آموزش کامل نحوهٔ اشتراک‌گذاری فایل در گوگل‌درایو در کامپیوتر و گوشی

منبع: انزل‌وب

‏Google Drive فضای مناسبی برای ذخیره‌سازی ابری و به‌اشتراک‌گذاری فایل‌ها است. روش‌های مختلفی برای به‌اشتراک‌گذاری فایل در این فضا وجود دارد. در این مطلب به آموزش کامل نحوهٔ اشتراک‌گذاری فایل در گوگل‌درایو در کامپیوتر و گوشی می‌پردازیم.

آموزش نحوهٔ اشتراک‌گذاری فایل در گوگل‌درایو در کامپیوتر و گوشی

How to Share Files on Google Drive?

کاربران گوگل‌درایو می‌توانند به روش‌های مختلف فایل‌ها و پوشه‌ها را با دیگران به اشتراک بگذارند. در این مطلب روش‌های به‌اشتراک‌گذاری فایل و پوشه در گوگل‌درایو را آموزش می‌دهیم. با ادامهٔ این مطلب ما را همراهی کنید.

به‌اشتراک‌گذاری فایل در گوگل‌درایو و ارسال برای یک شخص

برای به‌اشتراک‌گذاری فایل در گوگل‌درایو و ارسال آن به یک شخص، از لیست View روی Share که در گوشهٔ راست و بالا قرار دارد، بزنید. سپس آدرس ایمیل را وارد کنید و روی Send کلیک کنید.

همچنین می‌توانید روی فایل یا پوشهٔ موردنظر راست‌کلیک کنید و سپس Share را انتخاب کنید و آن را به شیوهٔ گفته‌شده ارسال کنید.

رنگ دکمهٔ Share با توجه به نوع سند متفاوت خواهد بود.

فردی که فایل را برای او ارسال کردید، ایمیلی دریافت خواهد کرد که از آن می‌تواند به سند دسترسی پیدا کند.

اگر آن فرد اکانتی در گوگل نداشته باشد، شما می‌توانید با انتخاب گزینهٔ اول، دعوتنامه‌ای برای او ارسال کنید یا با انتخاب گزینهٔ دوم لینک را برای او ارسال کنید. درنهایت، روی Send بزنید.

نحوهٔ به‌اشتراک‌گذاری لینک در گوگل‌درایو

برای به‌اشتراک‌گذاری لینک در گوگل‌درایو، از لیست View روی آیکون Share بزنید.

سپس روی Get shareable link کلیک کنید.

سپس روی Copy link کلیک کنید. حال می‌توانید لینک را در ایمیلی یا در کد HTML پیست کنید.

در این حالت، هر کسی که لینک را داشته باشد، می‌تواند سند شما را مشاهده کند. برای همین مطمئن شوید که از این نظر مشکلی ندارید.

نحوهٔ به‌اشتراک‌گذاری چند فایل در گوگل‌درایو

برای به‌اشتراک‌گذاری چند فایل در گوگل‌درایو، در بخش فهرست با فشردن دکمهٔ Shift و کلیک روی فایل‌ها آنان را انتخاب کنید. در مک باید دکمهٔ command را نگه دارید. سپس روی آیکون Share کلیک کنید. ایمیل‌ها را وارد کنید. سپس روی Send کلیک کنید.

اگر فردی که می‌خواهید این فایل‌ها یا پوشه‌ها را برای او ارسال کنید، اکانت گوگل ندارد، با دو گزینه مواجه می‌شوید. گزینهٔ اول برای ارسال دعوتنامه به او است. گزینهٔ دوم هم برای ارسال لینک به او است.

به‌اشتراک‌گذاری فایل در گوگل‌درایو با گروه‌ها

برای به‌اشتراک‌گذاری فایل در گوگل‌درایو با یک گروه خاص می‌توانید مخاطبان همیشگی خود را در یک دسته قرار دهید. فرض کنید همیشه فایل‌هایی را به یک گروه از مخاطبین می‌فرستید. گروهی از آن‌ها درست کنید و فایل را یک بار برای همه بفرستید. از بخش Gmail inbox روی آیکون مربعی کلیک کنید. سپس روی Contacts بزنید.

