. فقط مسئله همکاری شما با واحد های دیگر، قابل بهبود به نظر میرسد و باید همکاری نزدیکی با واحدهای تولید و مالی داشته باشید. ضمنا بسیار خرسندم که اعلام کنم مدیریت زمان شما بسیار مطلوب و در حد استانداردهای حرفه ای شرکت ماست.
۱۰- اعمال تغییرات مورد نیاز و باز اجرای فرایندهای سیستم پاداش برای دوره بعدی ارزیابی.
درواقع با اتمام هر دوره ارزیابی، شما میبایست اهداف و نتایج مورد انتظار برای دوره بعد را مجددا کنترل و تعیین نموده و دوره جدید را شروع کنید.
همانطور که عرض کردم در جلسات پیشین درباره مدلهای انگیزشی که پایه طراحی سیستمهای پاداش قرار میگیرند، مطالب بسیار خوبی در همین گروه به اشتراک گذاشته شده که دوستان در صورت نیاز میتوانند به آن مطالب مراجعه کنند.
- توجه زیاد به نیازهای بیرونی افراد و بی توجهی به نیازهای درونی کارکنان، در بسیاری از موارد حتی بدون پرداخت پاداش زیاد، با اهمیت دادن به نیازهای درونی کارکنان دست یابی به عملکرد مناسب، عملی تر خواهد بود. نظام پرداخت پاداش باید با برنامه ریزی و هدفمند باشد در غیر اینصورت طولی نمی کشد که کارکنان به پاداش عکس العمل مثبت نشان نمی دهند و نسبت به آن بی تفاوت خواهند شد. راه حل برون رفت از این مسئله بر اساس تجربه من و همکارانم، تعیین اهداف بالاتر و برنامه ریزی جهت پرداخت پاداش بر اساس میزان دستیابی به اهداف می باشد.
همانطور که اشاره شد و جنابعالی هم به درستی مطرح فرمودید، تعیین اهداف روشن و قابل دسترسی و از همه مهمتر توجیه درست کارکنان و نیروهای سازمان در اجرای درست و دقیق سیستم پاداش بسیار موثر است. اما نکته بسیار مهم دیگری هم وجود دارد و آن انتخاب پاداش متناسب با نوع کارکنان سازمان شماست. کارکنان بر مبنای اینکه دانشگرند یا کارگر؛ تفاوتهای سنی و جنسیتی، تفاوت در میزان تجربه کاری و حتی صنعتی که در آن کار میکنند، عکس العمل متفاوتی در برابر پاداشها از خود بروز می دهند.
ضمنا بار دیگر از این فرصت استفاده میکنم و از همه دوستان فعال در حوزه منابع انسانی دعوت میکنم با تقویت روابط خود با انجمن صنفی مدیران منابع انسانی، ضمن به اشتراک گذاری تجربیات و دانش خود در بسترهای پیشبینی شده، امکان دریافت حمایتها و امتیازات صنفی را برای فعالان مدیریت منابع انسانی در ایران فراهم فرمایید.
حسن امروز فقط بزرگداشت روز منابع انسانی نبود، بزرگداشت ایجاد انجمن صنفی مدیران منابع انسانی بود. باز هم خدمت همه همکاران و دست اندر کاران این رویداد تبریک میگم.
امیدوارم ارائه امشب مفید واقع شود. برقرار و‌پیروز باشید
ارائه شده در تاریخ 25 فروردین 1397
✅گروه #مدیران_حرفه_ای_منابع_انسانی
🌐 @hrmir