سپس روی Create label کلیک کنید و نامی را انتخاب کنید. سپس روی Save بزنید.

حال در بخش اصلی، نشانگر موس را روی نام اولین شخصی که می‌خواهید اضافه کنید، ببرید. سپس روی آیکون More بزنید و نام دسته‌بندیی را که درست کردید، انتخاب کنید. این کار را برای تمامی اشخاصی که می‌خواهید به دسته‌بندی اضافه کنید، انجام دهید.

در زمانِ به‌اشتراک‌گذاری کافی است نام دسته‌بندی را در بخش آدرس ایمیل وارد کنید.

به‌اشتراک‌گذاری فایل از طریق گوگل‌درایو در شبکه‌های اجتماعی

با استفاده از گوگل‌درایو می‌توانید به صورت مستقیم فایل یا پوشه را در توییتر یا فیس‌بوک به اشتراک بگذارید. برای این کار کافی است به بخش اشتراک‌گذاری فایل یا پوشه که به صورت عادی ارسال می‌کنید، بروید. سپس روی Advanced کلیک کنید.

حال روی آیکون یکی از این دو شبکه اجتماعی کلیک کنید. اگر نیاز بود، وارد اکانت خود شوید. سپس باقی مراحل را بروید تا فایل به اشتراک گذاشته شود. در این حالت دیگر کاربران فقط می‌توانند فایل یا پوشه را مشاهده کنند و امکان ویرایش یا نظردادن روی آن را ندارند.

به‌اشتراک‌گذاری Google Forms در گوگل‌درایو

اگر پرسشنامه‌ای با گوگل‌فرم درست کرده‌اید، می‌توانید از طریق گوگل‌درایو آن را به اشتراک بگذارید. در این حالت، نتایج در بخش Sheets گوگل‌درایو ذخیره می‌شوند. برای به‌اشتراک‌گذاری Google Forms در گوگل‌درایو روی گزینهٔ More کلیک کنید. سپس Add collaborators را انتخاب کنید.

سپس اطلاعات مخاطب را وارد کنید. روی Done کلیک کنید.

همچنین می‌توانید لینک را کپی کنید یا لینک را از طریق توییتر یا فیس‌بوک به اشتراک بگذارید. تنها افرادی که در فهرست collaborators قرار دارند، می‌توانند لینک را باز کنند. برای ارسال پرسشنامه به‌منظور دریافت جواب، روی Send کلیک کنید. سپس می‌توانید آن را از طریق ایمیل، فیس‌بوک، توییتر، کپی یا جایگزین‌کردن لینک به اشتراک بگذارید.

به‌اشتراک‌گذاری فایل‌ها در گوگل‌درایو در Slack

‏Slack یک پیام‌رسان است که به کاربر کمک می‌کند تا در سایر برنامه‌ها بتواند راحت با سایر کاربران ارتباط برقرار کند. برای به‌اشتراک‌گذاری فایل‌ها در گوگل‌درایو درSlack، وارد بخش اصلی شوید. سپس روی Add apps بزنید. حال روی install که در کنار google drive قرار دارد، کلیک کنید. اگر در حال استفاده‌کردن از برنامه باشید، Slack مرورگر شما را باز خواهد کرد.

روی Add configuration و سپس Add Google Drive app کلیک کنید. گزینه‌ها را بررسی کنید و سپس روی Install کلیک کنید.

حال روی Authenticate your Google Drive account کلیک کنید و مراحل خواسته‌شده را بروید.

هر کاربری که در workspace باشد و بخواهد چیزی را در Slack از طریق گوگل‌درایو به اشتراک بگذارد، باید این مراحل را اجرا کند. اگر از چند فضای Slack استفاده می‌کنید، باید گوگل‌درایو را به همه آن‌ها اضافه کنید.

برای به‌اشتراک‌گذاری فایل، روی آیکون گیرهٔ کاغذ کلیک کنید. سپس روی Google Drive کلیک کنید و فایل را انتخاب کنید. همچنین می‌توانید سند جدیدی را با کلیک روی Create new و انتخاب نوع سند ایجاد کنید.

نحوهٔ به‌اشتراک‌گذاری فایل در گوگل‌درایو از طریق کامپیوتر

برای به‌اشتراک‌گذاری فایل مایکروسافت آفیس یا هر گونه فایل دیگری از طریق کامپیوتر، کافی است آنان را شبیه به فایل Google Docs ارسال کنید. روی New کلیک کنید.

سپس روی File upload کلیک کنید. حال فایل را پیدا کنید. سپس مراحل گفته‌شده در بخش‌های قبلی برای ارسال فایل را تکرار کنید.

روش دیگر این است که فایل را مستقیماً در درایو بکشید و رها کنید.

وقتی آپلود فایل تکمیل شد، آن را باز کنید. سپس روی آیکون منوی سه‌نقطه ای بزنید و Share را انتخاب کنید.

سپس نام‌ها یا گروه‌ها را وارد کنید. روی Done بزنید. مخاطبان ایمیلی با لینک دریافت خواهند کرد.

همچنین می‌توانید لینکی را برای به‌اشتراک‌گذاری کپی کنید. برای این کار روی Get link کلیک کنید. سپس روی Copy link بزنید تا لینک کپی شود. حال می‌توانید از بخش Anyone with the link انتخاب کنید که می‌خواهید لینک را به گونه‌ای ارسال کنید که دریافت‌کنندگان بتوانند آن را مشاهده کنند، کامنت بگذارند یا ویرایش کنند.

اگر می‌خواهید چند فایل را به اشتراک بگذارید، می‌توانید آنان را در پوشه‌ای قرار دهید و پوشه را در درایو بکشید.

نحوهٔ به‌اشتراک‌گذاری فایل متنی ایجاد‌شده در گوگل‌درایو

برای به‌اشتراک‌گذاری فایل ایجاد‌شده در گوگل‌درایو، مرورگر را باز کنید. سپس فایل را در گوگل‌داکس باز کنید. روی Share کلیک کنید. آیکون قفل در کنار share وجود دارد. این روش را می‌توانید برای Google Sheets، Google Slides و سایر برنامه‌های گوگلیِ این‌چنینی هم استفاده کنید.

سپس نام شخص یا گروه را وارد کنید. روی Done بزنید. مخاطبان شما ایمیلی که حاوی لینک است، دریافت خواهند کرد.

همچنین می‌توانید به روش گفته‌شده لینک را کپی کنید. روی Get link بزنید. سپس روی Copy link بزنید. حال روی Share بزنید.

نحوهٔ اشتراک‌گذاری فایل متنی در گوگل‌درایو با گوشی

برنامه Google Drive را در گوشی خود باز کنید. سپس به پوشه یا فایلی بروید که می‌خواهید آن را به اشتراک بگذارید. روی منوی سه‌نقطه‌ایِ کنار نام فایل بزنید.

روی Share بزنید. سپس نام افراد را وارد کنید. در بخش پایین هم پیامی را وارد کنید.

روی آیکون مداد بزنید و سپس بین سه گزینهٔ زیر انتخاب کنید:

‏Edit: اجازه ویرایش

‏Comment: اجازهٔ کامنت‌گذاری

‏View: مشاهده

این گونه دسترسی‌دادن به افراد در گوگل‌درایو را تغییر می‌دهید. در نهایت روی آیکون هواپیما بزنید.

نکاتی دربارهٔ به‌اشتراک‌گذاری فایل‌ها در گوگل‌درایو

در زمان به‌اشتراک‌گذاری فایل در گوگل‌درایو می‌توانید برخی از گزینه‌های موجود را تغییر دهید. در بخش Add a note می‌توانید متنی را به عنوان پیام وارد کنید. سپس تیک Notify people را بزنید تا مخاطب اعلانی با ان متن دریافت کند.

روی Advanced کلیک کنید و تیک Send a copy to myself را بزنید تا یک کپی برای خودتان هم ارسال شود.

در حالت پیش‌فرض، همه می‌توانند فایل را ویرایش کنند. شما می‌توانید این مورد را با کلیک روی آیکون مداد و انتخاب یکی از گزینه‌های زیر تغییر دهید:

‏‏Edit: امکان ویرایش کردن

‏Comment: اجازهٔ کامنت‌گذاری

‏View: مشاهده

افرادی که قابلیت ویرایش‌کردن فایل را دارند می‌توانند سطح دسترسی دیگر کاربران را تغییر دهند یا افراد جدیدی را اضافه کنند. برای اینکه جلوی این میزان مجوز را از افراد بگیرید، تیک Prevent editors from changing access and adding new people را بزنید.

افرادی که تنها مجوز نظردادن یا مشاهده‌کردن را دارند، می‌توانند فایل را کپی، دانلود و پرینت بگیرند. برای جلوگیری از این مورد، تیک Disable options to download, print, and copy for commenters and viewers را بزنید.

برای به‌اشتراک‌گذاری فایل، حالت پیش‌فرض روی Private قرار دارد یعنی تنها افرادی که شما تعیین کرده‌اید، می‌توانند فایل را ببینند. برای تغییر این وضعیت، در صفحهٔ به‌اشتراک‌گذاریِ فایل، روی Advanced و سپس Change کلیک کنید.

سپس یکی از موارد زیر را انتخاب کنید:

‏Anyone with the link: هر کسی که لینک داشته باشد، می‌تواند فایل را مشاهده کند.

‏Public on the web: available via a Google search: همه می‌توانند فایل را در گوگل جستجو و مشاهده کنند.

چگونه متوجه شوید کدام فایل را برای چه کسانی ارسال کردید؟

وفتی فایلی را به اشتراک بگذارید، آیکونی کنار آن نمایان می‌شود:

برای اینکه ببینید آن برای چه افرادی ارسال کردید، روی آیکون Share بزنید. سپس در بخش People می‌توانید نام این افراد را ببینید.

برای اینکه ببینید چه کسانی تغییرات ایجاد کردند، روی آیکون i بزنید و سپس روی Activity کلیک کنید.

در بخش Shared with me می‌توانید فایل‌هایی را که با شما به اشتراک گذاشته شده است، مشاهده کنید.

برای حذف فایل، روی آن کلیک و سپس آیکون سطل زباله را انتخاب کنید.

برای دانلود فایل، روی منوی سه‌نقطه‌ای جلوی آن بزنید. سپس Download را انتخاب کنید.

برای کپی‌کردن، روی Make a copy کلیک کنید.

تغییر دسترسی هر فرد در گوگل‌درایو

در بخش به‌اشتراک‌گذاری، روی آیکون مدادِ جلوی نام هر شخص کلیک کنید. سپس بین Edit، Comment، View و Owner انتخاب کنید. برای حذف هر شخص کافی است روی ضربدرِ جلوی نام او بزنید.

منظور از Owner نیز ایجاد مالکیت برای آن فرد است. اگر این گزینه انتخاب شود، آن فرد هم می‌تواند برای دیگران سطح تعیین کند

در آخر روی Save changes بزنید.

نکته: تا ۱۰۰ کاربر می‌توانند فایل را ویرایش کنند یا کامنت بگذارند. فایل را برای بیشتر از ۲۰۰ نفر نمی‌توان ارسال کرد.

بازسازی و بازنشر: 🆔 @VajehPardaz ‎|#واژه‌پرداز🔹